基于物联网的高校档案智能管理与服务体系研究

[摘 要]物联网作为信息时代的新生产物，对于完善高校档案智能管理与服务具有重要的作用。本文首先分析了物联网技术在高校档案智能管理中应用的必要性，进而分析了高校档案实现智能管理与服务面临的问题，并构建了基于物联网的高校档案智能管理系统，最后提出了完善高校档案智能服务体系的路径。

[关键词]物联网；高校档案；智能管理；服务体系

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.089

[中图分类号]TP391.44；TN929.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）24-0-02

物联网提出已有近20年的时间，而将物联网技术应用在档案管理中则是刚刚起步，相关研究呈迅猛上升之势，但是研究成果数量还比较有限，尚未形成完整的理论体系。从研究的内容看，大多停留在概念提出、理论探讨、可行性分析、框架分析等宏观层面，鲜有深入而具体的应用设计与实现探讨。因此探索基于物联网的高校档案智能管理与服务体系的路径具有重要的现实意义和应用价值。

1 物联网技术在高校档案智能管理中应用的必要性

随着信息化时代的到来，信息化和智能化管理成为当下科学、高效的管理方式。在档案管理领域，原来传统的手工管理已经远远不能满足现代化档案管理与服务的需求，物联网的兴起和发展，为档案管理智能化提供了新的思路和方法。物联网技术也为档案智能管理与服务体系构建提供了强有力的技术保障。

1.1 技术升级，实现线上线下有效对接

互联网将档案数据信息成功转移到网络空间，扩大了档案资源的应用范围，提升了档案管理的效率。而物联网的出现，在现有数字化管理的基础上进行了又一次升级，实现了线上与线下的有效对接，档案部门能够通过线上操作对线下进行管理，打破线上与线下的界限，缩短实体服务与网络服务间的距离，为用户提供方便、快捷的服务。

1.2 节省人力，实现档案智能管理

物联网技术为高校档案实现智能管理与服务提供了保障，发达国家先进的管理与服务系统，已经实现了人机对话。我国部分发达的城市和高校已经着手将大数据引入档案智能管理服务中，基于物联网的支持，实现档案智能化卷宗管理、查询、预警、风险处理，既能节省人力投入，又能够减少人为失误，提高档案服务工作的规范性和灵活性。

1.3 以人为本，提升档案查询能力

在物联网环境下，高校档案信息服务中以人为本的理念可以得到更好地体现，档案的查阅方式可以由传统的以关键词为主导，改变为从多个分类中筛选出符合条件的资料，为师生提供全面、综合的信息。同时，档案的查询系统，能够保存用户信息及用户的历史搜索痕迹，为用户整理并提供其可能需要的相关信息，方便用户查找，避免信息搜索中出现遗漏。

2 物联网环境下高校档案实现智能化管理面临的问题

物联网环境下高校档案管理与服务实现智能管理是必然趋势，但在目前还面临着经费投入不足、管理成本偏高、缺乏统一标准、兼容性能偏低和安全性能偏低等问题。

2.1 经费投入不足，管理成本偏高

物联网环境下实现高校档案智能管理与服务的基础是RFID电子标签，高校进行智慧档案馆建设首先应更换RFID电子标签，并配置适合的计算机、阅读器等硬件设施，都需要一定的经费投入。由于高校对档案馆建设的认识和重视程度不一，经费投入不足是普遍存在的问题，因此及时更新设备、进行软件升级存在一定的困难。同时，由于高校档案资源众多，更换RFID电子标签会增加人力管理成本。另外，在实际使用的过程中，射频识别电子标签的耗损也是档案馆成本管理不容忽视的问题之一。

2.2 缺乏统一标准，兼容性能偏低

射频识别行业发展初期在统一性、规范性方面有所约定，但是在兼容性上仍然存在较大的问题，对此国际上还没有形成统一的共识。我国政府在行业发展初期，就出台了部分具有广泛实际应用价值的行业管理标准，但是到目前为止，没有一个能够使行业强制性执行的标准。因此，高校档案馆在进行智能管理与服务的實际操作过程中，因部门之间、行业之间、学校之间的差别，档案信息只能在校内实现共享，适用范围难以扩大，无法与党政机关、职能部门、兄弟高校共建合作，实现资源共享。

2.3 安全性能偏低，隐私存在威胁

与互联网一样，物联网在信息传输过程中无法回避安全隐患问题，由于射频识别技术的特殊性，最大的安全隐患是可能泄漏用户隐私。高校档案的服务对象比较单纯，安全隐患相对较少，因此在进行档案智能化管理的过程中，许多高校忽视了保护物联网安全和用户隐私。而事实上，随着物联网技术的发展，信息窃取的风险也在不断增加，通过射频识别或第三方软件漏洞窃取用户的隐私，或者更改用户的数据信息等现象随时可能发生，也成为阻碍高校档案智能管理与服务发展的重要因素。

3 构建基于物联网的高校档案智能管理系统

高校档案管理在应用物联网的过程中，关键要建设一个基于物联网的高校档案管理智能系统。它是利用射频识别（RFID）和无线传感网络（WSN）等技术获取档案信息，通过数据分析技术自动对这些信息进行标识、识别、入库、出库和查询。本文主要从档案的网络管理、信息管理和安全管理3个方面构建了基于物联网的高校档案智能管理系统。

