论大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策

龙彦

[摘 要] 大数据时代的来临，使得高校人事档案管理也不得不发生改变。如何借助大数据时代的“东风”创新人事档案管理工作，是高校档案管理部门必须面对的重要问题。

[关键词] 大数据时代；高校；人事档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 062

[中图分类号] G271；TP315 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）21- 0145- 02

1 背 景

如今，我们已经迈入了大数据时代，在这个时代中，海量数据不断产生，谁能掌握更多的信息，谁就能在激烈的竞争中取得先机。与此同时，大数据时代的来临，使得高校人事档案管理也不得不发生改变。如何借助大数据时代的“东风”创新人事档案管理工作，是高校档案管理部门必须面对的重要问题。

2 大数据概述

2.1 大数据的概念

大数据这个概念是源于互联网的，在目前的情况下也多用于描述以互联网为载体的规模巨大的信息流。但是，大数据的概念本身并不局限于人们在互联网上留下的各式各样的足迹和信息，它可以指一切源于生产和生活的规模巨大、甚至是逼近全体样本的信息数据。大数据指的是一个非常大的数据组，而且该数据组的规模已经不能用普通的数据处理工具来储存、管理和分析了。

2.2 大数据的特征

随着技术的不断发展前进，存储和运算的硬件不断升级，被认定为大数据的标准也会不断提高。对于大数据这一概念的定义也是纷繁多样，常见的有依其特征进行划定的“3V”，即多样性（Variety）、高速型（Velocity）以及规模性（Volume）（Laney.2001）。其中多样是用来描述数据的种类和资源的广泛，速度是指数据输入、输出和传播的快速，而规模是指数据组和数据库的规模巨大。另有学者认为大数据有“4V”特征，其中第四个特征可以为价值（Value）、可变性（Variability）或者虚拟性（Virtual）（Zikopoulos和Eaton，2011）。

3 大数据时代高校人事档案管理面临的挑战

随着信息技术的迅猛发展，我们已经进入了大数据时代，在这个时代中，人们收集数据、利用数据的方式发生了根本性改变，使得人们的思维也发生了变化。现代高校的人事档案管理工作也要与时俱进，适应大数据时代的来临，尽快转变工作思维，实现全面发展。我们必须承认，大数据时代的到来给高校人事档案管理工作提出了严峻的挑战，具体体现在以下方面。

3.1 高校人事档案信息收集面临的挑战

目前，我国高校的人事档案资料主要包括教职工的档案，这是最主要的内容，还有学校退休人员的档案资料，以及离开学校但是没有提走的教职工的档案。高校教师的知识水平比较高，社会对这样的人才有较高的渴求，高校教师的流动是一种正常现象，人事档案资料没有及时转走的情况也屡见不鲜。如果按照学科对高校人事档案进行管理，工作量非常大，即使高校档案管理部门已经加强信息化建设，但是人事档案的信息化进程稍显滞后，很多人事档案依旧是纸质状态，对这些档案如何进行归档和管理，对高校档案管理部门提出了不小的挑战。

3.2 高校人事档案管理业务面临的挑战

从目前来看，我国不少高校的人事档案管理依然实施传统的管理方式，人们基本是通过手动查询的方式利用、检阅人事档案，高校人事档案资料的利用效率可想而知。进入大数据时代后，高校档案管理部门必须改变传统的操作模式，引入云计算、大数据技术实现人事档案管理工作的创新，但这样的改变对高校档案管理人员的综合素质面临巨大的挑战。

3.3 高校人事档案管理人员素质面临的挑战

如今，我国高校档案管理部门的工作人员依旧缺乏积极热情的服务态度，他们的服务理念不够先进，在服务过程中处于被动状态，即有人来档案管理部门查找资料，工作人员才会提供相应服务，这样的情况难以使他人感受到档案管理部门工作人员的热情，进而导致人事档案的利用效率非常低。在大数据时代，高校人事档案管理部门必须在云数据库中实现档案的聚类、分类和相关性分析，而高校档案管理部门现有的工作人员的业务素质显然难以应对这样的任务。

