大数据时代的档案管理

徐呈平

[摘 要]随着物联网的广泛应用，社会组织的海量信息衍生出巨大数据，再一次颠覆了“云”理念，进而迎来了大数据时代。在大数据来临的新形势下，对这些数据进行收集、存储、挖掘，既是现代档案管理工作的难点，也是机遇。本文主要分析了大数据时代的档案管理，以及档案管理中存在的问题，并针对问题提出了相应的解决方案和措施。

[关键词]大数据时代；档案管理；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.090

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）14-0-02

档案管理对于当今社会的发展具有极其重要的作用。在互联网技术存在的前提下，档案管理部门应该顺应时代发展的潮流，积极转变陈旧的、传统的管理模式，通过大数据的方式分析整合出用户的档案管理要求，制订出更为合理、完善的档案管理方案，促使我国的档案管理工作能够顺利发展。

1 大数据时代档案管理的重要性

当今社会数据信息呈爆炸式增长，每天所产生的数据远远超过了人类的想象，档案管理的工作人员明显感受到档案管理这项任务的艰巨，且很多时候，面对如此巨大的信息数据，档案管理人员已然不知如何应对。在此时基于大数据的档案管理的重要性就凸显出来，尤其是在知识经济时代，大数据具有举足轻重的地位。

1.1 大数据时代档案管理是当今社会发展的趋势

我国城市建设已经逐步过渡到智慧型的建设方式，这势必会增加档案管理工作的工作量和难度，这需要有关部门处理好大数据分析方面的工作，将大数据时代的档案管理纳入智慧型城市中，从而提高档案管理的工作质量和效率。显而易见的是，档案管理部门管理的大多数档案都需要进行永久性保存，但档案数量非常多，这对档案管理人员来说是极其费力与耗时的。而采取大数据分析与管理，就会极大程度地提高档案管理的效率，推进社会的快速发展，所以笔者认为大数据档案管理是社会发展的必然趋势。档案管理的工作人员利用大数据、云服务等可以为公众提供更方便、更快捷的服务。

1.2 大数据技术是电子档案管理的技术基础

随着互联网技术的逐步发展，电子档案的应用逐步增多，只有做好云储存、云服务等，才能不阻碍电子档案的现代化发展步伐。在过去的档案管理中，档案管理人员常常忽视电子档案信息录入工作的重要性，给档案管理工作带来了许多难题。与传统的纸质档案相比，电子档案拥有更大的档案价值，因为电子档案能够极大地提升电子档案中信息的利用度，因此，大数据时代档案管理工作是非常重要的，它不仅能够将大量的档案信息汇集在一起，还能按照一定的程序将档案信息储存起来，以供管理人员查阅、完善，提高了档案管理部门的数据服务质量和效率。

1.3 大数据技术是档案数据存储与备份服务的需要

档案信息化管理方式的产生，导致电子档案的数量越来越多，为了不影响档案管理的质量，满足用户对档案管理的服务需求，档案管理人员需要对这些数据信息进行存储与备份。如今大数据得到了广泛应用，档案管理部门能够利用大数据建立更加巨大的数据库，并利用分析用户有关行为的数据，不断优化档案信息的内部存储，提高电子档案的使用效率，最大程度节约档案管理部门的工作成本，从而使档案管理工作从容有序地进行。

2 大数据技术下档案管理中存在的问题

在当前社会中，基于大数据技术的档案管理得到了广泛应用，但其还处于不断的发展过程中，仍然存在着许许多多的问题，档案管理人员必须找出这些问题，只有在发现这些问题的基础上，才能在根源上解决这些问题，让大数据技术下的档案管理快速、健康的发展。

2.1 档案管理人员不够重视，档案管理信息化水平不足

如今，因为大多数档案管理部门中的档案管理人员的相关技术更新缓慢，员工老龄化现象严重，且不善于运用信息化手段管理相关档案。与此同时，档案管理人员缺乏系统的培训，也没有充分认识到大数据时代档案管理的重要意义，没有牢固掌握相关的管理技术。在档案整理、归档和查询等日常工作中，不能熟练应用信息化技术手段，仅仅掌握了简单的档案管理工作。

2.2 对脑力劳动成果的安全保障不到位

当前档案管理市场还不够完善，又因网络上的交易具有虚拟性，造成档案管理存在安全威胁。在以往的档案管理中，由档案的管理者和档案的提交者共同实现档案安全方面的保障，一般情况下，只有当档案管理者确认档案提交者可以查阅时才能进行；当这个过程出现意外时，档案管理者有绝对的权力可以取消有关操作，通过这种方式保障档案所有者的合法权益。但在如今大数据时代的档案管理中，由于互联网具有虚拟性，很有可能发生黑客和不良分子破坏档案管理安全环境的现象。

2.3 档案管理行业的自律性不足

档案管理没有完善的担保机制。一般情况下的商品交易，都会请入第三方机构，起到一个监督和管理的作用，从资金流方面防止商家产生不良行为。但是在档案管理中，如果档案管理出现了问题，由于我国脑力劳动成果缔造人的维权意识不够，加上其付出较低的成本就能享受到档案管理服务，因此，通常创造脑力劳动成果的人会选择自己承担这种损失。

3 解决大数据时代档案管理问题的策略和方法

找出问题的最终目的是解决问题，因此本文在找出大数据时代档案管理中存在的问题后，应该积极地寻找解决相应问题的策略和方法。只有解决了这些问题，才能使大数据时代的档案管理发挥其更大的作用，给人们带来更多的方便。

3.1 在网络上创建平台，提高档案管理信息的安全性

只有充分利用现有的网络信息平台，并搭建一个有利于档案管理者和档案提交者沟通和交流的操作平台，才能称得上大数据时代的档案管理。第一，拥有相关的大数据平台是非常有必要的，所以档案管理部门应该及时改进档案管理单位的信息化条件。第二，通过大数据网络平台的利用，将档案管理的相关业务与大数据网络平台进行有机结合，不间断地改进相关工作的流程。最后，档案管理信息的安全性极其重要，尤其是在大数据时代，采取严格的内部控制制度，以保证档案的安全。

3.2 制定大数据时代档案管理制度和相关机制

因为档案管理针对的群体是特定的脑力劳动成果的创造群体，所以其相关的准入标准应该处于一个较高的水平。当然，因地制宜也是非常重要的，不同地方的档案管理部门应该制定适合自己的档案管理准入机制。与此同时，档案管理部门不仅要加强档案管理部门自身的管理，还要进行一个法律责任的划分。同样重要的是，对于档案管理信息化，相关部门应该定期进行有关技术的更新，有效避免黑客或者不良分子侵入，应对档案的相关文本进行加密保护等。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

随着互联网技术的日益发展，政府相关部门有必要增加档案管理单位的资金投入，以不断提高档案管理部门档案管理的工作条件，档案管理部门也应该积极提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作人员对信息技术的掌握程度，加大对档案管理人员大数据相关技术的训练，以及不断添加新的技术骨干，做好大数据时代档案管理的人才储备。

4 结 语

大数据时代对档案管理人员的工作提出了更高的要求，管理人员必须做好相应的档案管理工作，提高自身的服务水平，以满足用户的档案管理需求。在管理档案的过程中，相关工作人员必须要做好大数据的云存储工作，确保电子档案的完整性和安全性，力争为广大客户提供更加方便、快捷的服务。本文主要分析了大数据时代档案管理的重要性，大数据技术下档案管理中存在的问題，以及解决大数据时代档案管理问题的策略和措施。

主要参考文献

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