ERP系统在油气勘探企业物资管理中的应用

刘洪江

[摘 要] 当今社会信息技术的发展日新月异，归功于科技水平的日益提高和社会的迅猛发展。利用现代化的信息技术手段对物资进行管理，提升物资管理水平，可让企业在竞争中立于不败之地。本文从某石化油气勘探企业的ERP系统实施实例出发，引出ERP/SAP系统概念，详细分析信息化提升对物资管理所带来的便捷。着重介绍该企业实施ERP系统对于物资管理的重要意义，并对将来系统的发展提出展望。

[关键词] ERP系统；MM模块；石化企业；物资管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 038

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章編号] 1673 - 0194（2019）09- 0085- 02

1 前 言

物资是企业重要资源之一，是企业进行集约化管理的关键内容，对企业经营发展起重要支撑作用。物资管理，一般是指对企业生产经营活动中所需各种生产资料所进行的供应、保管、合理使用等各项管理工作的总称[1]。物资管理作为企业生产经营活动的主要内容之一，其重要性不言而喻，关乎企业正常生产作业及健康发展。物资保障工作的好坏直接影响企业生产成本，而物资管理相关部门既要关注一线生产部门的实时需求，又要及时关注市场的变化，做到安全保供，保证所供物资价廉质优，即在保供的时候也要考虑对资金的节省，在库存方面应注意优化库存结构，避免物资积压，杜绝大量资金长期占用。管理人员需要根据供需变化适时做出调整，确保在管理过程中对物资储备判断准确，找准保障生产与储备适量的平衡点。

利用现代化的物资管理信息系统，通过网络串联起物资管理流程中的各个环节，帮助公司高效便捷地进行物资管理，提高管理水平，增强企业核心竞争力，成为现代化企业发展过程中的不二选择。

企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning，ERP），是指利用现代信息技术，将系统化的管理理念作为指引，为企业管理阶层提供战略决策分析研究的综合性业务平台[2]。一边是技术，一边是先进的管理理念，ERP系统成功地实现了二者的完美融合，具有重要的现实意义。

ERP系统可以将整个企业的重要信息进行集成，重要资源进行整合，由里及外，全方面对企业管理过程进行控制。发展过程中，出现了几个重要的阶段：MIS系统（Management Information System）阶段、MRP（Material Requirements Planning）阶段、MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning）阶段、ERP（Enterprise Resource Planning）阶段[3]。

2 ERP系统在中石化海洋石油工程有限公司的实施情况

SAP公司作为世界知名的ERP系统软件供应商，最初进入石化领域可以追溯到20世纪80年代，时至今日，该公司提供的石化行业解决方案应用最广，覆盖面最大，从前期的油气勘探开发，到后期的下游产品及服务，无不囊括其中。世界排名靠前的大型的石油化工企业，大多数都使用了SAP公司的产品。

中国石化集团公司把与SAP公司的战略合作作为提升企业经营水平、建设现代企业制度的重要契机。从2001年开始正式启动实施SAP公司的ERP系统，采取先试点后推广的原则逐步推进，创建完整的石化ERP体系。中石化海洋石油工程有限公司作为ERP项目的推广单位，于2018年3月正式启动，实施的主要功能模块有：FI财务会计、CO成本控制、MM物料管理、SD销售分销、PS项目管理等。同年8月正式上线，系统数据切换正常，成功实现单轨运行。ERP系统上线数据统计显示，公司上线前补录入各项业务数据逾6 000条，完成物料编码4万余条，无论是业务处理量还是上线及时性都位居同期上线企业前列。

3 ERP系统中MM模块功能简介

公司上线ERP系统后，物资管控相关业务主要由MM模块实现，该模块主要涉及物资供应、库存管理、发票校验三部分内容，从业务角度看，涉及物资需求计划、采购、存储、使用等环节，并与ERP系统的FI、PS、SD等模块有业务交叉。简述MM模块主要功能如下。

3.1 基础数据管理

系统可以完成对物料主数据、供应商主数据、客户主数据、工厂数据、物资采购信息等数据的管理。

3.2 需求计划管理

基层生产部门可以在系统内完成需求计划线上提报、修改；上级管理部门可以在系统内完成需求计划审批、发布工作。

3.3 物资采购管理

在系统内可进行物资采购申请的生成、审批、询比价等操作，可选取合适的供应商、确认采购项、生成及审核采购订单、完成订单的后续操作。

3.4 库存物资管理

可以进行物资的收发存管理，监控库存状态，利用分析工具对库存进行分析评估。

3.5 发票效验管理

通过此功能可完成发票及运费的处理，确保采购订单、收货通知单、发票三者对应的物资金额及数量正确无误。

4 ERP系统上线效果分析

公司ERP系统成功上线后，在物资管理方面所起的作用巨大，优势明显，管理更加规范、高效，主要体现于以下几个方面。

4.1 信息共享程度提高

常规的物资管理过程常常会因公司业务流程繁杂数据量大，难以整合匹配有效数据，信息在传递过程中难免有丢失，对需求方和采购方都带来较大的麻烦，往往需要多次反复确认，这给物资供应造成影响。以往的流程中，物资需求部门和采购部门都是基于各自的信息进行操作，由于采购周期比较长，加之公司海洋油气勘探业务的特殊性，船员换班较为频繁，常常导致需求信息和采购信息基本上只有相关的负责人清楚，其他人员难以知晓。这就导致管理信息不全，即使出现了供应上的困难，也难以追溯当事人员；生产一线的物资需求人员也很难第一时间了解采购的进展情况，容易出现重复订购的现象，造成物资积压。

