浅析国有企业档案管理信息化建设

徐岚

[摘 要]现代化信息技术是时代的产物，也是当前生产生活实践中不可或缺的工具与支持手段，而且信息技术的应用能够极大程度上解放人力，为创新国有企业档案管理工作带来了有利契机。推动档案管理信息化建设，既能够解放人力，减轻档案管理者的工作负担，同时还可以提升资源调取与共享的效率，有效服务于国有企业的经营发展。国企在深度改革和创新档案管理的过程中，要积极引入信息化工具，创新管理手段，让信息化工具服务于国有企业的战略性发展。基于此，本文首先分析了国有企业档案管理信息化建设的必要性，进而分析了国有企业档案管理信息化建设的作用，最后分析了加强国有企业档案管理信息化建设的策略，希望能够为相关研究提供借鉴。

[关键词]国有企业；档案管理；信息化；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.093

[中图分类号]F272；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

档案管理是国有企业管理体系建设中不可忽略的一个部分，为企业的长远运营与战略性发展提供了重要的保障，但是传统的档案管理方法会耗费大量的人力物力与财力，并且无法保障档案管理的效率，不利于发挥档案管理的价值。信息化档案管理的实现则能改变过去的不良档案管理局面，提高企业的档案管理效率，既能够节省大量的资源，又可以加快资源共享的步伐，为国有企业的现代化进步注入动力。下面将重点就国有企业如何有效加强档案管理信息化建设进行探讨。

1 国有企业档案管理信息化建设的必要性

目前，全国范圍内都在不断强化云计算以及大数据，从而为国有企业信息化建设提出了更高的要求。档案管理部门在国有企业改革进程中扮演着重要角色，尤其是要配合国企对追踪企业运营管理活动和长期战略规划的相关工作给予信息数据资料的支持。所以，国有企业要积极推动档案管理信息化建设的力度，以适应国企的长远发展需要，为国企的战略性建设提供科学全面的信息支持，帮助国有企业做大做强。国企档案管理信息化建设的必要性主要体现在以下几个方面。第一，目前我国正在积极促进大数据时代建设，推动数字化发展以及网络与数据共享，已经成为当今社会的主流方向。受这一趋势的影响，市场经济朝着开放性、互通有无的方向发展，而国有企业是国民经济体系中不可或缺的一个组成部分，需要做好带头作用，在档案管理领域进行信息化建设以及尝试，拓宽企业的广阔发展渠道。第二，在档案管理中落实信息化管理，运用先进的信息技术是助推国有企业改革的关键举措。国有企业目前正处在创新的关键期，必须继往开来，在继承优秀传统的基础上进行创新，在这一过程中加强档案信息化建设是提升国企改革成效的关键措施。第三，档案信息化管理是促进国企文化建设的必备力量。国企档案除了记录了企业的经济运营活动，还记载了文化活动的相关信息，只有坚持创新档案管理，走信息化发展道路，才能推动整个架构的文化建设以及文化繁荣。

2 国有企业档案管理信息化建设的作用

在档案管理信息化实现后，国有企业在档案管理中将会显现出全新局面，档案信息化管理的突出作用主要体现在以下几个方面。第一，共享资源提升效率。在全新的“互联网+”时代，发达的信息化技术以及网络数据共享功能大幅提升了企业档案管理的便利性。目前，国有企业在积极开发与企业实际相符的服务器，力求迅速完成内部资源共享。以此为基础，国企档案管理部门可以借助网络完成各项档案信息的收集、汇总、存储、利用等操作，从而能够在极大程度上提升信息数据处理的效率，提高档案管理工作的落实效果。第二，高效查询利用档案。档案管理部门承担的一项重要任务就是提供信息查询和收集服务。过去各项操作均是借助纸质文件，通过发挥人力作用达到工作目的，但是耗时费力，也无法保证信息的准确性，而在信息化管理实现之后，可以在信息化系统中快速查找相关信息，做到及时搜索、即时应用，明显提高了档案管理的灵活性以及档案的利用价值。第三，迅速备份有效管理。传统的档案管理模式受客观因素，比如自然灾害与人为因素的影响很大，很容易出现档案损毁等情况，会影响档案的存储以及档案的安全完整性，而在信息化管理中还能够对其进行迅速复制与备份，既减少了对档案存储空间的要求，又便于存储查阅，提升了国企档案管理的成效。第四，帮助决策提升效益。档案管理部门在为国有企业决策提供信息数据支持方面发挥着重要作用，其中信息化的档案处理方法能够在档案管理中提升质量以及整合效率，为决策层做出科学决策提供根据，另外还能有效减少信息成本，可为国企效益增长提供助力。

