教育档案管理信息化建设存在的问题及措施

么明明

[摘 要]档案管理作为教学工作中的一项重要内容，是教学工作高效开展的基础。在科学技术高速发展的今天，网络化、信息化已经成为当前时代发展的主流趋势，实现对教育档案的信息化管理，对教学工作开展有效性的提高大有裨益。本文对现代教育中档案管理工作的开展现状进行分析，并提出一些切实可行的管理方案，以推动我国教育事业的发展。

[关键词]教育；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.094

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）14-0-02

实现对教育档案管理的信息化建设，能极大地保证信息传递的及时性与准确性，为教学管理工作的高效开展提供保障。随着社会的飞速发展，档案类型越来越多样化，数量也大幅度增加，使用频率越来越高，这使得档案管理的难度进一步加大。因此，各高校要积极推进教育档案管理信息化建设。

1 教育档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 对档案管理信息化建设认识不清

信息化技术为各类工作的高效开展都提供了极大便利，尤其是在档案管理工作中更是发挥着不可替代的作用。由于档案管理信息化建设在教育工作中的应用时间较短，因此，很大一部分工作人员对这一工作的重要性认识不清。再加上档案管理在学校各项管理工作中所占的比例较小，学校管理人员未从根本上重视这一工作，进而导致教育资金分配不到位、信息化建设不完善等一系列问题的出现，对教育档案信息化建设工作的顺利推进造成不利影响。

1.2 工作人员专业素质不高

信息化技术在教育档案管理工作中的应用，对工作人员的专业技术水平具有较高要求。但从当前教育档案管理工作的开展现状来看，大部分工作人员的专业素质较低，对信息化技术的实际应用能力也比较有限。受传统档案管理思维的影响，工作人员在学习信息化技术时就存在较大难度，学习效率低下，应用能力不高。因此，如何有效提高教育档案管理人员的专业技术水平，已经成为当前教育档案管理信息化建设面临的一个主要问题。

1.3 管理体制不够完善

教育档案管理信息化建设的发展时间比较短，无论是从管理人员的专业性上来看，还是从管理体制的完善度上来看，其都处于较低发展水平。档案管理在教育工作中的关注度较低，且没有建立统一的管理标准，各个学校的信息管理相对比较独立，信息共享不畅，这对信息传递的及时性造成不利影响，最终导致教学档案管理工作的有效性降低。

1.4 教育档案信息化系统的安全系数不高

教育档案信息化在建设的过程中经常会利用网络与学校或者是教育机构进行频繁的联系或者说是信息输送，传输的信息可能包含较多机密信息，这些机密信息应得到充分保护。但很多学校或者教育机构在进行教育档案信息化建设过程中没有注意到这方面问题，导致信息在传输过程中的安全性得不到保障。若信息在传输过程中被盗取，将会给国家或教育部门的发展带来严重影响。

2 档案管理信息化建设的意义

随着时代的发展，我国的计算机技术已经非常成熟，很多行业在发展过程中都广泛利用计算机技术进行管理。教育机构也是如此。在信息化时代，各教育机构都存在大量信息，如果利用传統方式进行信息管理很不现实，这就需要我们对教育档案的管理进行信息化建设，使用最方便快捷的方式进行信息处理，以保证教育信息处理的效率。教育档案管理信息化建设是符合时代潮流且满足教育需求的，因此，加强教育档案管理信息化建设尤为必要。

3 教育档案管理信息化建设的有效措施

3.1 提高对教育档案管理信息化建设的认识

树立对工作开展重要性的正确认识，是保证教育档案信息化建设工作高效开展的基础。首先，教育管理部门应加强对各个学校档案管理信息的统一化管理，使各个学校管理人员提高对这一工作的认识，为教育档案管理信息化建设的开展奠定基础；其次，科学分配教育资金，及时购进相关设备，为档案管理信息化建设提供准备条件；最后，完善教育档案管理体制，实现对各个学校的统筹管理。

3.2 提高工作人员的专业素质

随着科技发展水平的不断提高，计算机技术、信息化技术及网络技术等在各个领域的应用范围不断扩展。在多元化的时代背景下，档案信息的管理难度日益加大，对档案管理技术提出了更高的要求。为了更好地满足时代发展的需求，为教育档案管理信息化建设提供保障，就必须打造出一支专业的管理团队。首先，当地教育部门可以定期举办一些信息化技术培训活动，提高相关工作人员的专业素质水平；其次，建立考核机制，使相关工作人员认识到开展这一工作的重要性；最后，加快引进专业的技术人才，通过“帮扶制”“激励制”等方案的制定，提高工作人员专业技术水平，打造一支优秀的教育档案管理团队。

3.3 建立健全教育档案管理体制

一套完善的档案管理体制能使各项工作的开展更加规范化、合理化。教育是为社会培养人才的摇篮，学生在校期间的表现，是企业招聘人才时的一项重要依据，实现教育档案的信息化管理，对社会的稳定发展十分有益。首先，为教育档案管理建立统一的标准。教育档案的数量较多、种类不一，如果没有建立统一的管理标准，会造成档案查阅、编辑难度增大，不利于档案管理工作的高效开展。其次，建立一套完善的工作人员行为管理制度。这一制度的建立能使档案管理工作的开展更加规范，防止管理人员在工作过程中出现懈怠心理，提高档案信息安全系数。最后，在对教育档案进行管理时，还应该按照国家信息安全标准，根据实际工作需要，完善档案信息数据库建设，为各类信息的交互提供可能。信息化技术在教育档案管理中的应用，能在一定程度上提高信息的共享性，但同时也使信息安全面临更大地挑战。因此，必须加强档案信息的安全化管理。

3.4 提升教育档案管理信息建设的安全系数

首先，在进行教育档案管理信息化建设的过程中，相关工作人员要认识到档案信息的安全性，在进行信息传输时不断加强信息的安全程度和保密性。其次，对网络的安全性进行实时监督和管理，保证教育档案管理信息化建设的安全性。最后，教育机构在传输保密信息时要慎重，保证教育机构内部的局域网与外部网络相对隔离，杜绝信息泄漏事件的发生。

4 结 语

教育档案管理信息化建设符合当前时代的发展需求，不仅能为企业提供更加准确的学生档案信息，而且能有效降低学校档案管理工作的难度。因此，必须加强教育档案管理信息化建设，实现我国教育水平与社会发展水平同步提升。

主要参考文献

[1]陈航.学校档案管理信息化建设“失范”与相关对策分析[J].卷宗，2014（5）.

[2]姬鹏华.论继续教育档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技，2016（8）.

[3]闭线林.高校档案管理信息化建设的现状、问题及对策[J].城建档案，2014（5）.endprint