企业档案安全体系建设和有效利用对策

王玉瑾

[摘 要] 企业档案是企业和企业员工在过去的生产经营活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是企业发展和企业员工经历的真实记录，是构成企业核心竞争力的要素。档案又是一种重要的社会信息资源，企业应重视其资源所含信息的开发利用，挖掘其背后蕴藏的潜在价值，实现档案资源共享，充分发挥档案利用价值。

[关键词] 企业档案；信息利用；保管保护

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 062

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）15- 0154- 02

0 前 言

在企业发展的进程中，档案完整地记录了生产、经营、管理、文化等方面的成果，是技术和知识储备的重要形式，是构成公司核心竞争力的重点要素之一。如何对档案载体进行保管，使其内容在安全环境中保持完整、齐全、连续、有效的利用并发挥档案的作用就显得尤为重要。

1 企业档案的地位和作用

企业档案是企业创新和发展的重要依据，更是企业的核心信息资源，凝聚着前人经验和智慧的巨大宝库。档案工作是企业基础工作的重要组成部分，需要不断积累和丰富，重视企业档案安全体系建设和有效利用。充分发挥好、利用好档案资源，总结成功经验，吸取历史教训，为企业市场信息分析、生产经营决策到提供科学依据，不断提高企业综合管理能力，对推动企业发展和提高经济效益产生积极作用。

1.1 档案是企业历史进化和知识的积累

企业档案的显著特征：一是历史价值；二是凭证价值；三是利用价值。档案的现实作用，清晰的反映了企业各项工作社会实践活动，也是企业生产经营管理过程中形成的知识。例如一个油气田的勘探和开发，从地震资料的处理解释到圈闭的识别发现，从油藏的精细描述、模拟到开发方案的编制，都离不开档案原生信息的相互支撑和应用。

1.2 档案是企业的核心信息资源

档案是不可再生的资源，是企业的重要知识资产，真实系统准确有效，丰富的馆藏质量体现了档案信息资源中的潜在价值。包括企业改革发展的整个历史进程，前进过程中遇到的问题、面临的困难、以及存在的矛盾、应对的策略、解决的办法、积累的经验等，为企业的创新创业，转变思维，科学发展提供了有力的信息支持和使用价值。生产技术人员从馆藏的科技档案中，提取井口坐标和测斜数据，为井控防碰提供了有力的数据支撑。

1.3 新理念下档案工作的目标定位与功能定位

档案工作的目标定位：珍存企业记忆，提升企业价值，构建知识平台，实现信息共享。

档案工作的功能定位：是企业文化的积淀，记忆中心；也是企业创新的源泉，知识的中心。

2 企业档案安全体系潜在的威胁

随着企业的可持续发展与进步，档案资源发挥着不可或缺的重要作用。实体档案的安全和网络信息化办公还存在很多潜在风险，需要进一步加强档案人员的安全防范意识，发现问题及时整改，完善档案安全保护制度，提高安全风险防控能力。

2.1 缺乏突发事件的应变能力

档案馆是永久保管档案实体的基地，险情隐患随时存在，档案人员日常应急演练和针对性的训练工作不足，防范手段不完善，安全管理意识不强等。突发事件发生时，快速有效救援难以真正发挥作用，抢险救灾的决策与协调缺少应对措施。

2.2 缺乏档案安全保护意识和措施

目前档案工作中管理不够规范，规章制度不健全，同时缺乏对新调入人员系统性教育培训，老档案人员没有起到以老带新的骨干作用；档案人员思想麻痹大意，安全意识不强；相关措施不得力。因此，安全保护工作是档案最重要的基础工作之一，需要从制度体系、管理方式等方面入手。

2.3 缺乏档案信息安全的思维

档案人员工作责任感强弱不同，网络安全意识淡化，以致档案信息安全存在潜在风险。强化档案信息管理人员的职业道德，增强防范安全风险意识，进一步加大对档案管理人员定期进行计算机、信息安全等技能培训力度，普及信息安全相关法律及技术知识，提高档案人员综合素养，保障档案信息的安全，成为目前需要解决的问题。

3 档案建设的安全体系和有效利用对策

3.1 筑牢档案安全体系

为确保实体和数字化档案的安全，要不断加强档案安全体系建设，不断完善档案安全的软硬件建设。基础设施建设是硬件完善，制度规范建设是软件提升。档案安全体系建设包含三个层面：（1）档案实体的安全是根本，确保不损毁，不丢失；（2）档案信息的安全最低标准是确保不失密，不泄密；（3）确保档案的完整齐全是基础，尽量延长档案实体保存时限。

3.1.1 着力提升档案工作者的安全意识

强化档案人员安全意识教育，克服麻痹思想，增强忧患意识。重点提升档案工作者的风险识别意识、风险防范意识和主体责任意识，构筑坚固的思想防线。不断提高档案人员的业务能力，确保应归档文件资料的齐全完整准确，做到确认依据齐全充分，各类档案“应归尽归”。应用电子档案管理系统开展各类档案的归档工作，进一步深化档案著录。

