关于高校设计院信息化建设的若干思考

刘琳

[摘    要] 高校建筑设计研究院是一种富有中国特色的建筑师职业机制。计划经济时代教学生产一体化的组织模式在快速城市化、全面市场化背景下提升自身竞争优势迫在眉睫。

[关键词] 建筑设计;信息化建设;分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 21. 030

[中图分类号] F270.7    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2018）21- 0078- 02

0      引    言

当前建筑设计行业的市场竞争不仅仅是质量的竞争、价格的竞争，还是信息的竞争、知识的竞争、效率的竞争。面对勘察设计行业信息化的快速发展，高校设计院如何调整自身信息化发展战略，抢占竞争优势，是当前发展之需。本文以天津大学建筑设计研究院为例，探讨高校设计院信息化建设的优劣势，并提出有效开展信息化建设工作的建议。

1      信息化建设对高校设计院的意义

1.1   信息化有利于提升设计院的设计质量

基于信息化平台可实现项目全生命周期的管控，做到有效的ISO质量管理，避免ISO贯标和实际流程“两张皮”的情况，加强专业内、专业间的图纸协调交互，减少图纸的错漏碰缺及设计变更，严格控制设计周期和设计造价，从而提高设计质量和设计效率。

1.2   信息化有利于提高设计院的知识管理水平

当前多数设计院存在信息孤岛、断层的问题，不利于设计人员间、各专业间的知识共享。知识管理是将设计院内外的设计、管理等知识信息汇总到知识库内，员工与知识库可以双向交流即从知识库获取信息和补充更新知识库信息。长此以往，知识库信息不断扩大、不断完善，必将会提升设计院整体的设计实力和管理能力。信息化则可为知识管理提供平台。

1.3   信息化有利于设计院实现精细化管理

信息化系统可展示设计院各项工作的运行状态，可简化规律性工作的人为时间，并对员工起到一定的监管作用，从而提高工作效率。同时信息化平台可以提供实时的准确的全面的数据，并依托信息挖掘和分析，为领导做决策提供科学的支撑信息。

