基于OA系统的高校教科研项目实施过程管理效率优化研究

黄扬帜 陈陆香 杨健 徐艳民

[摘 要]目前，国内许多高校都已在校内推行OA系统，高校办公自动化OA系统的建设情况体现了高校数字化管理水平。本文针对OA系统在高校应用的现状以及存在的问题进行分析，探索高校教科研活动中应用OA系统在全面提高工作效率、工作质量的方法，分析OA系统对优化教科研活动实施过程和效率方面的应用价值，提出了基于工作流技术教科研项目实施过程质量改进和OA审批流程效率优化的方法。

[关键词]办公自动化;教科研;效率;优化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.099

[中图分类号]TP311.52[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）18-0-03

0     引 言

虽然目前国内许多高校都已在校内推行OA系统，即高校办公自动化（Office Automation，OA）。OA系统的建设情况也体现了高校数字化管理水平，然而落实到具体教科研活动中，往往存在各种各样的问题。本文通过探索高校教科研活动中应用OA系统的作用和方法，希望能给推行OA系统的院校提供一定借鉴。

1     基于OA系统的高校教科研项目的研究背景

随着信息技术的不断发展，尤其是移动通信技术的进步，协同办公已经从简单流程电子化向智慧化、实时化方向发展，成为现代企事业单位提高办公效率的有力武器，对节约成本、提高效率、强化沟通和促进协同等方面起着不可忽视的重要作用。中国共产党第十八次代表大会明确提出“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，必须摆在国家发展全局的核心位置”，强调要坚持走中国特色自主创新道路、实施创新驱动发展战略。在创新驱动发展战略的指导下，激发了高校创新活力和创新动力，通过补短板、建优势、强能力，社会服务能力得到很大提高，主要体现在教科研成果的数量和质量、横向技术开发服务项目数量和到款额、社会培训项目数量和到款额等几个方面。随着高校教科研创新实践活动的日益丰富，高校办公自动化（OA）系统在高校教科研创新活动中的作用也日益彰显，受到各学校的高度重视。但在不同单位，OA系统在教科研创新活动中的实际应用效果差异很大，应用好的单位不多。

2     基于OA系统的高校教科研项目的国内外研究现状

2.1   国内研究现状

孙亚男研究了OA系统在“用印管理““公文管理”及“归档管理”3个方面的应用相对优势，提出了科研院所要加强办公室电子政务建设，逐步将日常事务物化于OA系统中。史扬提出了科研型企业选择OA系统的原则和要注意的问题，并提出了选型对策。郑业萌、朱军、丁华在综述OA系统的国内外研究与开发现状基础上，突出科研单位的科研工作特点，对科研业务流程进行分析和解读，以一个中小规模的科研院所单位为实证对象，着重从科研工作的角度，分任务提醒、任务安排、资料检索、完成任务、成果存储等方面进行科研业务流程OA系统的实证设计。黄惠珍介绍了在福建省农业科学院推广和应用的现代办公自动化（OA）系统，充分利用信息资源，提高了整体办公效率和办公质量。张剑飞、田丽军、刘一良根据目前现代化办公系统发展的特点，在传统办公自动化系统的基础上，将OA系统开发与工作流技术及信息系统开发技术相结合，提出了现代办公自动化系统的结构模型，并针对高校科研OA系统的建立及实现进行了研究，讨论了系统平台的选择及总体架构。丁承惠分析了目前企业OA系统存在的缺陷和不足，并对未来OA系统的发展前景进行了分析和展望。

2.2   国外研究现状

Meyer认为管理科学和辦公室自动化这两个领域有很多共同之处：两者都试图使新的业务技术和程序在企业界发挥作用;两者都向专业人士提供基于计算机的工具;两者都在改变信息处理的方法与途径。Zhang Q等分析了办公自动化（OA）的发展历程，提出随着移动互联网技术的飞速发展，将这种高科技应用到办公自动化中将成为一种趋势。Culnan M J认为员工在办公室所做的很多事情都与沟通有关，办公室自动化代表了更有成效的结构化技术。Martin T H指出办公室自动化是技术发展的产物，计算机、摄影和电信技术的进步使人们能够以不断降低的成本收集、编辑、储存、分发和复制文件信息。

3     高校办公自动化OA系统在教科研活动中应用时存在的问题

办公自动化是以先进的科学技术、信息技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。目前，绝大部分高校已经开始将OA系统应用于学校的公文管理、档案管理、人事管理和教科研活动管理等，但是在实际应用中，往往存在以下几个方面的问题。

3.1   负面使用感受打击了教师使用OA系统的积极性

根据校内外专任教师教科研实践活动中OA系统使用感受和存在问题进行调查，调查结果显示，近50%的专任教师在初次使用OA系统时感到不适应、不会用、审批慢、回退率高等负面使用感受。

