流动人员人事档案管理存在的问题及对策分析

王蕾

[摘 要]在市场经济背景下，随着流动人员总数不断增多，单位及个人互相选择的空间越来越大，从而导致流动人员的基本信息管理成为人事工作及社会管理的重要内容。本文首先介绍了国内流动人口人事档案管控的现况，进而阐述了几点科学的管理策略。

[关键词]人事档案；流动人员；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.094

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

人事档案资料记载了一个人的经历，既是个人历史资料的关键证明，还是企业人力部门提拔人才的关键依据。现阶段，随着市场经济体系的逐渐完善，人员流动情况非常普遍，而且人事档案管理活动缺少制度化、系统化。很多档案资料被投进社会便一去不复返，加大了档案管理工作的难度，并且还会形成诸多废弃资料，给人事档案管理造成了巨大阻碍。另外，产生大量废弃资料与档案遗失等现象会引起诸多烦琐的档案纠纷情况，导致企业人力部门提拔人才时没有科学的依据。简而言之，人事档案资料管理不当，会直接或间接给个人及社会带来巨大损失。所以，研究流动人口人事档案管理方面存在的问题，并制定科学的处理方法显得尤为重要。

1 流动人员人事档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理制度不完善

现阶段，国家在流动人才人事档案工作上還没有形成健全的管理制度，导致档案管理工作的专业化很难得到提升。其主要体现在以下两点：第一，有些不具有独立人事权的企业随意接收与管理流动人口档案资料，从而影响了档案管理工作的正常秩序；第二，没有制定完善的用人制度，很多档案管理者的素质较低，很难对人事档案资料进行专业化、标准化管理。

1.2 档案信息入档不完善

流动人口人事档案资料包含很多内容，如学历职称、简历、合同、职位任免等信息。但是，在人事档案工作中，难以完整地归档这些资料：一方面，流动人才的流动性大，加上有些单位不注重已调走员工的档案移交任务，而是让流动员工自带，从而极易造成人事档案信息遗失和不全。另一方面，用人组织在选聘流动人才以后，忽略了流动人才档案信息的采集和入档。

1.3 档案内容缺少准确性

人事档案信息既是单位合理应用流动人才的关键依据，还是流动人才享受各项福利待遇的基础。但是，有些流动者为追求个人利益，随意伪造档案内容，对年纪、工龄、党龄以及学历资料进行修改，极大影响了人事档案资料的准确性。

1.4 档案管理方式陈旧

流动人才人事档案工作需采用高效、简捷的现代化管理方式，由此降低档案管理者的劳动强度，提升档案管理的效率。但是，现阶段国内很多基层档案管理单位的管理方式比较陈旧，缺少足够的硬件设备，未引进科学的管理技术，导致档案管理工作的信息化程度不能满足信息化时代的发展要求，不利于提升档案资料的利用率。

1.5 档案管理违规现象查处不力

尽管监察单位、人社部、国家档案机构联合发布了《档案管理违法违纪行为处分规定》，但各级党委、政府机关监督管理不当。近些年，各地区的流动人才人事档案经常出现损坏、遗失、修改、伪造、泄密等诸多违规行为，责任机构、责任主体很少有被查惩的。

1.6 “弃档”情况较为严重

“弃档”主要指流动人员把自己的档案资料存放在人力资源交流中心和人才市场，也不和存档管理机构联系时间超过3年之上。流动人口的档案管理观念较为淡薄，并未认识到人事档案的重要性。很多流动人员特别是大中专人员对人事机制及人事档案工作缺少了解，在毕业以后均是进私企工作，认为“是否有人事档案都没关系”，只要能调动、控制、考评工作即可，而将档案弃之不管。

2 加强流动人员人事档案管理的难点

2.1 档案资料的完整性入档难

档案管理工作一定要确保其完整性，这是保证档案内容准确性的基础条件，在人事档案管理的过程中难以满足这个要求。由于流动人口的独特性，有些流动人才在调离原职位后，档案一般由本人管理，在找到工作以前，档案资料很可能会出现遗失的情况。

2.2 档案信息的标准化管理难

人事档案属于关键的数据信息，若要实现信息共享，就要充分发挥出档案的价值及作用，因此要加强档案的标准化管理。由于流动人才的职业较多，每个档案的内容都不同，实现标准化管理较难，许多档案依然以原始的结构模式存在，未得到及时更新，归档到人事档案管理机构的资料显得十分复杂、无序。

