新形势下集团化企业资产变动档案处置工作研究与实践

陈净 刘伟谦

[摘 要]随着企业改革发展步伐的加快，企业资产与产权变动方式发展至今，变成较为复杂的资产重组、企业整体上市、股权划转、混合所有制改制等新的变动方式。本文结合笔者的工作实际，总结了资产与产权变动中档案处置过程中常见问题，从前期介入、职责、档案处置流程、档案处置范围、档案处置时间、交接手续等完善资产与产权变动档案管理机制，服务企业经营管理，维护档案的安全与完整。

[关键词]集团化;资产变动;档案处置;档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.075

[中图分类号]G279.2[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）24-0-02

0     引 言

改革开放40年以来，社会主义市场经济蓬勃发展，形成了归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅的现代产权制度。企业档案管理也由原有单纯的保管、前期介入、全程管控发展。

1     企业资产与产权变动档案处置工作背景

随着企业改革发展步伐的加快，企业资产与产权变动方式也发生着日新月异的变化，已由原有简单的关、停、并、转发展为至今较为复杂的资产重组、企业整体上市、股权划转、混合所有制改制等新的变动方式。档案是企業重要的知识资产和信息资源，档案处置工作是企业体制改革工作中的一项重要内容。因此，做好资产与产权变动期间档案的管理，服务企业经营管理，维护档案的安全与完整是一项尤为重要的工作。国家档案局、国家经济贸易委员会等国家部委于1998年联合制订并颁发了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（简称《暂行办法》），对国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为进行了规范，为做好相关工作提供了基本遵循。随后各地区、各行业也纷纷根据实际情况制定了资产与产权变动档案处置相关制度。但是，随着我国国有企业经营体制改革的不断变化，市场经济体制进程推进，随之出现改组、改制、转制、减员增效、破产、股份制改造、合并、主辅分离和辅业改制等不同形式的资产与产权变动情况。《暂行办法》所规定的若干种情况下的档案处置要求已无法涵盖新形势下企业资产与产权变动的新情况。而且《暂行办法》主要规定了档案处置的原则与要点，却未明确具体处置的流程与注意事项，企业在发生资产与产权变动后，对档案处置多处于各自摸索的状态。因此，有必要针对新问题进行研究，并探索建立一种相对科学规范的档案处置

机制。

2     集团化企业资产与产权变动档案处置常见问题

集团化企业在资产、地域上均具有一定规模，管理层级、管理方式复杂，分子公司等资产管理形式多样。在资产与产权变动档案处置过程中通常会遇到以下几类主要问题。

2.1   领导重视程度及企业经营管理水平直接影响资产与产权变动中档案的处置

一个单位档案管理水平的高低主要取决于该单位依法治企的管理程度及单位领导对档案工作的重视程度，随着企业依法治企的管理要求不断提高，在满足企业经营业绩考核的前提下，且其档案管理规范化程度良好，各门类档案收集归档到位，则资产与产权变动中档案的处置工作方能有所保证;若在企业无法保证正常的经营业绩考核的前提下，则单位的档案管理工作无法正常开展，存在文件材料未归档或归档不齐全等现象，加之在资产与产权变动中人心涣散，导致档案处置工作无人可干、无文件可处置。

2.2   资产与产权变动过程中档案人员及经费配置不到位

企业在进行资产与产权处置过程中会成立资产与产权变动处置工作专项工作组，其中会涉及资产与产权变动过程中的人、财、物等方面内容，但档案处置内容并不会纳入其中;产权变动单位资产与产权变动处置工作组成员未配置相应的档案管理人员及档案处置工作所需要的相关经费，致使企业资产与产权变动处置工作结束后档案的处置工作无人可做或未开展档案处置工作，档案流失。

2.3   档案上级主管单位跟踪落实及业务指导不到位

档案上级主管单位未能及时掌握所属单位资产与产权变动情况，未在资产与产权变动初期介入并做好相应跟踪指导工作，而资产变动单位又未开展档案归档或移交相关工作，导致资产与产权变动事项结束后，相关档案因无人处置或管理，致使相关重要档案遗失。

