刍议现代医院人事档案管理的信息化建设

杨亦君

[摘 要] 人事档案管理属于医院人力资源管理不可缺少的组成部分之一。在信息技术飞速发展的今天，人们时间空间概念，思维方式均出现了变化，新的社会形势下，人事档案管理范围更广，内容有了新的延伸，庞大冗余的信息数据使得传统人事档案管理模式已无法满足社会经济发展要求，现阶段的人事档案管理应跟上时代发展步伐，摸索出更多可行的现代化管理路子，为医院的可持续发展服务。基于此，文章结合工作实际，针对新形势下现代医院人事档案管理工作的信息化建设策略给出了几点建议。

[关键词] 现代医院；人事档案管理；信息化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 057

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）15- 0144- 02

0 前 言

医院人事档案中所记录的大量信息均关系到医院职工的切身利益，具备证据性与法律性，可为职工的工资发放、职称评定、干部考核与人事纠纷提供依据参考。医院人事档案管理主要是对医院人力资源信息给予开发及利用，转变成经济效益，促进医院良好发展[1]。医院人事档案信息化建设即医院在人事档案管理活动中依靠计算机、网络等现代信息技术，来实现医院人事档案存储、利用等的高效快捷管理的一种现代化管理方式，更满足社会经济发展步伐与要求。

1 更新管理理念是实现医院档案管理信息化建设的基础

医院的可持续发展，业务技术水平的日益提升，关键还在于树立医院现代化管理理念，彻底抛弃过去的以人工手动方式进行成本管理的落后模式，推动信息化建设，发挥档案管理人员的职能作用，为医院人事档案管理工作的开展提供后劲。一方面医院最高领导层以及各科室管理人员需对人事档案管理信息化建设工作引起重视，在决策上支持信息化建设，并要求档案管理人员以认真负责的态度来做好本职工作[2]；另一方面，医院档案管理人员应具备信息化的管理意识，对时代发展与档案管理转型的必要性有清楚的认识，将人事档案信息化管理提上日程，达到档案管理信息化和办公室工作的制度化有机结合，实现文档一体化管理，来满足现代化发展水平与要求，提高医院档案管理时效性，实现档案查询、利用与开发的高效快捷。

2 增加资金投入是实现医院档案管理信息化建设的食粮

2.1 硬件建设

现代化的医院人事档案管理需有一套完整的硬件设备作保障，医院需增加资金方面的投入，保证各种设备（如多媒体设备、扫描仪、数据存储设备、打印机、传真机、投影仪等）均完整，以提高人力资源管理质量与水平，对医院智能化人力资源信息库的建构均有益。

2.2 软件建设

医院应增加资金投入力度，定期组织档案管理人员展开培训，培训内容包括综合素质的提升（如实事求是、严谨认真、从容应对各种问题等基本职业素质）和各项信息化管理新技术的应用等；培训方式相当多（如外出考察学习、在职进修与参加研讨会等），以此来达到提升现代化管理水平的目的，促其满足医院人事改革需求，为人事档案管理提供人才支持，展开新技术、新方法的研究，为医院硬件设备的建设提供软件支撑[3]。

3 加强网络安全防护管理是实现医院档案管理信息化建设的桥梁

医院人事档案信息资料在管理时应做到严格保密，不可泄密，若信息泄露会造成无法弥补的损失。所以，人事档案信息化建设应加强网络安全防护管理。（1）经正规渠道购买人事档案管理软件，以防软件漏洞出现数据泄密问题，并注意引入先进的网络安全防护系统，将数据被盗及流失概率控制到最低；（2）做好系统权限设置。医院人事档案管理系统的登录、访问权限均应设好密码，非管理人员无权更改或删除信息；（3）安装防火墙与杀毒软件，且始终保持开启状态，以免受病毒影响而使档案资料丢失；（4）加强硬件防护。因电子档案载体受环境因素的影响相当大，所以应加强对电子档案载体的检测与维护，做好信息的拷贝工作，实现多重备份，避免数据丢失，且原载体的保持时间应持续至4年以上，增强档案管理信息系统安全性。

4 规范与标准是实现医院档案管理信息化建设的目标

4.1 职责明确

结合医院实际，制定并严格执行医院人事档案管理著录细则，确保档案管理整理、收集、鉴定、著录、保管等不同环节均有序完成，实现有章可循，责任到人。

4.2 统一分类号

若要实现人事档案管理工作的优化与改进，在管理工作中可结合《中国档案分类法》展开分类，并结合人事档案管理的具体情况，制定满足要求的操作细则，再结合每个文件的具体特征利用关键词标识给予区分，并加强校审，对其中存在的分类错误进行纠正，达到前后标引一致，促进人事档案管理更加规范化、标准化。

4.3 拓寬档案收集范围

管理人员应通过定期与不定期彼此结合的方式，及时到医院内各科室进行档案材料的收集整理，消除材料收集渠道闭塞现象。尤其是记录了医护人员个人素质与综合业绩考评的文档，访问、学历、留学等证明材料，还有医务人员与医院间的劳动合同，辞退、解聘、岗位变动与奖励处分等材料，均应及时进行分类整理归档，丰富档案种类，使人事档案内容更全面，为档案资料的查阅、利用等提供依据凭证。

5 结 语

总之，人事档案管理信息化除了可使人事档案资料得到有效利用，还能增强医护人员工作效率，实现人事资料管理的规范化与科学化，属于有实用性、现代性的可行管理模式。而作为档案管理人员，时下的紧要任务即立足本职，大胆突破，敢于摆脱传统思想束缚，依靠现代化信息技术，促医院人事档案信息化管理水平不断提高，使医院发展水平再上新台阶。

主要参考文献

[1]郝小艳.医院人事档案管理信息化建设中存在的问题及对策探究[J].现代交际，2016（7）：235.

[2]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理，2014（4）：206-207.

[3]蒋业娟.浅谈医院人事档案管理现状和信息化管理[J].中国城市经济，2011（26）：326.