ERP系统上线后，管理数据共享程度大为提高，信息传递更加及时迅速，公司内部不同部门之间物资调度调剂更为方便。杜绝基层单位物料需求计划提报不准确，供应部门采购错误的现象，从源头上避免物资积压。需求部门能实时在系统内查询已提报需求计划的审核状态，方便跟踪。

另一方面，系统内加强了生产项目中物资管理的信息共享，确定项目的物资，可在系统中根据项目来提报需求，生成项目预留，由上级采购部门生成采购申请。物资采购成功后，需求部门根据采购订单进行收货。项目进行中产生物资消耗时，使用部门根据项目预留进行出庫。整个物资的管理过程均在系统中进行，形成一个闭环。

4.2 完善物资业务流程

系统的成功运行实现对公司物资管理业务流程的重建，由物资供应中心统一对物资进行库存管理，取消了向二级单位开发票的业务流程，将采购管理和库存管理规范化，物资到货之后由基层库管员验收后在系统内入库，打印相关单据，成为物资结算的重要凭证。

系统将公司代码、工厂数据、物料编码、供应商数据等重要的基础数据，提前录入系统，在物资管理的各项业务数据之间进行流转，既避免了手工重复抄写和录入错误，又确保物资收货、发货、存储等操作准确及时，为账物一致提供必要条件。

ERP系统结合BW报表系统，可产生一系列的管理报表，能方便查询库存结构及积压情况，能提醒公司相关管理人员关注物资的基本动态，了解物资产生积压原因，及时平衡利库，杜绝新增积压物资，加强监督管理。

4.3 加强库存管理

加强库存管理的目的是实现库存优化配置，保障物资供应。系统上线后，物资的收发存操作均完全记录在系统中，管理人员可在系统内查询到相关内容，可多角度分析数据，实现对库存物资的全方位掌控，有利于下达正确的调度调剂指令。

在物资入库管理方面：ERP系统通过基层管理人员对已完成实物收货的物资在系统内完成相关操作，具体分解为物料统计、质检评价、入库操作等环节，使物资结算与质控管理及收货操作融为一体。

在物资出库管理方面：ERP系统通过基层库管员对已产生消耗的物资按预留进行出库，若是对应项目的预留，则对应的项目成本就非常容易统计。以发现6号船的一张领料单为例，成本中心是“发现6号”，项目名称是“某海域三维地震勘探项目”，在ERP系统中项目和成本会一目了然。按照项目的成本分析就更加方便，可以为公司和项目核算提供准确的数据。

另外，ERP操作人员根据实物库存物资的实时增减，及时在ERP系统中将对应的物料数据录入，可实现物资实物与物料数据保持一致。基层管理人员可以随时调出所在部门的库存物资信息，金额、数量、主要类别，有利于掌握库存变化情况，为下一步操作提供判断依据。可根据项目领用需求及时对库存物资进行调整，保证项目所需物资能够及时有效地得到应用，避免了物资紧缺或过剩现象的发生。高层管理人员可以按需对多个部门物资进行同时查询，可按需计算平均值、求和等，可抓取所关注的库存数据。

5 结 语

ERP/SAP系统成功上线后，公司物资管理的规范性、及时性和便捷性都得到了极大提高。物资管理精细化程度更高，成本统计更加精确，项目管理更加细致，物资供应更加及时，全面提升了公司的物资管理水平，提高了管理效率，加强了对物资管理过程的全局把控。但目前ERP系统在物资管理中的应用还不够深入，很多操作技巧还有待探究，人员的使用过程中还存在不熟悉的情况，在具体的应用过程中，这就要不断加强完善组织机构以及相关制度的建立，同时加强对基层使用人员的业务培训，使ERP系统完全发挥在物资管理中的重要作用。

主要参考文献

[1]李霁坤，张群.基于BPR的物资管理流程重组[J].物流技术，2004（6）：66-69.

[2]杨静.ERP环境下会计信息系统的发展[J].中国乡镇企业会计，2013（8）：197-198.

[3]程越.ERP系统的发展现状和对策分析[J].计算机应用与软件，2007（10）：133-134

[4]刘清泉.ERP系统提升电力物资管理信息化水平研究[J].信息系统工程，2017（12）：55.

[5]吕鹏.基于ERP的企业管理与实施研究[J].现代营销：下旬刊，2019（1）：124-125.

[6]苏筱艳.ERP在兰州石化采购与库存管理中运用效果分析[J].兰州石化职业技术学院学报，2016，16（1）：78-80.

[7]张译匀.基于SAP平台的企业流程优化分析——以ABC公司有限公司为例[J].现代商贸工业，2012，24（16）：164-166.

[8]于涛.SAP系统MM模块在核电企业中的设计与实施研究[J].电子技术与软件工程，2016（10）：74.