人事档案数字化管理与建设的探讨

杨阳

[摘 要] 随着信息技术的发展，越来越多的行业已经开始将本行业与信息技术融合到一起，提高工作效率。人事档案管理的数字化对人事档案管理效率有着重要影响。文章先对人事档案管理现状进行分析，然后提出人事档案数字化管理与建设的建议，旨在对人事档案数字化管理的发展提供帮助。

[关键词] 人事档案；管理现状；数字化管理；建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 058

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）15- 0146- 02

0 前 言

人事档案中所包含的内容非常广泛，不仅包括个人经历，同时也是组织对个人进行全面评估的参考。目前，我国人事档案信息管理还存在著一定的滞后性，需要对这些影响人事档案管理效率的因素进行总结，并对人事档案数字化管理和建设进行探讨，以促进人事档案管理效率的提升。

1 人事档案数字化管理与建设的必要性

1.1 人事档案数字化管理与建设是社会发展的需求

随着人事制度的改革，单位人员的流动性也逐渐增加，这就在无形中为人事档案管理工作增加了工作内容。且我国人事档案管理工作多数还要依靠人工的方式来进行查档和利用，不仅耗费人力和物力，同时也难以满足大规模变动所带来的工作需求。此外，在当今的社会，数字化办公已经成为每个单位发展的必然趋势，且在无纸化的发展过程中产生了大量的电子文件，使得人事档案管理工作面临着更大的改变。由此可见，人事档案数字化管理与建设是各个单位发展的必然，是社会发展的基本需求。

1.2 人事档案数字化管理是单位自身发展的需求

第一，表现在人事档案的收集方面。我国《人事档案管理制度》中规定，人事档案管理部门应当在人事档案材料形成的一个月之内将其主动移交到档案馆归档。但是很多时候都存在漏交、慢交等现象，使得人事档案的完整性受到威胁。而使用数字化管理方式来进行材料的收集能够实现部门之间的无缝对接，让人事档案相关资料自动上传到数据库中，增强档案收集的时效性。

第二，表现在人事档案的存储和使用方面。纸质档案的管理通常会有这样一种情况——资料存储的目的是为了使用方便，而资料的使用又会反过来影响存储的“寿命”，二者之间存在一定的矛盾性。而通过数字化管理形式，上述情况被有效解决，无论是存储还是使用，二者都互不影响，在使用的时候只需要在数据库中提取所需要的档案资料即可，不需要查阅原档文件，并且可以满足多人使用，在很大程度上提高了档案的使用效率。

第三，表现在人事档案的安全性方面。纸质档案在使用和保存的过程中存在着一定的安全威胁，容易导致数据信息的缺失。而人事档案数字化管理能够更好地保留原档文件，只需要通过借阅录入到数据库中的备份文件即可，杜绝篡改档案、数据遗失等情况的发生，保证档案的安全性。

2 人事档案数字化管理的现状

人事档案数字化管理为人事档案管理工作带来了极大方便，但与此同时，也存在着较多问题。

2.1 技术更新换代较快

人事档案的数字化管理对计算机系统、技术以及软件的依赖性是较大的。在实际情况中，计算机系统升级速度非常快、计算机技术的更新换代也较快，使得计算机软件、硬件系统之间很可能会出现不匹配的情况，使得部分文件无法有效读取，当人们需要调取相关资料的时候，则会导致资料不全，无法获得精准数据，影响了人事档案管理的效率。

2.2 档案信息管理安全问题

在信息化时代，数字化管理方式为管理工作带来很大方便，但是其中也存在着一定的档案信息管理安全问题。在网络背景下，大量的电脑病毒已经对数据安全造成威胁。虽然电脑中都会安装杀毒软件，但是并不能够完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，电脑黑客恶意攻击也会导致信息数据的缺失和丢失，导致人事档案数字化管理数据的安全性受到了非常大的考验。

2.3 信息数据的维护

人事档案管理所涉及的信息数据较多，通常都会有纸质+电子版共同管理。两种方式共同管理所产生的效果较好，但是其中也存在着一定的问题。比如：传统纸质的人事档案信息中，若是有改动，则改动的痕迹会很明显，很容易查找到修改的地方。但电子版管理中的数据若是进行修改，则不会留下改动痕迹，很难保证数据的可靠性，若是有心故意改动，则很难查看出来，这对数据的精准度来说是一个非常大的威胁。

2.4 管理人员的综合素质和能力

管理人员的综合素质和能力对人事档案数字化管理与建设有着直接的影响。从事档案管理的人员应当要具备较高的计算机操作能力和技术、现代化管理观念、完善的管理体系等。但是在现阶段的人事档案管理中，一些管理人员的管理观念较为落后，认为数字化管理方式使用起来不方便，技术难学，同时也不具备先进的管理能力和计算机操作能力，使得人事档案数字化管理效率低下。此外，由于人事档案管理人员的计算机操作能力有限，当病毒入侵计算机的时候，无法正确应对，导致相关数据的缺失，影响管理效率。

