信息化背景下事业单位会计档案管理的优化研究

徐红

[摘 要]只有顺应时代发展潮流，才会取得更好发展，随着经济和科技的不断发展，事业单位会计档案信息化已经是大势所趋，抓住信息化的机会进行改革和升级有利于高效、便捷地处理财务信息，提高事业单位会计档案的管理水平和效率。而存在的问题也不可忽视，要发现问题、分析问题、解决问题，要在完善制度保障、建设专业人才队伍、提高安全意识和软件专业化等方面进行事业单位会计档案管理优化。

[关键词]信息化;会计档案;优化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.074

[中图分类号]F810.6;G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）24-0-02

0      引 言

2017年，中国共产党第十九次全国代表大会明确指出，我国已经进入了“新时代”。在这个新时代，我国科技、经济、文化、政治等方面都取得了巨大成就，使我国向着伟大复兴的中国梦更进了一步。在这个承前启后、继往开来的新时代，我国信息化不断发展，在这个背景下的各项事业都需要适应信息化带来的改变，必须紧跟信息化的步伐，利用信息化为社会为国家做贡献。所以，事业单位会计档案的管理也必须在信息化的背景下进行优化，从而提高事业单位会计档案管理的质量和效率。

1     会计档案信息化

2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》中第二条明确规定，事业单位的会计档案管理要适用于此项法律。并清晰解释了什么是会计档案。会计档案可以说是会计资料，反映的主体是单位，包括国家机关、事业单位、企业、社会团体;会计资料是在进行会计核算等过程中形成的;会计资料形式是具有保存价值的文字、图表等;会计资料记录和反映的是单位的经济业务;在新时代信息化背景下，会计资料还包括通过电子设备形成、传输、储存的电子会计档案。随着我国经济快速发展，科学技术的资金投入越来越高，从而推动了我国科技创新能力大大提升，信息化社会愈发明显，各个领域也凭借信息化的科技和便捷充分发展。为了适应时代发展和科技的进步，事业单位会计档案管理也必须进行优化，从而提高会计档案管理的质量。从《会计档案管理办法》中对电子会计档案的提出和重视就可以感受到信息化给事业单位会计档案管理带来的变化，并且电子会计档案的加入和调整对于事业单位会计档案管理和更好地服务社会带来了积极影响。

2     信息化会计档案管理的特点和意义

2.1   特点

信息化档案管理不同于之前的档案管理方法，最明显的地方就是能做到自动化。新时代科学技术如此发达，信息化档案管理工作也必然要乘着科技创新的浪潮奔向更美好的明天。信息化档案管理工作的顺利展开和实施得益于计算机设备和网络技术，自动化首先体现在计算机系统能够自动生成电子化资料。自动生成电子化档案信息不仅十分便捷，而且能够使会计档案信息具有一定程度的准确性;信息化会计档案管理的自动化还体现在自动预警。电子设备最怕的就是出现故障导致内部信息全部损坏、丢失或者故障，进而使内部资料紊乱，所以当档案信息出现异常时，计算机系统会自动报警提醒工作人员进行维修，这样既可以及时发现问题并解决问题，又可以避免资料损失。

2.2   意义

2.2.1   自动化处理提高了工作效率

基于信息化会计档案管理自动化的特点，可以通过自动化处理大幅提高工作效率。今天，我国进入了互联网新时代，我国各项事业运用互联网技术得到迅速发展，因为计算机能够进行高效信息处理，对于信息的输入输出、储存和转发都十分便捷。信息化的会计档案管理可以通过计算机系统对会计凭证、报表、账簿等进行自动生成，还可以对数据进行自动核算、自动判别会计数据档案是否真实可靠，自動对会计资料进行分类保管，使会计业务处理实现了自动化。所以，不论从哪个方面都可以看出自动化的会计档案管理节省了处理时间、提高了工作效率、增强了数据的准确性，信息化对事业单位会计档案的管理起到了推动作用。

2.2.2   信息化会计档案管理能够提高管理水平

实施会计档案电子化管理可以将不同系统中的会计数据收集起来，再对档案进行分类、保存和使用，这就实现了会计档案信息资料的统一管理，提高会计档案资料管理的规范性和效益性。电子会计档案顾名思义是使用电子系统，这相对于传统的纸质版会计资料，会降低管理成本和人力物力的消耗，提高了工作效率，节约了资源，保护了环境。此外，电子化的会计档案能够给政府提供更加全面、系统、详细的会计信息。实行信息化事业单位会计档案的管理实现了对会计档案的科学有效管理，对于事业单位的管理和决策提供了有利作用。