3.1.2 完善档案信息安全制度

数字档案信息的安全保障工作，应当从设备、网络、系统、数据等各个方面、各个环节加强安全管理，以完备的防范体系来保证数字档案信息万无一失。电子文件是一种易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的信息，特别是它还是一种不能直接识读而必须依赖于特定设备和软件才能被读取的信息，应建立完善的管理制度和规程，解决好电子文件的保真、保密、保存、保读取等问题。

3.1.3 筑牢档案安全工作基础

①以完善保障为本，档案部门要构筑人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系；②严格落实安全责任，按照***總书记提出的“党政同责、一岗双责、失职追责”的要求，做到各负其责、勇于担责，筑牢确保档案安全的每一道防线；③不断加强内部管理，把安全制度、保障措施落到实处；④最大限度减少损失，对突发灾害、事件造成档案损失的，一定要尽快对受损档案采取修复和保护措施，避免造成更大损失；⑤档案部门要按照国家、企业内部管理规定，准确把握政策导向，结合工作实际，落实专人整理和保管，档案室不允许外人进入并查阅。强化安全检查发现隐患及时整改，严格履行借阅、查阅、登记手续。非档案管理工作人员不得私自查阅档案资料，维护案卷的完整，准确与安全；⑥档案库房符合防火、防震、防光、防盗、防虫蛀等条件，严禁烟火，以“零容忍”的态度对待档案安全隐患，强化制度，确保不发生一起档案安全事故。

3.2 提升档案开发利用效率的对策

3.2.1 更新观念，向开发利用转变

顺应新时代的要求，尽快转变过去的陈旧思想理念，从过去重视保存、审批单按手工查阅提供资料的传统做法，向重视档案资源有效开发利用转移。进一步深化档案著录，通过各种方式为利用者提供及时、准确、有效的档案信息，运用好档案大数据为产品设计、新技术研发、生产经营等及时提供咨询服务。档案人员要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感，通过多种形式宣传档案工作的重要性，不断增强企业各岗位综合利用档案的意识，形成良性循环，有效提升开发利用档案效率。

3.2.2 为科学决策和提高企业竞争力服务

企业档案信息资源作为企业技术和知识储备的重要形式，是企业其赖以生存和可持续发展的重要核心资源，充分有效地利用档案资源，为企业科学合理决策管理提供有力支撑。

（1）加强档案研究，助力企業科学决策。决策是以预测为前提的，准确预测的根据是过去和现在的各种信息，档案是决策者获取信息的重要来源，能够帮助管理层提升正确决策能力。加强研究企业档案信息资源，分析判断市场变化状况和发展趋势，从而来确定决策的目标，及时地做出准确判断和正确决策。2015年公司档案管理职能部门，组织大量人力物力，把馆藏历史档案进行了著录和扫描，实施纸质档案数字化工作，很好地促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，极大地方便了查阅和相关资料研究，为公司科学决策提供了依据。（2）加强档案研究，不断增强竞争力。企业档案是支撑企业前行的重要“杠杆，是企业发展的有力支撑。企业档案综合高效开发利用是档案工作为企业服务，提高企业综合竞争能力的直接手段。规范企业档案工作，须加强自身基础建设。突出档案管理人员观念转变与思维创新，推动档案管理社会化与市场化，加强档案信息化建设与网络服务水平。大力开发利用企业档案信息资源，可以使企业及时、准确地收集、掌握信息，为企业在激烈的市场竞争中找准自己的发展方向，抢先开拓市场、占有市场。（3）加强档案研究，为人力资源开发服务。***总书记 “用人得当，就要科学合理使用干部，也就是说要用当其时、用其所长；用什么人、用在什么岗位，一定要从工作需要出发，以事择人，不能简单把职位作为奖励干部的手段”的重要论述，为用好干部指明了方向。公司人事档案数量大、材料全、内容多，是评价和使用员工的基本凭证和重要依据。充分发挥人事档案作用，对领导及员工的特长、业绩、素质、能力等进行综合分析，按照“以岗选人、以事择人”原则，选人、用人、育人、留人，调动了领导及员工的积极性，发挥他们了特长，提高了管理效率，增强了管理活力，从而为企业创造更大的效益。

3.2.3 开展档案编研工作

根据公司内部不同发展阶段的需要，结合库藏档案资源积极挖掘档案情报，利用档案信息，有计划、有步骤地提出编研课题，开发出具有较强指导性和实用性的档案编研成果。或者以职能部门为主、档案部门协调配合，或者档案部门和公司所属单位联合编研的方式开展专项编研工作，汇编出高水平、深层次的档案信息成果。充分提高档案的利用效率，发挥档案的作用。

4 结 语

总而言之，探索档案工作的新思路、新方法，与时俱进，开拓创新，不断提升档案工作水平，扎实推进档案基础工作和数字化建设，发挥档案服务功能，拓展档案资源的利用范围和内容，最大限度为企业的发展做出贡献。

主要参考文献

[1]宋萍萍.集团企业档案共享服务平台建设探析[J].中国档案，2017（5）.

[2]陈延寿.企业信息资源的开发与利用[J].现代情报，2005（7）.

[3]张文元.电子文件全过程管理中监管研究[J].档案管理，2014（1）.

[4]杨少云.浅析企业档案管理工作中保密的重要性[J].现代国企研究， 2016（9）.

[5]王英玮.专门档案管理[J].第3版.北京：中国人民大学出版社，2011.