3 人事档案数字化管理与建设的策略

面对人事档案数字化管理与建设中存在的不足之处，相关单位应当要采取适当的措施来加强人事档案数字化管理与建设。

3.1 建立完善的数据库

为了促进人事档案数字化管理和建设，需要有完善的数据库来“承载”和存储人事档案数据，一方面能够为信息数据的录入和储存提供良好的硬件配置，另一方面也能够避免数据出现缺失的现象和情况发生。在实际情况中，单位可以通过以下方式来建立完善的数据库：第一，不同单位的人事档案建立需要根据单位的整体规模来制定，在计算机技术的支持下，将人事档案及时录入到系统中，并完善各个模块的功能，如：存储功能、查找功能、同步功能、备份功能等。第二，逐步实现人事档案数据的数字化，单位人事档案管理部门应当要派遣专员严格审核纸质版档案数据，并对其进行综合编辑，将其以更加简洁的形式录入到数据库中。在此过程中，需要有专门的人员对纸质版材料和电子版材料进行对比，避免相关数据信息出现错误、遗漏等现象，保证数据的准确性。第三，数据库的建立可以分为两方面，一方面是前台操作系统，另一方面是后台操作系统。前台操作系统的主要功能是能够实时对计算机内的人事档案资料进行检索、整理、查询等，以简单、快速为主要特点，提高人事档案数字化管理的效率。后台操作系统的主要功能是能够方便专门的管理人员对人事档案进行修改和完善的，保证数据的科学和完整。

3.2 加强信息安全管理

为了提高人事档案数字化管理的效率，需要通过适当的方式来加强信息安全管理，保证数据信息的安全。第一，人事档案管理部门应当要高度重视数字化管理与建设，将人事档案管理逐渐向着多元化、服务化方向转变。第二，加强管理系统及数据库的安全管理。虽然病毒会入侵电脑，但是只要管理人员不随意下载无关软件、不随意打开陌生网页、注重日常的杀毒和管理，那么就可以在最大程度上避免病毒的侵入，保证人事档案相关信息数据的安全。条件允许的情况下，可以加強局域网的安全管理，降低黑客入侵的概率。第三，实现数据信息共享。单位内部人事档案信息是不对外开放的，因此，在企业内部，人事档案信息数据可以与相关部门共享，一方面能够加大信息管理的效率，另一方面也能够加强部门之间的交流，促进单位信息的全面管理。

3.3 系统的设定和维护

受到系统更新换代速度以及计算机病毒的影响，若是单位没有定期对设备及系统进行维护，那么就很容易导致数据丢失，甚至整个计算机系统崩溃的现象产生。为了保证信息的真实性，需要定期对系统升级、硬件配置等方面进行维护。第一，选取合适的操作系统和软件，将人事档案的信息数据录入到其中，避免不合适的系统和软件影响管理效果。第二，单位人事档案相关管理部门应当要派遣专员对计算机系统、相关管理软件以及计算机硬件进行全面检查，包括环境方面、软硬件的质量方面、计算机运行情况等，一方面避免外界环境对计算机的使用产生影响（如：外来磁场、有害气体、灰尘、光线、空气湿度等因素），另一方面也能够保证计算机内部系统的正常使用，促进所有管理工作有序进行。

3.4 提升管理人员的综合素质

管理人员综合素质的提升是提高人事档案数字化管理效率的有效途径。因此，单位应当要通过适当的方式来提升管理人员的综合素质。在实际情况中，单位可以参考以下内容：第一，定期培训。对人事档案管理人员来说，除了要具备完善且先进的管理观念和管理能力外，同时还要能够熟练掌握计算机操作技术、软件的使用能力等。因此，单位应当定期对人事档案管理人员进行培训，一方面培训其管理能力，另一方面培训其计算机操作能力，循序渐进提高人事档案管理人员的综合素质。第二，提高管理人员的招聘要求。对新进单位的管理人员来说，应当要适当提高准入的门槛，招聘一些综合能力较强的人才进入到人事档案管理部门，以便能够从源头上提高人事档案数字化管理的整体效率。第三，高素质人才的输送。高校是培养高素质人才的摇篮，高校应当要与单位做好对接，并以此为基础加大力度培养单位所需的高素质人才，这样不仅能够提高管理人才的综合素质，同时也能够解决学生就业问题，是一个一举多得的方式。

4 结 语

综上所述，随着信息技术的发展及其在各行各业中的渗透，人事档案管理也应当要适当做出改革，抛弃旧有的管理观念和模式，借助计算机技术，对档案资料进行全面的管理和利用，提高人事档案的管理效率和使用价值，在保证档案资料安全完整的同时，为单位的发展奠定良好的基础。

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