文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨

冯治霞

[摘 要] 伴随着我国社会经济持续不断增长，我国事业单位也取得了不错的工作成就，然而，在文书档案管理中还存在很多不足之处，不能顺应当下快速发展的新趋势，需要相关文书档案管理人员提升自身的创新意识，投入更多的精力去完善文书档案工作。文书档案在事业单位管理中具有重要影响和价值。对此，从文书档案整理对事业单位效能化发展的角度出发，对其进行全面、深刻的分析和讨论，以便从中寻找更多、科学、合理、的最佳路径，进一步完善事业单位管理中的文书档案工作。[关键词] 文书档案；事业单位；效能化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 059

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）15- 0148- 02

0 前 言

文书档案始终贯彻着事业单位发展的所有历程，它详细深刻地记录着事业单位走过的各种艰辛路程，保存着很多事业单位发展历程中的重要经验。它是企业事业单位取得丰功伟绩的直接见证者，同时也是企事业单位健康、持续发展的重要保障和基础。它的存在在企事业单位中具有关键性的作用。

1 文书档案概况

文书档案是很多机关、企事业单位在日常发展过程中逐渐总结、演变出来的，一般包含相关文件公告，批复、文件通知、会议记录纲要，相关重要信息的总结、归纳等。这种类型档案比较多，而且形式都大同小异，其本质功能并没有太大的变化。因此，就以这种称呼来概括了，这种称呼对这类档案的管理工作具有一定的指导性意义。当然，也有一些业内专家或者学者喜欢把这类文书档案和科学技术档案归纳在一起，形成统一的称呼。经过文书档案管理工作的不断完善，文书档案也在朝向更加、科学、合理、稳定的方向前进[1]。

2 文书档案管理日常出现的一些问题

2.1 文书档案的重要性得不到重视

以往很多事业单位对于文书档案管理都不怎么关注，觉得文书档案没有太大意义价值，因此，就没有在这方面投入更多的时间和精力。这种问题间接增加了文书档案管理工作的难度。文书档案管理在企业事业单位中的地位逐渐下降，越来越卑微，得不到应有的重视和关注。文档相关的重要意义和价值也就得不到更好的表现机会。文档管理工作相关的很多信息资源，忽略了很多文档信息收集，这对企事业日后长期发展带来不利的影响。文档采集是文档工作管理中最基本的，同时起的作用也是不可忽视的。假设文档没有收集全，或者遗漏了很多信息资源，那么就会导致文档缺乏实质性的信息资源、对于文档管理系统带来非常大的不利影响因素。有可能会造成部分重要信息资源的丢失[2]。

2.2 文书档案管理机制不健全

随着互联网网络信息技术的持续迅猛发展，以往的文书档案管理工作明显存在滞后性，完全不适合当下新的社会发展趋势。需要与时俱进，勇敢地去拥抱网络信息化技术的发展。当下有很多电子设备、仪器，计算器网络设备，等普遍得到应用。这些电子信息技术设备的出现，直接改变了以往的手写文书档案管理工作。现代化的文书档案管理不再受以往的条件约束，它具有非常强大的重要特征：保存文档时间长，便于相关人员对其进行保护，它的安全性能够得到有效的保障。这种发展情况下，纸质文档、电子文档管理方式将一去不返还。

2.3 文书档案相关基础设施过于陈旧

文书档案始终贯彻着事业单位发展的所有历程，它详细深刻的记录着事业单位走过的各种艰辛路程，保存着很多事业单位发展历程中的重要经验。它是企业事业单位取得丰功伟绩的直接见证者。然而，当下文书档案基础设施相关设备太过于陈旧，文书档案使用效率低下，不能满足更多企业、事业相关单位的需求。需要对相关文书档案基础设施进行改善、升级，运用现代化高性能网络信息设备，来巩固文书档案的功能和发展。让更多的企业、事业相关单位能够享受到现代化技术带来的新服务，方便它们查找有价值的文档[3]。

3 文书档案的价值以及管理

3.1 文档管理是档案管理中的基础

文档管理在档案信息管理过程中占有举足轻重的重要地位和价值，反过来，完善的档案管理能够在很大程度上保全文档的完备性。运用科学、合理的方式对文档管理系统进行管理，可以保障每个分类都能够方便查询。在对文档归类、资源整合程序中，还要对相关文档进行科学审查、了解，从中寻找一些潜在性的问题和不足，这在某种程度上对档案采集与资源整合工作起到了一定的监管作用。

大多数事业单位在对档案管理工作程序时，都是以文档管理作为入手点展开进行其他工作。在不同类目下边寻找需要的相关内容，在此项操作中，可以使用现代化的电子查询系统来对不同文件进行辨别和查询。

