浅析质询会在中小企业管理中的作用

郝安生

[摘 要] 沟通不畅与执行不力一直是中小企业面临的两个突出问题。质询会不仅能提高团队执行力、促进沟通交流，还是公司战略计划得以顺利实施的重要保障。但是质询会在执行过程中也存在工作计划偏离战略计划、结果定义不可考核、相关制度不健全等问题。通过加强与会人员培训、健全相关制度，使质询会制度化、流程化、标准化地高效运行，质询会必将对中小企业发展起到极其重要的推动作用，成为中小企业管理的重要工具。

[关键词] 质询会；战略；执行；沟通

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 044

[中图分类号] F279.23 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）03- 0111- 03

0 前 言

沟通不畅与执行不力一直是企业管理中两个重要问题，中小企业由于自身工作流程和规章制度不健全而使得上述两个问题尤为突出。质询会是以公司战略为基础，将公司年度计划分解到月或是周，通过公司高层领导（一般是总经理）質询各部门负责人计划完成情况，来保证公司年度计划的顺利执行。也以此为平台，促进公司管理层沟通交流，解决公司运营中遇到的问题。

1 质询会介绍

1.1 什么是质询会

质询会是管理人员对下属人员在一段时间内的工作执行情况及下阶段工作部署提出询问或质疑并要求答复的活动，是一种监督并要求改进的管理方式。会议上每位被质询人汇报自己的上一工作阶段的结果并公布自己下一阶段工作计划，然后以直接领导为主对被质询人进行质询。质询会不但是一个约束检查机制，而且是一个自我承诺机制。被质询人的所有计划结果、惩罚措施都是自我承诺的。因此，质询会真正将被动管理变成自我管理、事后管理变成事中检查管理。

1.2 质询会分类

质询会以参加人员划分，可以分为：公司级质询会，系统级质询会，部门级质询会，班组级质询会等；以召开时间划分，可以分为：周质询会，月质询会，季质询会等；以管理内容划分，可以分为：日常管理质询会，战略执行质询会。

1.3 质询会流程

质询会一般流程为：主持人宣布会议开始、被质询者汇报本阶段工作完成情况、质询者点评被质询者业绩汇报并对有疑问的地方提出质询、被质询者答复质询、被质询者提出下阶段工作计划、质询者与被质询者讨论修订工作计划。

2 质询会的作用

2.1 质询会可以提高团队执行力

一位著名管理学家曾说：成功的企业，20%靠策略，80%靠企业各层管理者的执行力。没有执行力，就没有一切。无论战略规划多么完美，没有执行就等于零。执行力对于企业的重要性毋庸置疑，但现实中很多中小企业都存在“执行不力”的情况。质询会在提升团队执行力方面有显著作用，一方面，被质询者通过对下阶段工作的自我承诺，为自己设定了明确目标，使工作变得有方向、可执行；另一方面，主管领导的质询作为一种检查手段，可以进一步督促被质询者完成承诺的目标。对于会上形成的会议决议，会有专门人员负责跟踪，确保会议决议的执行。质询会是一个PDCA（计划—执行—检查—处理）循环管理：P（plan）即被质询者下阶段的工作计划，D（do）即被质询者按计划实施阶段，C（check）即主管领导对被质询者的质询，A（action）即对存在问题的调整。质询会通过PDCA闭环管理，可以有效提高团队执行力。工作计划和规章制度都属于事前系统。在事前系统里面，人性都有“惰性”的一面。管理者必须在过程中的每一个关键点上，通过检查来保证计划执行不偏离原计划的重点，不偏离原计划的目标，阻止人性中“惰性”的出现。

2.2 质询会是公司战略计划得以顺利实施的重要保障。

被质询者的工作计划都是以公司战略为基础，将年度工作计划分解而来。高层管理者通过质询会，可以了解到公司整体计划进展情况，例如：公司销售额是否按既定目标实现、利润额是否达到预期水平、研发项目进展是否顺利、核心团队是否保持稳定等。管理者不能指望每一名员工都达到在没有监督下积极主动做好工作的境界。要想哪方面工作能够顺利完成，就要加强对哪方面工作的监督管理，这也是任何一个企业制度化、科学化管理必不可少的一环。质询会上高层管理者关注的焦点都是与战略计划相关的数据，对计划执行人是一种监督和鞭策，促使执行人高效地完成计划。此外，通过质询会高层管理者还可以发现战略计划执行过程存在的问题，并及时予以解决。从而保证公司战略计划的顺利实施。