3     事业单位信息化会计档案管理存在的问题

3.1   会计档案管理制度不够完善

众所周知，《会计档案管理办法》在2016年正式实施，这是专门针对传统会计档案管理进行的修改。有一个很明显的改变就是加入了“电子会计档案”，电子会计档案较以前的纸质会计档案有了很大进步，不仅节约了资源，还节省空间。然而，任何事物的实行都应该有制度的保障才能更好地发挥价值，同理，在信息化背景下实行会计档案管理也必须有一系列的制度来保障会计档案管理顺利实施，但是，事业单位会计档案管理方面还是缺乏完善的制度保障。比如，如今的事业单位进行会计档案管理以计算机管理为主，实行计算机和人工相结合的控制方式，如果电子会计档案程序出现错误将会使错误信息一直存在。所以，要完善会计档案储存、利用等规章制度，进而保障事业单位会计档案管理的正确性和安全性。

3.2   会计档案管理人员的能力有待提高

电子会计档案尽管以计算机系统为主，但是也离不开人工操作的配合和管理。今天是信息化的社会，我国也正努力进行社会主义现代化建设，信息技术的应用已是必然趋势，我国会计电算化起步相对较晚，导致很多档案管理人员还没有掌握娴熟的电算化知识，无法进行熟练且正规地档案管理操作。会计档案信息化管理离不开一支高素质的档案管理队伍，然而在会计档案管理人员中，有一部分人缺乏会计档案管理知识和能力，由于对会计档案管理的重视程度不够，导致很多事业单位会计档案管理人员是由别的岗位工作人员兼任的，导致了会计档案管理人员的综合能力不够，想要进一步提高事业单位会计档案管理水平，必须提高会计档案管理人员的综合素质。

3.3   会计档案管理需提高安全性和软件通用性

虽说信息化的会计档案管理提升了档案管理的安全性，但也不可否认会计档案管理依然存在安全风险。在信息化高速发展的时代，信息传输快捷的特点对事业单位会计管理档案产生一定的不利影响。事业单位的会计档案也属于事业单位需要保密的一部分，然而，当下的信息化会计档案管理还存在着保密意识薄弱的现象，再加上会发生断电、系统故障、黑客攻击、病毒感染等事件，导致事业单位会计档案管理存在安全隐患;除安全隐患之外，会计档案管理软件不专业、通用性差的问题突出。想要有专业化的管理，就必须有专业化的软件系统，然而现有的会计档案管理系统专业化程度低，功能设置和会计档案管理需求不相匹配，财务管理和档案管理彼此相关度差，相对独立性较高，很容易使电子会计档案不能及时归档，导致事业单位会计档案管理的信息化水平降低。

4      信息化背景下事业单位会计档案管理的优化路径

4.1   完善事业单位会计档案的管理制度

完善管理制度不能凭空想象，要依据现有水平和存在的问题进行分析，要脚踏实习，实事求是。制定会计档案管理制度要有理论依据，要符合事业单位的会计档案管理条例，要进行严格、实际、详细地制定。一是按照《会计档案管理办法》规定的范围进行制定，加大此管理办法的宣传力度。二是明确事业单位会计档案管理人员的责任，加强会计档案管理的内控制度，在这方面，国家档案局和事业单位主管部门要加强工作。三是事业单位内部要遵守会计档案的管理制度，严格按照要求办事，明确各职位的职责，加强实施。

4.2   建设一支高素质的事业单位会计档案管理人才队伍

我国强调人才强国战略，人才是一切竞争力的基础力量，因此，为了信息化背景下事业单位会计档案发挥更大的作用，建设一支高素质的会计档案管理人才队伍势在必行。这只高素质的人才队伍不仅要提高能力，在思想上也必须加强建设。认识反作用于实践，思想意识、思想觉悟对提高档案管理的技能有着促进作用。这就需要通过参过学习、思想教育、学习社会主义核心价值观等形式提高從业人员对自己岗位的热爱和奉献意识，树立严于律己、敬业奉献的观念。

4.3   提高信息化事业单位会计档案管理的安全意识和软件专业性

安全意识是保证会计档案管理顺利实施的要求，缺乏安全意识会使重要的会计档案泄露或丢失，造成的损失是无法弥补的，所以必须提高安全意识。事业单位档案管理人员要提高安全保密的意识，增强对安全保密理论的学习和实践。国家也应该加强对事业单位会计档案管理的重视，为其营造一个安全的环境;会计档案管理软件对信息化会计档案管理至关重要，因此国家要加强对事业单位会计档案管理系统的升级，加大资金投入，开发一个适用于事业单位会计档案管理的专业化软件，提高软件的通用性，提高工作效率。

5     结 语

新时代是一个现代化、信息化的新时代，在新时代，中国有了新的四大发明，分别是高铁、移动支付、共享单车和网购，这4项被大家广泛认同的发明都离不开信息化的作用，可见，在信息化的背景下，各项事业的发展都需要结合信息化的发展促进自身发展。因此，信息化背景下必须优化事业单位会计档案

管理。

主要参考文献

[1]杨知先.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略分析[J].兰台内外，2019（12）.

[2]梁华杰，陈诗佳.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化[J].时代经贸，2018（7）.