以往很多事业相关单位对于文书档案管理的不重视，导致文书档案管理在企业事业单位中的地位逐渐下降。文档相关的重要意义和价值也就得不到更好的表现机会。

近些年，随着文书档案管理的持续不断完善，逐渐引起很多企业、事业相关单位的重视和支持。它们开始对其进行投资资金、购买相关现代化网络设备，完善文书档案的各项基础功能，使得文书档案在新时代发展下，发挥其自身拥有的价值和意义。为企业、事业相关单位持续、长久发展提供了源源不断的力量[4]。

3.2 文档管理可以挖掘出更多的档案信息库价值

以往的稳定资料信息库使用效率比较低下，档案管理也是模糊不清，为了进一步生态文档资料信息存储库的价值，一定要科学、合理地进行档案管理，尤其那些零星不堪的文档，查找起来非常困难，很难找到真实性的有价值的文档信息资料，即使找到了一些文档资料但是都缺乏一定的衔接性，不能真实有效的反映社会实际情况。不同程度上也影响了文档之间的重要联系性。因此为了能够科学、合理的规范文档的先后顺序，客观直接反映出来文檔之间的关键环节联系性，要把文档的主要本质价值内容给表现出来，这样使得文档的归类更加明目清晰，同时也极大方便了以后文档的查找和审阅。

3.3 采用科学合理的方式对文书档案管理进行资源整合优化

文档管理工作对档案收集效率具有直接影响，不仅可以提高文档收集的效率，而且还能够很大程度上提升文档收集资料的质量。在经过文档系统对所有文档进行合理的归类之后，将大大加强事业单位文档保存的管理力度，进一步推动未来现代化文档查阅系统的快速发展。从而给文档查询、阅读、带来更多的方便。文档管理对文献重要资源的开发起着不容忽视的重要作用，文档管理要以科学、合理、规范的发展理念为前提，持续不断地对文档相关工作进行优化、整理。某种程度上提升了文档管理的效率，在对档案管理工作品质上也起到了巨大的促进作用，在很大程度上保障了企业、事业单位的持续发展空间。

3.4 创造现代数字化文书档案

在社会经济大发展的背景下，信息网络技术更是以超快的速度引领各行各业的发生变化。在文书档案管理中应该充分地运用现代数字信息技术，把以往运行效率低下的文件通过现代化信息技术转化为现代化数字文件，对于一些电子文件类要先转换为数字文件再进行其他操作。通过相关人员和相关现代化数字设备采集更多的信息资源，提升文书档案管理的使用效率和价值，使得文档管理工作迈上一个新台阶。

組织相关技术人员创建文档软件综合服务系统。通过与现代网络信息技术的有效嫁接不仅可以提升文书档案的使用效率问题，而且，在很大程度上保障了文档相关信息资源的质量，实现整个文档管理工作的现代信息化目的。因此，现代化的文档综合服务系统具有新颖、高效、便于使用的各种特点，也是完成文档管理工作必不可少的重要因素。在对文档管理程序当中，不仅要重视文档管理的使用效率、质量，而且还要投入更多时间和精力去保障文档管理的安全机制。完整的安全管理体系，能够快速推进文档管理信息化的创建进程，使其尽快完成[5]。

3.5 完善文书档案基础设施

文书档案是很多机关、企事业单位在日常发展过程中逐渐总结、演变出来的，一般包含相关文件公告，批复、文件通知、会议记录纲要，相关重要信息的总结、归纳等。这种类型档案比较多，而且形式都大同小异，其本质功能并没有太大的变化。因此，就以这种称呼来概括，这种称呼对这类档案的管理工作具有一定的指导性意义。现代化的文书档案建设，少不了要投入更多的资金采购网络信息设备，如，路由器、交换机、电脑、网络传输网线、硬盘等相关电子网络配件。只有具备了这些最基础的硬件设施，才能创建现代化的新颖的文书档案系统，改善以往落后的文书档案管理模式，与时俱进，紧跟时代发展脚步，不断完善文书档案管理工作，为更多企业、事业单位提供更加便捷的查询文档途径和服务，最大程度发挥文书档案的价值。

4 总 结

文书档案记录了事业相关单位发展的所有足迹，它是事业相关单位从弱小到强大的见证者，它能有效把事业相关单位发展中遇到的问题以及相关经验进行综合性的归类，整合所有与事业相关单位的优秀资源，从而形成一个海量的信息数据库。当下，信息技术发展快速，应该充分运用这现代化网络信息技术，使得文书档案管理发展再上一个新的台阶。文书档案在企业、事业相关单位发展中起着举足轻重的作用，并且也是它们再创辉煌佳绩的重要保障。

主要参考文献

[1]和炜. 事业单位文书档案的规范化管理[J]. 办公室业务， 2017（12）：131-132.

[2]杨立. 探究事业单位文书档案的规范化管理[J]. 神州， 2017（19）：267.

[3]王明罡. 新常态下对加强事业单位文书档案管理的思考[J]. 办公室业务，2017（10）：80.

[4]刘国萍. 新时期加强事业单位文书档案管理的思考[J]. 才智， 2017（22）：249.