2.3 档案资料的查询与应用难

档案管理工作的最终目的是为了提高人事档案的利用率，若要迅速、精准地查询档案，当前还存在较大的难度。其主要原因是档案的数量较多、需求范围大、查询频率高、管理方式陈旧。

3 加强流动人才人事档案管理的方法

3.1 优化档案管理制度

国家要逐步规范流动人才人事档案管理组织，严格制约无管理资格机构随意接收与管理人事资料，切实保障流动人才人事档案工作顺利开展。档案管理单位要努力建设一支高素养的档案管理人才团队，需要具有较高的政治素养及专业水平。档案管理单位要实施持证上岗制度，定时对档案管理者进行职业道德培训及专业理论教育，进一步提升档案管理人员的管理效率。

3.2 完善档案管理采集工作

为了确保流动人才档案资料的完整性，需从档案信息的采集工作着手，建立完善的管理体制。首先，创建流动人才人事档案信息采集网络，结合档案产生的特征，综合采用定向采集、追踪采集、定时采集、补充采集等途径，防止造成档案信息采集遗漏。其次，确定用人机构、流动人才在人事档案信息采集入档方面的职责，并保证档案在流出和接收过程中的完整性。

3.3 严格管理档案的详细信息

在早期创建流动人才档案时，相关部门一定要仔细核查流动人口的身份证、技术资格证等各种资料，结合流动人口实践经历的变化立即调整档案内容，保证人事档案信息的准确性。而且，为了满足新时代的发展要求，还要及时调整流动人才人事档案的内容，令档案内容在基于传统与共性信息的前提下，可以突出體现个人专长、专业技能、理论知识、职业道德等各种情况。

3.4 提升人事档案工作的现代化能力

注重基层流动人口人事档案管理组织的基础设施创建，确保档案管理满足防火、防盗、避光、抗潮、抗蛀、抗高温等要求。而且，加速流动人才人事档案工作的信息化建设，采用信息化技术保存、检索、追踪入档人事档案资料，逐渐实现人事档案的现代化、档案信息电子化、档案管理网络化，令人事档案可以及时体现流动人口的成长经历，提升了人事档案的使用价值。

3.5 严肃人事档案工作的纪律

各级政府机构与人事服务组织要仔细落实中组部、人社部等单位及监察部门的各种要求，严肃纪律，优化制度，严格管理流动人口档案资料。针对违规行为，交由党委机构与政府人才资源社保部进行查处，根据情况的严重性给予当事人与相关责任主体批评教育及党纪、政纪惩处，对于触犯法律的，应依法追究法律责任。

3.6 确定人事档案工作的目标

确定人事档案工作的目标要做好以下工作。首先，在接收档案资料时，要保证内容的完整性与真实性。而且，对每份档案的准确性进行仔细核查，针对出现错误或是漏洞的档案资料要及时向档案的源头索要准确的信息。其次，注重提升档案管理者的专业素养，并从整体能力的考核上对档案管理者提出更高的要求，要求档案管理者持证上岗，既要确定各个管理者的工作分工，还要定期进行考评。最后，档案管理者需要仔细处理流动人才档案资料的采集、整理与编目工作，在对人事档案资料进行标准化管理时，加快流动人员档案工作的科学化、标准化、规范化建设。

3.7 转变档案管理者的观念

档案管理效果与档案管理者的观念息息相关，因此转变管理观念非常关键。档案管理机构要优化档案的采集工作，转变档案管理者的管理观念，创建完善的流动人才档案信息采集网络，以定期定向采集模式为主，以动态追踪的分散采集为辅，需转变以往的档案采集与存储方法，继续推行已开始局部应用的“人事立户”的管理模式。

3.8 创新档案管理形式

随着市场经济系统革新的逐渐深入，由此出现了人事代理机制，流动人才人事档案工作、薪资核算等相关工作由人才交流组织管理，而非由用人机构管理。这是一项全新的用人制度，解决了原来人事档案工作的封闭化、分散化等现况，逐渐朝着社会化、透明化的趋势发展。

4 结 语

新形势下，人员流动逐渐加快，人员流动开始变成常态，进而产生较大的流动人才人事档案管理缺陷，甚至形成诸多废弃资料，不利用开展人事档案管理工作。针对新的问题与挑战，需要提升关注度，仔细研究原因，采用科学的措施进一步优化国内流动人才档案管理。新时期，人才资源配备开始走向市场化，一定要转变档案管理工作的意识，革新档案管理信息系统，改变用人思想，为企业人力部门提拔人才提供重要的依据，科学配置社会资源。

主要参考文献

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