小型外国专家管理信息系统的设计及快速实现

高倩

[摘 要]针对外国专家来访频繁、管理难度不断提高的现状，本文设计并实现了一个小型外国专家管理信息系统。该系统采用Microsoft Office Access开发，主要实现了专家信息管理、会议信息管理及项目信息管理的功能需要。应用结果表明，该管理信息系统可用于辅助日常工作，能够有效提高管理效率。该管理信息系统的开发简单、快速，为其他管理人员自行开发相应的管理工具提供了借鉴。

[关键词]外国专家；信息系统；实现

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.065

[中图分类号]TP3115 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-03

0 引 言

随着经济全球化的不断深入与发展，国际交流与合作已成为推进科技发展、培养创新人才、提高科技实力、促进产业升级和改善国际关系的重要手段与支撑。随着国际交流与合作项目的日益增多，外国专家来访愈加频繁，使外国专家管理难度不断提高。借助信息化手段，设计开发一个外国专家管理信息系统，成为很多一线管理人员有效进行外国专家管理的选择。笔者结合科研单位外国专家管理工作经验，通过对所管理业务及工作流程进行分析与总结，利用Microsoft Office Access开发简单、方便使用的特点，实现了可视化的国外专家管理信息系统。该系统开发简单、无须编程经验，与实际工作需要结合紧密，在方便工作、便于信息共享的同时，为提升外国专家管理工作的效率和管理水平提供了保障。

1 开发环境的选择

笔者从事外国专家一线管理工作，了解业务流程与操作，对管理信息系统有强烈需要，明确系统所需功能。因无满足工作需要的现有外国专家管理信息系统，且自身系统开发精力有限，作者选择使用Microsoft Office Access进行管理信息系统的开发。Microsoft Office Access作为桌面型关系数据库，单位普通办公电脑默认安装，无须额外安装数据库软件；界面友好、便于操作，使用鼠标便可实现数据库的创建及操作，开发方便、简单；具有较强的数据处理、统计分析能力；具有窗体对象，可开发用户界面，避免直接操作数据表，规范数据输入。

2 外国专家管理信息系统需求分析

管理信息系统的设计主要用于收集、传递、储存、维护和使用相关信息。作为外国专家一线管理工作人员，日常外国专家管理工作过程中涉及的操作类工作主要包括外国专家聘请项目的计划及申报、专家的沟通及邀请、专家来访接待及会议组织、专家来访总结及日常统计分析等。为支持开展上述工作，外国专家管理信息系统主要设计有以下功能，如图1所示。

3 外国专家管理信息系统的实现

3.1 数据表设计

为满足实际工作所需信息的需要，结合关系型数据库存储要求，尽可能减少数据间的依赖和冗余，并考虑运行效率及设计的复杂度，设计如下数据表，如图2所示。

其中，各个表的第一个ID字段为该表的主键，各个表中的其他ID字段为外键，表与表之间的关系通过连线表示。

3.2 数据表建立

根据图1中数据表，创建数据库后建立相应的数据表，设置便于识别的字段名、与存储内容相匹配的字段数据类型、符合字段特征的相应属性。同时，根据数据表之间的依赖关系，利用Access的“关系”功能，建立数据表之间的关系，各关系需要设置“实时参照完整性”“级联更新相关字段”“级联删除相关记录”属性。

3.3 创建查询

为便于窗体及报表的创建，尽可能减少查询的创建，降低系统复杂度，仅使用“查询向导”功能中的“简单查询向导”，创建如下3个查询。①“专家扩展信息”查询：将“专家信息”表中除单位ID外的所有字段以及“单位信息”表中除单位ID外的所有字段选入选定字段。②“专家来访扩展信息”查询：将“专家扩展信息”查询中的“常用称呼、单位名称”字段以及“专家来访”表中的所有字段选入选定字段。③“项目执行扩展信息”查询：将“会议信息”表中的“会议名称、开始时间、结束时间、会议地点、会议照片、会议纪要”字段、“专家来访扩展信息”查询中的“常用称呼、单位名称”字段以及“项目执行”表中的“项目ID”字段选入选定字段。

3.4 创建窗体

3.4.1 单位信息管理

选择“单位信息”表后利用“窗体”功能直接生成“单位基本信息”窗体文件。直接生成的窗体可显示单位详细信息，且因为与专家信息表设置了主外键关系，窗体中自带专家列表子窗体。