2.4   全宗管理的独立性与保持企业经营管理的连续性之间的矛盾

档案管理强调的档案全宗管理的独立性，即一个单位所产生的各门类档案无归档本单位档案全宗，分公司纳入企业全宗内集中统一管理。在资产与产权变动过程中所涉及分支机构的划出时，为保证企业全宗的完整，资产交割日前所形成的档案须保留在原全宗单位，交割日之后形成的档案才随其划出，对于相对经营相对独立的分支机构来说，无法保持企业经营管理的连续性要求;而若档案均随之划出，在一定程度上虽保证经营管理的连续性，但却无法保证全宗的完整性。

2.5   资产与产权变动过程中档案的归属与流向不明确

集团化企业在资产与产权变动过程中应明确档案处置的原则，梳理并明确资产与产权变动档案的归属与流向。若原则与流程不明确，则资产与产权变动过程中档案的归属与流向就无法确定，会出现不作为或乱作为现象，要么不肯给，要么不接收，最终导致档案无处着落、无处可找。

2.6   分子公司众多、地域分布广，实体集中管控带来档案利用不便

集团化企业所属分公司、子公司由于企业发展需要，分布在全国各地，在发生资产与产权变动时，所属实体档案按归属移交上级主管单位后，因所属地域不同，长途跋涉借阅档案，为后续相关档案的利用带来不便。

3    资产与产权变动中档案处置工作实践

笔者目前工作的单位就是一家大型集团化企业。2000年以来，经历了数次股份制改制、机构重组、合并、所属单位注销等资产与产权变动，每次变动中，因主客观条件不同，所对应的档案处置过程均有不同。总结历次变动过程中的档案处置情况，总结形成了一套相对科学的管理机制。

3.1   前期介入、明确职责、全程跟踪指导

资产与产权变动单位在本单位资产与产权变动启动时，单位档案管理人员就应前期介入，梳理资产与产权变动期间可能涉及的档案门类，并将档案处置工作纳入企业资产与产权变动工作整体方案，档案管理人员纳入资产与产权变动处置工作组;根据国家、地方、行业资产与产权变动档案处置相关规定，制订相应的資产与产权变动中档案处置工作方案，明确档案处置工作原则、处置方式、工作职责、具体要求等相关内容;产权变动单位做好资产与产权变动期间文件材料的收集、整理、归档移交工作，档案部门对资产与产权变动期间文件材料的积累情况全程跟踪指导，确保资产与产权变动期所形成的重要文件材料应归尽归，不遗漏。

3.2   明确档案处置流程、档案处置范围、档案处置时间

企业在资产与产权变动过程初期，应依据国家档案局等颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字[1998]6号）相关原则，针对资产与产权变动具体事项，制订《资产与产权变动档案处置方案》，明确档案处置具体工作流程（如图1所示），梳理资产变动所涉及的档案门类及档案内容，确定档案处置各阶段完成的时间节点，把控档案处置进度。

3.3   贯彻执行档案处置工作方案，交接手续完善

以全宗管理为基础，资产变动单位相应档案须按归档要求在规定时间内规范整理，满足移交条件，其中：注销单位所有档案全部向上级主管单位移交;资产整体转让给其他国有企业的独立法人单位，所有档案随其资产全部划转，以满足后续经营管理需要;非独立法人单位整体转让或独立法人单位整体转让给非国有企业，所有档案以基准日为界，管理类文件材料保留原全宗不变或移交上级主管单位，科研、产品、基建、设备、知识产权等档案随资产划出，合同档案、会计档案双方协商或按档案划转协议执行。

3.4   档案处置工作与档案的鉴定销毁工作相结合

企业在资产与产权变动过程中所涉及的档案资产不仅包含资产与产权变动之前形成的档案材料，还包含资产与产权变动过程中形成的文件材料，而资产与产权变动形成的档案若在档案处置期已到期，则该部分档案可根据档案鉴定销毁相关原则对已到期的档案开展鉴定工作，对鉴定后无保存价值的到期档案直接按要求进行相关处置，而鉴定后尚具有保存价值的档案则与其他档案合并处置，可避免无价值档案的后期重复鉴定。

4     结 语

企业资产与产权变动中档案处置的合理、合法、合规，可保证资产变动后的企业在经营管理工作中的连续性，可为后续经营管理、专项审计等重大事项需要提供档案服务保障，防止国有资产流失，避免重要档案在资产与产权变动过程中遗失，查无可查。