3.2   办公自动化流于形式

在教科研活动中，部分教师认为使用OA系统并没有简化工作流程，反而是在原有的审批手续的基础上增加了一个电子化审批程序，纸质材料的报送流程并没有得到简化。

3.3   审批回退率高

在涉及财务、人事、科研管理等多个部门时，教师在OA系统报送审批文件过程中，难以把握哪些材料需要作为附件上传，从而导致材料缺漏，给报送者和各部门审批人员造成很多不必要的重复劳动。

4     高校教科研活动中应用OA系统提高工作效率和工作质量的方法

针对负面使用感受打击教师使用OA系统的积极性、办公自动化流于形式、审批回退率较高等现实问题，高校教科研活动中应用OA系统需要采用以下措施。①OA系统使用方法专项培训。针对教科研项目负责人、OA系统使用频率较高的工作人员等进行OA系统使用专项培训，从而有效避免或减少上述问题出现。②教科研项目组成员中配置熟悉OA系统操作的工作人员，有效提高项目实施效率。③搭建OA系统移动终端自动推送功能，提高审批人员与报送人员的沟通效率。④合理设计OA系统审批工作流程，避免报送对象不当导致的回退问题。⑤在OA系统报送材料的基础上，尽可能减少纸质材料报送流程，提高工作效率。

5     OA系统对优化教科研活动实施过程和效率方面的应用价值

在教科研项目实施过程中，可能涉及的工作环节包括用印、采购、劳务、会议等。在没有OA系统的时代，往往需要项目组分派专人往返于各个部门。例如，在签订技术开发（委托）合同时，需要用公章，项目组需要派人拿着合同到科技管理部门审核合同的有效性，然后通过审计部门确认合同条款;由财务部门审核合同中的经费问题;最后由党政办用印管理部门盖章，到档案管理部门对合同进行备案。但通过OA系统，可以直接在网络平台上调用现成的用印申请单模板，填写提交用印申请，合同文件以电子版附件上传，设置好OA审批流程后，分别由科技管理部门、审计部门、财务部门、用印管理部门、档案管理部门审批，通过后直接到用印管理部门盖章。通过上述案例可以看出，OA系统的使用对优化教科研活动实施过程和效率方面有显著的提升作用。图1为用印申请单填写界面。

6     简化OA系统审批流程的方法

6.1   合理利用串发工作流和并发工作流优化审批流程

在教科研项目实施过程中，报送人员工作流程的设计非常重要，只有合理的工作流才能保证OA系统的使用效率。同样以科研活动中的用印申请为例，涉及部门很多，但是在工作流设计时，如果采用串发、并发相结合的方式，可以大大提高审批效率。例如，合同中如果涉及经费，则计划财务处必须在流程中设计为串发形式，如果不涉及经费、设备采购、校企合作等，则财务处、资产处和校企合作处可以设计为并发。

6.2   尽可能简化工作流，减少工作流分支

以本团队开展的师资培训项目为例，在培训结束后发放结业证书时，需要在结业证书上加盖公章。因为本项目前期已经在人事、资产、继续教育等部门走过劳务发放、耗材采购、開班申请等流程，因此，提交用印申请时只需要经过项目主管部门继续教育学院审批即可。

7     结 语

本文所提出的基于工作流技术改进教科研项目实施过程中所涉及的各种简化工作审批流程的方法，可以有效提升教科研活动中各项事务的审批效率，提高教科研活动中有关事项的审批效率，节省教科研工作者的时间，使之能够有更多的时间和精力投入教科研活动中。

主要参考文献

[1]孙亚男.OA系统在科研院所办公中的应用[J].中国科技信息，2016（17）.

[2]史扬.科研型企业OA系统选型探讨[J].合肥工业大学学报：社会科学版，2012（4）.

[3]郑业萌，朱军，丁华.科研工作流程OA系统的设计分析——以某省级科研单位为例[J].科学与管理，2012（3）.

[4]黄惠珍.办公自动化（OA）系统在农业科研单位的推广和应用[J].武夷科学，2008（1）.

[5]张剑飞，田丽军，刘一良.基于.NET平台的高校科研OA系统研究[J].齐齐哈尔大学学报，2006（5）.

[6]丁承惠.浅析企业OA系统开发现状和发展趋势[J].科技信息，2010（23）.

[7]Meyer，Dean N.The Role of Management Science in Office Automation

[J].Interfaces，1980（1）.

[8]Zhang Q，Zhang Q Q，Wang Y Z.Design and Implementation on Workflow Based Mobile Office Automation[J].Applied Mechanics and Materials，2014（5）.

[9]Culnan M J，Bair J H.Human Communication Needs and Organizational Productivity：the Potential Impact of Office Automation[J].Journal of the American Society for Information Science American Society for Information Science，2010（3）.

[10]Martin T H.Office Automation Technology and Functions：an Overview.[J].Journal of the American Society for Information Science，1983（3）.