3 加强国有企业档案管理信息化建设的策略

3.1 树立信息化档案管理理念

档案管理部门在国有企业的有序运转中发挥着重要的作用，目前部门的工作重点在于彻底改革过去的档案管理理念，积极引入信息化管理思想以及管理方法，彻底打破传统管理模式的束缚，积极解放人力，促进实现档案信息化建设目标。但是档案管理工作受落后管理思想的制约非常明显，主要表现在国企领导以及档案管理人员缺少对档案管理信息化的认识，也不能够准确把握其功能与应用价值，阻碍了信息化档案管理的落实。对此，国有企业必须从树立正确科学的信息化管理理念着手，用正确的管理思想指导档案信息化建设。一方面，国企领导要在思想上重视信息化管理，认识到信息化建设的必然趋势，并在档案信息化管理中发挥领导以及监督指导作用，尤其是要带领档案管理者改变落后思想，主动为信息化建设贡献力量。另一方面，国有企业要调动全体员工的积极性，使他们在一系列的信息化管理宣传中接受教育与指导，主动参与档案信息化建设，提高主人翁意识。

3.2 完善档案信息化管理制度

国有企业档案管理信息化建设正在如火如荼地开展，在比过程中获得了宝贵的经验，同时也收获了累累硕果，但是不难发现档案信息化管理的规范性较差，主要表现为信息化管理各个环节的安排比较杂乱无章，各项工作的开展非常混乱，无法有效捋清职责源头，难以保证责任落实。出现这一情况的一个重要原因在于信息化管理制度建设存在不足，不能为档案的现代化管理提供完善、规范的制度约束。考虑到这种情况，国有企业要积极推动档案信息化管理制度建设，确定信息化管理实践中各个岗位以及工作人员承担的职责与工作任务，把档案管理责任进行分解，全面提升管理人员的责任感以及警惕心，走规范化的信息化管理道路。另外，在网络档案流转、检索、使用等方面等方面都需要给出明确的制度要求，并结合管理级别分清权限限制档案资料可供使用的人员，维护档案的完整性以及有效性，改进信息化档案管理程序，为国企的有序运转创造良好的条件。

3.3 保障档案信息化管理安全

国企档案资料具有保密性的要求，所以维护档案安全是档案管理的重中之重。信息化时代是一个开放性的时代，对信息化档案管理的安全性有很高的要求，所以要在信息安全建设方面引起高度重视，建立起严密的安全保障体系。第一，完善硬件设施的安全保障。也就是说在档案管理中要关注硬件设施以及外部环境的安全性，定期检查周围环境、线路和设备的情况，做好安全预警工作，避免档案信息丢失或损坏。在日常管理中要坚持维修保养与日常巡查相结合；定期检查环境，做好保养监督工作，排查安全隐患。第二，提高网络安全保障体系的完善性。网络开放性强，虽然为人们的实际工作带来了极大的便利，但是一旦出现网络系统漏洞极有可能威胁信息安全，进而有可能會带来巨大损失。针对这一情况，需要积极完善防火墙技术，部署好内外网的网络安全保障工作；管理员要设置档案访问权限，开发或者是采购先进的数据库系统软件，保证数据安全性以及资源共享可靠性。

3.4 关注信息化人才教育培训

档案管理信息化建设的核心任务是充分发挥现代信息技术的功能与优势，转变落后的档案管理模式，以适应信息化时代的工作要求，规范新时期国企档案管理工作。信息化档案管理目标的达成，为档案管理人员的信息素养提出的越来越高的要求，合格的档案管理者除了要有专业素养以及丰富管理经验之外，必须具备完善的信息化才能。而且在如今的知识经济时代，人才队伍建设是重中之重，关系档案信息化建设的成败。在进行档案管理人才培训时，首先需要明确信息化档案管理对于工作人员素质能力的要求。网络与硬件维护、软件开发、档案处理、信息资源规范化建设、档案信息化管理系统操作等各个环节都需要专业化的档案管理人才，所以当务之急是打造复合型的人才队伍。国有企业在人才培养中可以坚持分类培养的原则，明确研究型、管理型与操作型人才缺一不可，而且要引导他们密切沟通配合，为国企档案信息化建设贡献力量。

4 结 语

在全面推动国有企业改革创新的进程中，如何加快国企档案管理的现代化改革步伐是重中之重，也是信息化技术手段应用的必然举措。在全面推动国企结构转型升级，落实企业战略性发展目标的过程中，必须要有各个方面的数据信息以及档案资料作为根本支撑。为提高档案管理的质量以及效率，满足档案现代化和智能化建设的需要，国有企业要把握信息化建设的方向，完善信息化管理措施，落实档案管理的现代化以及智能化。

主要参考文献

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