联络员制度在高校人事档案材料收集中的应用

[摘 要] 人事档案材料收集是人事档案管理工作的首要环节。建立联络员制度，完善人事档案材料收集体系，有助于形成畅通的人事档案材料收集网络。构建有效的人事档案材料收集责任制，是切实做好人事档案收集归档工作的有力保障。

[关键词] 人事档案；联络员；收集

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 064

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）15- 0158- 04

0 前 言

人事档案材料收集是人事档案工作的基础，其工作质量的好坏直接影响到后续的整理、保管、利用等环节。当前时期，高等院校多实行校院两级管理制度，虽然高校人事档案根据权限一般由组织人事部门统一管理，但人事档案管理绝非完全依靠管档部门。如人事档案材料的收集，就需要其他各二级单位，特别是档案材料形成单位的协助。而现行的档案材料收集主要依靠档案管理人员主动索要，使材料收集工作存在不及时、不全面等问题[1]。人事档案联络员制度是保证人事档案材料收集完整性、时效性的有效途径。建立联络员制度，完善人事档案材料收集体系，有助于形成畅通的人事档案材料收集网络、构建有效的人事档案材料收集责任制。

1 建立人事档案联络员制度

1.1 联络员对象及职责

健全人事档案联络员制度，首先要在校内各单位（含职能部门、二级学院）设立人事档案工作联络员，并由人事档案管理部门备案。选取的联络员须为在编在岗人员、中共党员，要求政治可靠、责任心强。联络员应保持相对稳定，如因工作调动或其他情况需要调整的，应尽快重新上报并做好工作交接。其次要明确联络员的工作职责。总的来说，人事档案联络员的职责如下：参加人事档案管理部门的培训，接受业务指导；负责做好本单位人事档案材料的收集和报送工作，对本单位产生的档案材料，应在规定时间内及时报送人事档案室归档，并按规定履行接收和移交登记手续；协助学校管档部门做好人事档案信息工作。

1.2 联络员工作要求

健全人事档案联络员制度，还须对联络员的工作要求做出规定：

（1）档案材料一经产生，须于一个月内送交人事档案室归档，并按规定填写《人事档案材料报送单》履行移交登记手续，不得积压、延误或擅自扣留。

（2）收集、送交的档案材料须为对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备、办理完毕的正式材料，严禁涂改、贴补或做其他任何技术处理。

（3）归档材料一般应使用A4纸型（长297 mm，宽210 mm）。材料左边应留有25 mm的装订边。表格或文本要居于版面正中，双面打印的材料正反面的内容要对齐、不错位，文字必须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书寫，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

（4）归档材料一般应为原件。证书、证件等特殊情况需要复印存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或其人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

（5）档案材料在收集、报送过程中，不得丢失、损坏材料，不得泄露材料的内容。

2 完善人事档案材料收集体系

人事档案联络员的基础任务是妥善收集人事档案材料，保证材料收集的完整性。人事档案管理人员在此基础上对档案材料进行补充收集，保证材料收集的时效性。人事档案联络员、管理人员共同组成了档案材料收集队伍，联络员分散收集、管理人员集中补充的方式构成了档案材料收集体系。无论是联络员还是管理人员，都应明确人事档案材料收集范围以及材料报送的程序和时限。

2.1 人事档案材料重点收集范围

由于各部门形成的材料不同，为便于开展工作，人事档案管理部门可根据学校工作实际，有针对性地细化、明确收集范围。现将高校人事档案主要材料名称、涉及的责任单位及注意事项列出如表1“清单”，以供参考。

在进行人事档案 材料的收集时，还需注重材料的完整性和规范性。如履历表须贴照片、本人签字、盖公章；证书复印件须由组织人事部门盖章；荣誉证书、表彰决定复印件要归档的，每份材料要核对后加盖组织人事部门公章；对于处分材料，要注意其成套性，手续要齐全。

2.2 人事档案材料的报送时限及程序

形成和审批材料的二级单位联络员要明确掌握档案材料的形成信息，将材料由事后收集变成事前介入、事中参与，在一定程度上保证材料的真实可靠[2]。对于一些有固定形成时间的常规材料，联络员应在确定的时间内移交，如年度考核表、工资审批表等应在工作完成后的一个月内收集完毕并移交；对非固定时间形成的材料，通常一年收集并移交一次。应归档材料收集后，须填写《人事档案材料报送单》，由联络员确认、分管领导审批后统一报送至人事档案部门，由人事档案管理人员进行整理归档。除接收联络员上报的材料之外，管理人员还应密切关注学校各相关部门工作动态，及时了解教职工职务、职称、学历学位变动等情况，以便第一时间与相关联络员取得联系，跟踪收集补充相应的任免、职称评审、学历学位等材料，以提高教职工人事档案的完整性[3]。

3 结 语

建立联络员制度，完善人事档案材料收集体系，是切实做好人事档案收集归档工作的有力保障。在制度制定层面，要确定联络员人选及联络员职能、明确材料收集范围及报送要求。除此之外，在制度落实层面，须注意以下两点。首先，要加强教育，提高认识[4]。人事档案部门要不定期对联络员进行培训，在人事档案政策、知识方面给予指导，将其培养成为技术水平高、业务能力强的干部，更好地为人事档案工作服务。其次，要细化要求，强化责任。切实执行校、院两级联络员制度，形成由联络员经办、二级单位领导分管的责任制，并定期检查制度执行情况，把联络员的档案工作实绩作为其年度考核的重要方面。档案管理员要加强与各联络员的联系，对其工作进行督促和指导，对存在的问题提出改进意见和建议。

主要参考文献

[1]宁爱凤，柴艳杰，卢伶俐.校院两级管理中，学院人事档案收集利用管理初探[J].消费导刊，2008（5）：102.

[2]闫冬.加强制度创新提高干部档案管理水平[J].神州，2013（2）：256.

[3]钱剑群.学校干部人事档案材料收集三大要务[J].浙江档案，2012（7）：61.

[4]刘焕.广水市组织人事部门聘请档案联络员严把档案材料“入口关”[J].湖北档案，1999（3）：43.