1.4   信息化有利于促进设计院的市场竞争力

完备的信息化系统通过大数据监控，可实时掌握设计院自身的经营状况，通过分析生产经营过程中人财物的数据信息，找出可以最少投入获得最大产出的方法。

2      以天津大学建筑设计研究院为例，进行信息化建设工作思考和建议

2.1   信息化工作的SWOT分析

2.1.1   优势（S）分析

S1：业务协同系统已经上线两年多，多个职能部门的管理流程均通过办公系统执行。

S2：设计协同系统已开发完毕，通过设计协同竞赛的方式进行功能测试，对系统功能进行完善。

S3：工程管理、信息管理及计算机技术等专业依托于天津大学，拥有强大的技术实力和充沛的人才优势。

S4：通过ISO 9001质量认证体系，且运行良好，因规范的管理体系积累了许多管理经验和方法。

S5：院级领导高度重视信息化建设工作。

2.1.2   劣势（W）分析

W1：缺乏开展信息化工作的整体战略思想和规划。

W2：缺少技术管理总负责人，需依据设计院的技术管理规定、规范等要求及细则对相应部分的信息化建设工作负责人。

W3：缺少职能管理总负责人，需熟悉设计院各职能部门的管理规定及流程对相应部分的信息化建设工作负责人。

W4：IT技术人才匮乏，与软件公司就技术问题进行沟通时无支撑、缺少主动权。

W5：设计院员工对信息化工作的认识狭隘。

W6：IT基础架构（网络、服务、存储）及硬件设施需完善的空间较大。

W7：信息化系统中数据和信息的准确性、及时性等问题缺乏监管。

2.1.3   机会（O）分析

O1：全球工程行业IT发展四大趋势为虚拟化、无纸化、移动化、模型化。

O2：当前面临我国全面提高建筑业信息化水平。

O3：建筑业方向的软件公司技术发展迅猛。

2.1.4   威胁（T）分析

T1：系统信息数据及网络存在安全风险。

T2：系统功能流程未能很好地实现原有业务流程管理，从而导致信息化建设实施失败。

T3：信息化的实施对设计院原有管理模式和工作方法的冲击。

T4：软件公司开发的新技术、新功能不适合设计院的自身发展。

T5：软件公司开发人员流动性大，能否为设计院信息化建设提供持续性技术服务。

2.2   有效開展信息化工作的建议

通过上述SWOT分析，以下提出几种有效开展设计院下一阶段信息化工作的建议。

2.2.1   技术管理顾问

院内招聘兼职技术管理顾问，要求具备副总建筑师、副总工程师以上技术职称，拥有丰富的技术管理经验和敏锐的信息化建设思维，负责设计协同系统的战略规划与实施工作。

2.2.2   职能管理顾问

院内招聘兼职职能管理顾问，要求部门副职以上职务，拥有丰富的业务管理经验和敏锐的信息化建设思维，负责业务协同系统的战略规划与实施工作。

2.2.3   信息管理顾问

高校设计院可以依托于高校内的计算机学院、管理学院内招聘兼職信息管理顾问，要求副教授以上职称，具有一定的IT基础，拥有丰富的管理经验，负责设计院信息化建设的技术规划与实施工作，为技术管理顾问和职能管理顾问提供IT技术支撑。

2.2.4   技术开发途径多元化

软件开发公司开发人员流动性较大，涉及定制内容的开发工作量报价较高且反馈速度慢，有时甚至不承接定制内容的开发，设计企业拥有自己的开发人员可以有效地规避上述问题。但设计企业雇佣设计开发人员成本较高，且无较大职业发展空间，对优质开发人员无吸引力。然而高校设计院可以深挖所依托高校的资源，简单应用的开发，由信息管理顾问主导，委派计算机等学院勤工助学的学生完成;较复杂应用的开发，与软件企业的深度合作，打包分期委托开发。

2.2.5   “桌边小工具”

当前实施的信息化平台中，多从使用者角度出发，挖掘在工作中发挥作用的小功能、小工具，尽量让使用者“顺手”，有利于信息化系统在院内推广使用。

2.2.6   软硬件支撑体系

为保障系统信息数据及网络的安全性，应不断提升和完善设计院IT基础架构（网络、服务、存储）及硬件设施，应针对设计院各部门的工作要求，详细规划软硬件建设的目标和计划。

2.2.7   信息化系统优化

设计院自从通过ISO 9001质量体系认证后，从一定程度上实现对设计质量的控制，产品质量有所提升。同时，ISO质量管理体系是持续改进的，2015版ISO更加适用于服务行业的企业，更加适合企业建立整合管理体系，更加关注质量管理体系的有效性和效率，更加强调动作而不是文件，更加强调证据而不是记录。因此通过信息技术手段辅助质量管理体系运行，是加强质量管理、确保质量管理体系持续有效运行的重要方法。

目前国内主流软件公司的勘察设计院信息管理系统仅是基于手工管理模式的质量管理体系开发的，仅是比较好的应用在办公自动化、业务流程、人力资源等方面，并没有真正地与ISO 9001质量管理体系相融合，无法支持质量管理体系的有效运行，也不能对质量管理体系的运行状况进行控制和评价。

结合ISO质量管理体系，梳理设计院的组织架构，将相关业务流程和业务板块尽量关联、共享数据，不同模块、不同角色按权限区分，将质量管理和企业信息化相融合的理念具体落实到企业实际应用中，并持续开发和研究。

具体的建设和实施应分阶段、分模块、持续性建设，开发合同对应模块地签订或付款。如实施失败则可及时调整，不会投入过多的人力财力。

2.2.8   制定信息化系统相关管理规定

制订完善的系统管理制度，使系统维护有据可依，系统内容丰富准确，系统管理更加规范，及时更新和完善数据库、知识库，为精细化管理打基础。例如关于系统账号权限问题，可规定ABC三级权限，不同级别不同架构的人拥有相应的权限，有利于系统管理员管理;信息系统使用管理规定，可规定不同板块的内容更新由哪个部门负责，有利于专业知识库、培训资料等内容持续性完善和更新;论坛使用管理规定，论坛版主是技术委员会的人员，由专业级的技术人员担任，并发布专业培训资料及内容等。

随着经济缓行导致国内勘察设计市场下行，未来几年这种状况将继续持续。针对市场的变化和转变，设计企业竞争的门槛不断提高，对设计企业的技术经验和设计服务提出新的要求，构成新挑战。在全球知识经济、创意经济、互联网经济时代下，为更好地发挥产学研协同的优势，高校设计院亟须找到一种适宜有效的设计项目管理办法，便于设计人员和高校教师应用和管理的管理工具，提高工作效率，保证产品的质量。以ISO质量管理体系为核心、信息化平台为手段，高校设计院将二者相融合的发展战略是抢占市场竞争优势的现实之需，由此才能拥有机会做得更强更优更长。