大数据环境下高校档案电子化管理研究

潘虹

[摘 要]近年来，随着大数据技术的发展和应用场景的拓展，高校的档案管理越来越多地以电子化形式开展。相对于传统的纸质档案管理，电子化的管理方式能更好地利用信息技术手段，提高档案管理工作效率，进一步优化高校管理，服务广大师生。但由于技术以及相关人才培养等方面的现实原因，当前高校档案电子化管理工作还面临一些困境，需要在未来有针对性地加以解决。

[关键词]大数据环境；高校档案；电子化管理；信息技术

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.092

[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

高校档案包括了教学、行政、学生管理、科研等多方面的信息，肩负重要的使命和责任，是高校人才培养与日常管理的重要工具，是上级部门进行人才考察、选拔和任用的关键依据。在大数据环境下，越来越多的高校开始加强档案的电子化、信息化管理，不仅方便了档案的储存和调阅，更节约了人力资源成本和时间成本，提高了相关工作的效率，更好地服务于高校人才培养和教育事业发展的大局。在大数据环境下，要进一步采取措施，加强高校档案电子化管理工作。

1 高校档案电子化管理的原则

1.1 合法性原则

高校档案管理，无论是传统的纸质版管理，还是现代化的电子式管理，都应当遵守《中华人民共和国档案法》和高校档案管理制度规定的相关要求。另外，对档案电子化管理，还应当遵守一系列技术规范，包括《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38）和《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47）等。

1.2 效益性原则

高校要充分衡量档案电子化管理的成本和效益，以合规和需求导向为原则，适当考虑经济成本，确保档案电子化管理能够在高校自身财力、人力、物力可承受的范围内，并优化管理方法和技术操作，适当降低成本取得最大效益。

1.3 真实性原则

真实是档案管理的生命线，档案的价值即在于真实性，如果档案所载信息失真，档案价值就无从谈起，档案管理工作就丧失了存在的意义。因此在实际工作中，一是要确保原始信息的真实、完整和准确，不能有虚假陈述、重大误导和遗漏，二是在纸质版档案电子化的过程中，要确保信息完整，不能被人为选择性遗漏。

1.4 可用性原则

除了人事档案外，财务会计信息档案也是高校档案电子化管理的重要内容。现阶段，高校基本已经普及了会计电算化系统，会计信息本身就已经以电子化形式存在，但由于会计系统和高校档案系统之间存在技术上的不一致，甚至是不兼容，因此有可能导致部分高校会计信息无法录入，或在不同的系统中转换过程中造成数据偏误，影响档案信息的可用性。

1.5 安全性原则

电子化档案的安全性是高校档案管理工作需要着重考虑的又一方面。与传统的防范档案物理毁损不同，电子化档案的安全性主要建立在系统整体安全运作的基础上，既要防范电脑系统本身的bug，又要防范黑客入侵，盗取档案信息。因此，电子化档案管理提出了新的不同要求，需要高校管理者在实际工作中着重考虑。

2 大数据环境下高校档案电子化管理工作存在的问题

2.1 档案信息电子化不足

大数据是建立在信息电子化的基础上的，利用大数据技术加强高校档案管理的基础和前提是档案信息的电子化。从实践上来看，很多档案与教学研究过程中的实验操作类似，在实现电子化的过程中存在现实的阻碍。同时，高校已有的档案存量大，将这些海量信息转化为电子信息，需要大量人手和时间，而当前高校档案管理人员数量少，没有足够的时间和能力来实现电子化录入。因此，造成当前高校档案信息电子化不足，达不到大数据的要求。

2.2 电子化档案未能有效整合

高校档案电子化管理，是顺应大数据技术发展的趋势，而大数据的基础和模板就是档案信息的有效整合。所谓有效整合，就是将档案的电子化数据按照大数据技术要求的方式进行归类，从而可以为大数据技术所用。但现阶段，由于高校档案管理工作人员普遍对大数据的应用缺乏必要的技能掌握，人才队伍建设相对滞后，因此对档案的电子化信息整合缺乏必要的能力，在信息整合方面往往达不到大数据技术的要求，从而不利于开展档案电子管理工作。

2.3 信息安全性存在一定的风险

虽然高校已经采取必要的措施和手段来加强信息系统的安全性，特别是不少高校都有本校的信息防护安全网，能够在一定程度上加强对电子信息的安全性保障。但由于信息网络和电子化系统存在固有的安全风险，因此即便有相对完善的信息安全保障体系，也无法确保电子档案的绝对安全。另外，部分工作人员对电子信息的安全性重视程度不够，不按照规定的章程和工作流程操作系统，导致系统安全防护水平下降，甚至出现资料泄露的情况，对高校和师生的切身利益造成较大的负面影响。这一点是当前大数据环境下高校电子档案管理工作中存在的又一个重要问题。