在“设计视图”中，将窗体自带的专家列表子窗体的“可用”属性设置成“否”，对于专家信息的编辑集中在专家信息管理中的相关窗体中进行。在“设计视图”中添加“按钮”控件，在“单位基本信息”窗体中添加“记录导航”中的“查找记录”操作、“记录操作”中的“保存记录、删除记录、添加新记录”操作。

3.4.2 专家信息管理

（1）专家信息的查询、修改、删除功能。选择“专家扩展信息”查询后利用“窗体”功能直接生成“专家基本信息”窗体文件。在“设计视图”中，对窗体进行设计及编辑。

为了显示专家参加会议情况，添加“子窗体/子报表”控件，“使用现有的表和查询”选项，将“專家来访”表中的“来访ID、专家ID、会议ID”字段以及“会议信息”表中的“会议名称、开始时间、结束时间、会议地点”字段选中到“选定字段”，将主窗体的“专家ID”字段和子窗体中的“专家ID”字段进行链接。同时，将生成的子窗体的“可用”属性设置成“否”。

为了显示专家参加项目情况，添加“子窗体/子报表”控件，“使用现有的表和查询”选项，将“专家来访”表中的“专家ID”字段以及“项目信息”表中的“项目名称”字段选中到“选定字段”，将主窗体的“专家ID”字段和子窗体中的“专家ID”字段进行链接。同时，对生成的子窗体的“可用”属性设置成“否”，

为了实现查询、修改和删除操作，添加“按钮”控件，在“单位基本信息”窗体中添加“记录导航”中的“查找记录”操作、“记录操作”中的“保存记录、删除记录”操作。

（2）专家信息的添加功能。选择“专家信息”表后利用“窗体”功能直接生成“添加专家信息”窗体文件。在设计视图中，将在窗体创建过程中自动生成的、显示“专家来访”表信息的子窗体删除，对于专家来访参加会议信息的编辑集中在会议信息管理中的相关窗体中进行；添加“按钮”控件，添加“记录操作”中的“保存记录、添加新记录”操作；在窗体“事件”选项卡中，选中“加载”属性中的“宏生成器”，在弹出的设置页面中“操作”一栏选择“GoToRecord”，在“参数”一栏的操作参数“记录”处选择“新记录”。在添加专家信息的实际工作过程中，“单位ID”需要利用“单位基本信息”窗体中的查询功能进行确定。

3.4.3 会议信息管理

（1）会议信息的查询、修改、删除功能。选择“会议信息”表后利用“窗体”功能直接生成“会议基本信息”窗体文件。在“设计视图”中，对窗体进行设计及编辑。

为了显示会议中专家来访情况，在默认生成的子窗体中右键选择“生成器”，“使用现有的表和查询”功能将“专家扩展信息”查询中的“常用称呼、单位名称”字段以及“专家来访”表中的“会议ID、专家证件、专家来访票据、专家邀请信、专家来访材料”字段选中到“选定字段”，将主窗体的“会议ID”字段和子窗体中的“会议ID”字段进行链接。为了实现对会议信息的查询、修改和删除，添加“按钮”控件，添加“记录导航”中的“查找记录”操作、“记录操作”中的“保存记录、删除记录”操作。

（2）会议信息的添加功能。选择“会议信息”表后利用“窗体”功能生成“添加会议信息”窗体文件。在“设计视图”中，添加“按钮”控件，添加“记录操作”中的“保存记录、添加新记录”操作；在窗体“事件”选项卡中，选中“加载”属性中的“宏生成器”，在弹出的设置页面中“操作”一栏选择“GoToRecord”，在“参数”一栏的操作参数“记录”处选择“新记录”。将在窗体创建过程中自动生成的子窗体可用于添加本次会议来访的专家，“专家ID”字段利用“专家基本信息”窗体中的查询功能进行确定。

3.4.4 项目信息管理

（1）项目信息的查询、修改、删除功能。选择“项目执行扩展信息”查询后，利用“数据表窗体”功能生成“项目基本信息子窗体”。在窗体“数据”选项卡中，选中“允许添加”属性设置为“否”。

选择“项目信息”表后利用“窗体”功能直接生成“项目基本信息”窗体文件。在“设计视图”中，将子窗体的“源对象”更改为“项目基本信息子窗体”窗体；添加“按钮”控件，添加“记录导航”中的“查找记录”操作、“记录操作”中的“保存记录、删除记录”操作。

（2）项目信息的添加功能。该窗体的操作与“添加会议信息”窗体相同，只是源对象为“项目信息”表而不是“会议信息”表。在实际工作的过程中，“来访ID”利用“专家基本信息”窗体或“会议基本信息”窗体的查询功能进行确定。