2.3 质询会是高效的沟通平台

企业中各个部门和各个职务是相互依存的，依存性越大，对协调的要求就越高，而协调只有通过沟通才能实现。没有适当的沟通，管理者对下属的了解就会不充分，下属也会对分配给他们的任务和要求他们完成的工作有错误的理解，使工作和任务不能正确圆满地完成，导致企业在效益方面产生损失。解决沟通问题，提高沟通效率是每个企业必须重视的问题。一些常用的沟通方式，例如：邮件沟通、电话沟通、及时通讯软件沟通等，都存在沟通效率低、难以达成共识的弊病。而质询会作为一项定时召开、议程明确的专题会议，可以使与会者有充足的时间准备需要讨论的议题，大大节省了思考时间。会议上，各个部门本着对事不对人的原则，总结问题教训，分享成功经验，有助于公司管理层树立起跨部门平等交流的意识，形成既有分工又有合作的良好工作氛围。另外，有高层领导在场，也有利于当场达成共识，形成会议决议。

3 质询会执行过程出现的问题

3.1 工作计划偏离战略计划

公司级质询会和系统级质询会属于战略执行质询会，与会人员涵盖了公司主要的中高层管理者，其工作计划应紧紧围绕公司战略展开，承诺的工作结果要为全年或阶段战略重点服务，不可偏离，以保障公司战略顺利实施。但在实际执行过程中，有些管理者制定的工作计划并没有以战略计划为基础，而是侧重于日常事务性工作，无法为战略执行服务，失去了战略执行质询会应有的意义。

3.2 结果定义不可考核

质询会作为一种监督检查机制，能够显著提高团队执行力。而要使这种监督检查机制充分发挥作用，就要求被质询者所做的工作计划要有可考核、可量化的结果定义。例如：销售额提高10%、客户满意率大于95%、核心员工流失率低于5%、产品合格率达到100%等。这种数据化的结果定义，再配上各种指标明确的计算方法，就可以使管理者能够清晰地了解下属的工作是否完成以及完成得怎么样。而在实际执行过程中，有些人所做工作计划的结果定义往往不可考核，例如：提高团队凝聚力、促进产品销售、稳定核心团队等。这种结果定义缺乏考核标准，使得管理者无法知道下属的是否完成以及完成情况如何。

3.3 相关制度不健全

组织召开会议最头疼的就是协调与会者的时间，尤其是与会人员横跨各个部门时，这一问题显得更为突出。质询会作为一项需要多方协调、长期召开的特殊会议，如果没有相关制度作为保障，光是协调开会时间就会耗费许多精力，甚至有最终无法协调时间而导致会议取消的情况发生，从而使质询会的作用大打折扣。久而久之，就会产生取消质询会的可能。任何一种机制的建立，都必须有相关制度作为保障，否则最终都将失败。很多中小企业领导者都深知质询会的重要作用，但却没有为其建立相关制度。使得每次开会都要临时协调时间，与会人员经常缺席，會议常常偏离主题，大大影响了质询会的效果。

4 质询会改进建议

4.1 加强与会人员培训

要想有效召开质询会，事先必须对与会人员进行系统培训。质询会的与会人员一般分为三种角色：质询人、被质询人、会议秘书。角色不同，培训的重点也不同。对于质询人，培训的重点在于：①会前审阅被质询人的工作总结和工作计划，记录待质询的问题，并了解和收集相关数据，用以判断被质询人的工作结果达成情况。②会中以战略为基础、以结果为导向展开质询，并审查被质询者下阶段工作计划的分解是否以以后战略计划为基础、结果定义是否可考核。对于脱离战略计划或者结果定义无法考核的计划，应责令整改。③会后关注重大事件，督促秘书跟踪进展，对于未能达成的结果或承诺，要及时、正确地实施奖惩。对于被质询人，培训的重点在于：如何制定工作计划，使工作计划既不偏离战略计划，又使结果定义可量化、可考核。对于会议秘书，培训的重点在于：怎样跟踪重点工作并向质询人汇报。通过对与会人员的培训，质询会便能流程化、标准化地高效运行，从而为公司战略服务。

4.2 加强相关制度建设

关于召开质询会所涉及的重点问题，都要以制度的形式加以规定。例如会议时间、会议地点、与会人员、会议流程、奖惩措施等。对于会议组织者来说，有了制度规定可以省去每次开会前大量的沟通协调工作，提高工作效率。对于其他与会者来说，可以根据制度规定的会议时间安排自身工作，并对会议进行充分的准备，保证会议出勤率和会议质量。

5 结 语

总之，质询会作为一种监督检查机制和沟通交流的平台，在提升团队执行力和保障公司战略实施方面效果显著，如果再健全相关管理制度并辅以系统培训，使质询会制度化、流程化、标准化地高效运行，质询会必将对中小企业发展起到极其重要的推动作用，成为中小企业管理的重要工具。

主要参考文献

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