4 大数据时代创新高校人事档案管理的对策

虽然大数据时代的来临给高校人事档案管理工作提出了严峻的挑战，但也为其提供了良好的机遇，在大数据时代，高校档案管理部门必须与时俱进，具体可以从以下方面入手。

4.1 建立大数据人事档案管理理念

大数据时代的来临是大势所趋，高校档案管理部门要认清形势，主动转变自身的发展理念，档案管理部门的领导层、基层人员都要对大数据时代形成清醒的认识，整个档案管理部门都要加强对大数据建设的认知，意识到创新管理的重要性和必要性，将人事档案管理工作纳入到信息化建设的轨道中，促进人事档案大数据建设与信息化建设“齐发展”的格局。同时，高校档案管理部门要不断加强大数据理念，对大数据时代的内涵、特点和要求形成全面認识，进而促进高校人事档案大数据建设的推进。高校相关部门要对大数据加强宣传，使其深入人心，争取更多人的配合。

4.2 提升人事档案管理人员的综合素质

要想适应大数据时代的来临，高校档案管理部门必须对工作人员加强教育培训，使其能认清形势，不断谋求新的发展。首先，管理高校人事档案的工作人员要具备坚定的政治立场，愿意为档案管理工作献计献策，还要牢固掌握人事档案管理的专业知识与技能，并具备良好的信息素养，能利用信息技术处理问题、解决问题，这就要求高校对人事档案管理队伍加强培训，结合人事档案管理部门、档案管理工作人员自身的现实情况以及大数据时代的各种要求，通过各种培训方法，提升工作人员的综合素质，使他们能胜任大数据背景下的人事档案管理工作。同时，高校还要积极组织专题学术活动、业务交流会议、在线交流活动等，为人事档案管理部门的工作人员讲解最先进的档案管理方法和技能，使他们认识大数据时代的发展趋势，使他们主动适应大数据时代的来临。另外，高校档案管理部门的工作人员必须从自身做起，主动学习新技术和新技能，树立主动服务的理念，提升人事档案管理工作的效率。endprint

4.3 构建人事档案大数据管理平台

从目前来看，高校的人事档案资料非常烦琐，各种各样的纸质档案不仅加大了档案管理人员的工作负担，同时也对学校有限的库房资源提出了挑战，针对这种情况，建立人事档案大数据管理平台显得尤为必要和迫切，事实证明，数据的标准化和开放性是提升人事档案资料管理效率的重要基础。按照高校人事档案管理部门本身的性质来说，需要将校内不同院系、不同机构的教职工个人信息资料实现统一管理和科学规划，这就要求构建一个多中心、多层级的大数据管理平台，使高校档案管理部门可以通过这个平台，能统一收集、整理、查阅、利用和共享高校内部的人事档案信息，进一步发挥人事档案管理工作的价值。另外，高校档案管理部门还要借助大数据技术和云计算技术，进一步整合高校人事处、教研处和教务处等工作人员的档案资料，以便高校能及时查看各个院系的人事变动情况，为高校进一步制定人事资源规划、实现长远发展提供科学的依据。

4.4 加强数据库建设力度

大数据时代的来临，使得高校人事档案管理工作发生了翻天覆地的变化，即使是要实现高校人事档案的大数据建设，也必须依靠大量的科学的原始信息，高校档案管理部门筛选出最真实、最可靠的人事档案资料后，就要考虑建设基础数据库了，为档案管理人员管理人事档案提供方便。目前，我国已经有一些高校开始着手人事档案数据库的建设，但不管如何建设，都应该参考和借鉴国内外的先进标准，对数据库的建设投入应有的人力、物力和财力，建立一系列具有通用性和标准化的多媒体数据库、全文数据库以及文件条目数据库等，为相关人员查阅、利用人事档案提供便捷，事实证明，虽然人事档案数据资源具有非常丰富的储备性，但是有了数据库的支持，再烦琐的人事档案，也能在第一时间被调阅出来。现阶段，我国大部分高校人事档案机构的数据库管理系统基本上是采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系统来进行编写的。从严格角度而言，这些系统自身基本是按照一般的操作系统進行进一步延伸，使用面局限在高校内部，要想尽快实现大数据的建设目标，还要进一步弥补这些系统的不足之处，以此保障数据的完整性、功能性和安全性。高校与高校之间要加强联系与合作，一起联合开发适用于各种操作系统与硬件平台的数据库，共同建立统一、规范的云数据库，真正实现人事档案信息资源的及时更新与高度共享，为高校人力资源的合理流动提供参考。

5 结 语

大数据时代的来临已经是势不可挡，在信息技术的推动下，我们身边充斥着海量信息和数据，在高校内部，各种人事资源与档案也在不断增长中，这为人事档案管理工作提出了严峻的挑战，在当前背景下，高校人事档案管理部门必须与时俱进，认清大数据时代带来的机遇与挑战，要迎难而上，利用大数据技术改善人事档案管理工作，进一步发挥人事档案的作用，促进高校的可持续发展。

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