3 大数据环境下加强高校档案电子化管理的建议

3.1 重视人才队伍建设

目前，大数据环境下高校档案电子化管理工作存在的问题，归根结底是缺乏足够的人才，特别是一线技术人员。由于我国信息技术产业发展水平不高，特别是人才培养的数量未能满足社会的需求，因此人才缺口问题在高校档案电子化管理的过程中也有所体现，具体导致了前文提到的档案信息电子化不足、电子化档案未能有效整合以及缺乏足夠的技术人员维护信息系统，导致信息安全性存在一定的风险。

重视人才队伍建设要做好以下工作。一是要加强人才培养。高校要加强培养相关专业的人才，对一些学习成绩优异、动手操作能力强、未来有志于从事高校档案电子化管理工作的学生进行针对性培养，在其毕业时可以优先通过人才引进计划，聘请为高校档案电子化管理工作人员。二是可以从校外招聘一些技术能力过硬的技术人员到高校档案电子化管理的岗位上任职，以服务高校档案电子化管理工作。三是要加强现有员工的职业技能培训，帮助员工提高职业技能水平，提高履职能力，以更好地胜任高校档案电子化管理工作。

3.2 加快档案电子化建设

现阶段，高校管理者要拥有主动应用大数据技术的理念，提高利用大数据技术辅助档案电子化管理的积极性和主动性。从实践层面上，高校档案管理者要加快现有存量档案的电子化转换工作，尽快把现有纸质版档案信息输入信息系统，转化为电子数据；还要建立并维护好现有的信息系统，解决好信息系统运行时出现的问题，尽快让信息系统在电子化档案管理中发挥其应有的作用。此外，加快档案电子化建设，还要建立必要的制度，从现有的档案管理工作开始，用电子化管理方式代替传统的纸质管理模式，逐渐适应大数据的要求，从无到有、从少到多，实现档案电子化建设。

以高校会计档案信息化管理为例，传统的会计凭证都是纸质版，凭证多，内容杂，保存起来难度大，会占用较大的空间。而随着信息技术的发展，目前国家也推行了电子发票、电子合同和电子凭证，很多会计凭证都在电脑上自动生成，无须转化为纸质版。高校档案管理工作也要顺应这一技术发展趋势，会计信息适当采用电子凭证和电子数据，再加强信息的整合，以妥善方式保存，更好地落实档案电子化管理的要求。

3.3 优化档案电子化管理方法

在优化档案电子化管理方法时，要注重电子档案格式的标准化。例如，高校在签订经常发生的业务合同时，可以采用范式合同文本，合同之间仅有少量信息不同，而不同的信息就作为不同信息的识别特征，如合同对方、合同金额、合同内容等。档案标准化有利于提高档案管理的效率，更方便查找对应的信息，进一步提高电子化管理水平。

高校可以考虑档案资源电子化目录超链接到档案的方法，即先将电子信息进行适当分类，整理成方便使用者查询和检索的目录信息，然后将目录和档案内容进行超链接关联。超链接关联的管理方式，是站在使用者的角度进行管理，只要使用者提供档案的一部分信息，就可以直接链接到档案信息，大大提高了档案搜索和管理的效率，进一步发挥信息技术的优势，提高档案电子化管理的效果和水平。

3.4 加强电子档案信息共享

高校应当加强电子档案信息的内部共享，让档案信息在可允许的范围内“动起来”，提高信息的流动性，提高使用效率。电子档案信息不仅是单个数据，更应该能够在高校管理中发挥出应有的作用。不同部门、院系的管理人员都能够通过登录电子档案信息管理系统获取整个学校内的电子档案信息，从而能够实现档案信息资源服务的整体化，提供“一站式”的信息资源服务。同时，高校还应当“走出去”，积极向兄弟高校，特别是在档案电子化管理上走在前面的高校学习，重点学习其先进经验，适当借鉴其模式，从而带动本校相关工作的发展。

4 结 语

在大数据环境下，高校档案电子化管理迎来了新的发展机遇。高校档案电子化管理包括5大原则，即合法性、效益性、真实性、可用性和安全性原则。目前，我国高校相关工作存在一定的困境，包括档案信息电子化不足、电子化档案未能有效整合以及信息安全性存在一定的风险等，需要在未来通过重视人才队伍建设、加快档案电子化建设、优化档案电子化管理方法、加强电子档案信息共享等途径，进一步提高档案电子化管理工作的质量和水平，以更好地为高校管理和自身发展服务。

主要参考文献

[1]張晶.高校纸质档案电子化的重要性与推进策略[J].办公室业务，2017（4）.

[2]鲁绪波.高校实现档案电子化管理过程中存在的问题及相关建议[J].现代信息技术研究，2017（4）.

[3]马一微，马仲也.对高校档案电子化建设的几点思考[J].兰台世界，2000（2）.