3.5 创建报表

（1）专家报表。选择“专家扩展信息”查询后，利用“报表”功能直接创建报表，即可查看所有专家列表信息。

（2）单位统计报表。使用“报表向导”功能，在“专家扩展信息”查询中选择“单位名称、常用称呼、性别、国籍、专业方向”字段作为“选定字段”，选择“通过单位信息”作为查看数据的方式，创建报表；生成报表后，在设计视图中，选择“常用称呼”字段后，选择导航栏中的“合计”按钮，并选择“记录计数”。此报表可查看所有单位列表及各单位专家名单及人数。

（3）会议统计报表。使用“报表向导”功能，在“专家扩展信息”查询中选择“单位名称、常用称呼”字段以及“会议信息”表中的“会议名称、开始时间、结束时间、会议地点”字段作为“选定字段”，选择“通过会议信息”作为查看数据的方式，创建报表。生成报表后，在设计视图中，选择“常用称呼”字段后，选择导航栏中的“合计”按钮并选择“记录计数”。此报表可查看所有会议列表及专家参会名单及人数。

（4）项目统计报表。使用“报表向导”功能，在“项目执行扩展信息”查询中选择“常用称呼、单位名称、会议名称、开始时间、结束时间”字段以及“项目信息”表中“项目名称、项目渠道、项目开始时间、项目结束时间”字段作为“选定字段”，选择“通过项目信息”作为查看数据的方式，创建报表。生成报表后，在设计视图中，选择“常用称呼”字段后，选择导航栏中的“合计”按钮并选择“记录计数”。此报表可查看所有项目列表及专家参与项目名单及人数。

3.6 数据库的共享

为满足多名管理人员对外国专家管理信息系统中数据的共同使用与维护，笔者利用Access的“拆分数据库”功能，将开发后的外国专家管理信息系统拆分成前台程序和后台数据库。拆分后，前台程序包含除数据表对象外的所有对象，即查询、窗体和报表；后台程序包含数据表对象。后台数据库被放置到局域网内的共享文件夹，供大家共同访问与维护；前台程序中的表链接被设置成指向共享文件夹中的后台数据库后，发送前台程序供同岗的管理人员使用。

4 外国专家管理信息系统在实际中的应用

国外专家管理信息系统设计并开发完成后，笔者搜集了本单位以往工作过程中积累的数据及文件材料，并对材料进行了整理，按照信息系统所需内容及格式要求，完成了基础数据的录入，实现了对凌乱分散数据的统一管理与规范存储。

在完成历史数据及信息录入的基础上，在实际工作中不断添加、更新与完善系统内容，并利用此外国专家管理信息系统辅助完成了日常工作，主要包括以下几方面的内容。第一，会议组织方面：确认来访专家人选后，查询专家的专业技术领域及以往项目参与经历，会前通知并组织相关技术人员，在专家访问期间进行对接讨论。第二，专家接待方面：查询专家在饮食、交通、住宿等方面的特殊需求，进行合理安排，为专家来访期间的生活提供更好的保障。第三，项目申报方面：根据不同项目渠道专家聘请需求，根据技术领域、年龄、单位和国籍等参数筛选合适的专家，经同专家沟通确认后，进行项目申报，填写所需专家信息。第四，技术解决方面：在具体技术领域遇到技术问题时，查阅有关专家的工作经历及联系方式，联系相关专家提供理论及经验指导。第五，统计分析方面：根据各渠道、各部门统计需求，利用统计功能提供与外国专家及来访有关的统计信息；利用统计数据，分析各技术领域、单位机构、所属国家等有关的专家来访及合作信息。

5 结 语

信息技术的快速发展使管理手段日益现代化，使管理工作不断朝着高效、快速、无纸化的方向发展，有效利用信息化管理工具及現代化管理方法，将数据及信息进行有效的组织与管理，已成为管理人员必备的一项技能。本文结合日常工作需要，利用Microsoft Office Access开发了一个小型外国专家管理信息系统，实践应用证明了此管理信息系统在辅助日常工作及提高管理效率方面发挥着重要的作用。此管理信息系统的开发经验证明不具备计算机编程背景的管理人员同样可以开发小型的管理信息系统，为从事其他管理工作的人员提供了借鉴与参考。

主要参考文献

[1]张美维.浅谈用Access开发小型管理信息系统的优势[J].广西师范学院学报：哲学社会科学版，2010（7）.

[2]蒋涛，白致铭.Access 2003 中文版入门与提高[M].北京：清华大学出版社，2004.