3.1 档案的网络管理系统

系统主要应用物联网、校园网和无线网络相结合优势，在学校档案库房内布置足够数量廉价的微型传感器节点，便于布置在IT设备上的无线传感网络（WSN）采集到档案库中各种档案信息数据和档案环境数据，通过网络传输到终端设备控制器上，经服务器进行信息处理，再通过网络将信息传递到相应的档案管理系统界面，方便管理人员进行查询、处理和维护。用户则可以通过网络进行远程查询，也可以入库快速地调阅实物档案。

3.2 档案的信息管理系统

系统主要包括档案的入库、查询、利用和销毁管理4个方面。操作程序是先用射频识别系统（RFID）的读写器生成档案的电子标签，并在每份档案上贴好一个电子标签。在档案入库时，系统通过录入设备获取一定的档案信息，通过电子标签进行记录，按相关的规律和顺序生成相应的分类和编号，系统会自动将其分配到库房的某一个架位。在档案查询时，管理人员会利用射频识别（RFID）识别系统自动获取所需档案相应的编号和位置，读出所要调用档案的主要电子信息，以便用户调用实物档案。在档案出库时，系统将进行信息的登记和备份，电子标签也进行相应的定位，档案入库时，系统通过RFID阅读器进行信息核对，确认完整后才能入库。在档案到期需要销毁时，系统会自动提醒管理人员，将其档案转移，在管理系统登记完成后，再利用RFID读写器进行销毁处理。

3.3 档案的安全管理系统

该系统主要包括安全维护、防盗和防毁管理3个方面。在安全维护上，在库房的相关设施上设置红外感应、烟雾感应、温度、湿度控制器和无线传感器网络（WSN）节点，管理人员可以通过手机、电脑等设备随时获取库房相应的温度、湿度等特征，当出现异常时，监控模块发出环境异常提醒，工作人员可以及时开启空调或通风设备进行调节。在防盗管理上，当档案材料未经出库指令离开库位，系统警报模块会发送给管理员档案位置异常提醒，同时激活警报。防毁管理利用RFID阅读器自动检查所归还的档案是否完整，是否存在毁坏或是修改等情况，当出现数据和保存的数据不一致时，系统会自动提示报警。

4 完善基于物联网的高校档案智能管理与服务体系

在物联网时代，大量相关技术的广泛应用，将使海量、复杂、多结构数据即时获取、精确分析、深度挖掘成为现实，为档案信息服务部门的服务理念、服务载体、服务手段等带来支持与改变。本文主要从高校档案如何为师生提供优质的人性化服务、智能化服务和知识化服务3个方面完善服务体系。

4.1 人性化服务就是强调高校档案服务要突出“以人为本”

在物联网时代，高校档案在加强人性化服务体系建设方面要做好以下工作。首先，转变服务理念。档案工作者要牢固树立“用户第一”的思想，尊重用户、理解用户、方便用户，切实做好从管理者向服务者转变。其次，在档案馆的建设上要充分体现人性化。在档案管理制度建设上要体现科学性，在档案服务体系设计中要突出实用性，在档案智能管理系统的建设中要大胆引入先进的物联网技术，降低管理人员的工作强度，提高服务工作的效率。最后，创新服务方式，提高服务质量，不仅要为校领导和职能部门提供准确、及时的信息服务，更要为广大师生提供热情、周到的需求服务。

4.2 智能化服务就是运用先进的网络技术为用户提供信息服务

在物联网时代，高校档案在加强智能管理与服务体系建设方面要做好以下工作。首先，在档案馆建设上要大胆引入先进的物联网技术，对纷繁、复杂的档案信息进行自动收集及处理，从而既能节省大量的人力和物力，也能减少遗漏，从而大幅提高了档案的利用效率。其次，档案馆要不断地补充、完善和升级档案的网络管理、信息管理和安全管理系统，在实际运用中既要加强线上的智能管理，又要优化线下的智能服务。最后 ，在用户中加强对档案信息智能化服务技术、运用手段和使用方法的宣传与普及力度，让广大师生充分了解它、掌握它、运用它，从而不断扩大档案自助服务的范围，提高档案信息的利用效率。

4.3 知識化服务就是利用档案馆信息资源优势为用户提供知识服务

在物联网时代，高校档案在加强知识化服务体系建设方面要做好以下工作。首先，以知识管理理念为指导，从满足物联网时代高校广大师生对档案信息资源多元化、精品化、个性化的需求出发，充分利用档案信息的数据资源和数据分析技术，构建基于物联网的档案馆知识服务引擎。其次，以档案知识收集和整理为基础，利用物联网和大数据技术对所采集的学校组织、人事、教学、科研、财务、后勤、基建和学籍管理等信息与师生平时调用的行为数据进行对比分析，在此基础上进行编研、整合与加工，形成各类专题档案库、特色知识库和档案知识地图等，用户可按照专题和来源对档案进行分类浏览，完成对所需知识的检索与获取。最后，以档案知识应用和知识创新为目标，借助物联网技术将档案馆建成知识共享与交流的平台，充分挖掘档案馆的信息资源优势，不断创新知识服务的内容、方式和方法，为师生提供各类知识参考咨询服务、相关知识信息定制推送服务和个性化信息增值服务。

主要参考文献

[1]张妹，袁凌云，葛桂丽.基于物联网的高校档案智能管理系统研究与设计[J].云南师范大学学报：自然科学版，2015（5）.

[2]田伟，韩海涛.大数据时代档案馆服务创新研究[J].档案学研究，2014（5）.

[3]左婷婷.物联网环境下高校档案馆智能化管理服务模式的创新[J].山西档案，2017（4）.