县级档案信息资源的开发利用

郑建芬

[摘 要]目前，县级档案资源开发利用，存在档案信息资源开发认识不足、档案信息储备有限、缺乏必要的物质条件、缺乏高素质管理人才、缺乏科学的管理手段等方面的问题，如何克服存在的各种问题，切实做好档案信息资源的开发利用工作，是目前档案局面临的问题。本文着重从更新观念、提高认识，丰富馆藏，增加档案信息储备量，增加资金投入、搞好档案信息建设，加强培训，提高档案队伍素质，建立科学的档案管理机制等方面，探讨如何开发利用县级档案信息资源。

[关键词]县级档案；信息；利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.096

[中图分类号]G279.27 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）14-0-02

档案是一种文化现象，是文化发展的一种表现形式，是文明程度的一个标志，是历史的真实记录。信息是人类认识世界和改造世界的知识源泉，档案信息作为信息资源的一种，同自然资源一样，是国家的宝贵财富。

1 开发档案信息的重要性、必要性

档案是人类历史活动最客观、真实、全面的记录，是社会的原始信息，它涉及社会发展的各个领域；档案不仅是人们现实工作的备忘，还承载着历史的原貌，蕴涵着社会发展规律、经验教训以及丰富的社会信息；保管、利用当否，直接关系到国家的安全、稳定，关系到党和人民的根本利益。

2 档案信息资源开发中存在的问题

开发档案信息资源就是要使档案信息变为社会财富，在维护党和国家利益的前提下，把档案信息尽可能地挖掘出来，传递出去，发挥它应有的作用。目前，县级档案馆对档案信息资源的开发利用存在很多的不足，阻碍了档案信息的开发，影响了档案事业的发展。

2.1 档案信息资源开发认识不足

由于“左”的影响，对档案工作总体认识处于封闭状态，把档案工作看作是单位、部门，甚至于是个人财产，把档案事业看成“各自分散、为我服务”的观念，档案事业与其他各项建设事业联系不够，没有发挥出档案信息资源的优势，同时也没有认识到社会对档案利用是国家赋予的一种民主权利。

2.2 檔案信息储备有限

档案是集结人类几千年的文化结晶，记录着人类文明的轨迹，但由于历史的原因和对档案职能的片面认识，致使多数档案馆仅限于为党政机关服务，忽视了经济建设第一线的企事业单位，造成了大多数县级档案馆馆藏结构单一、种类不齐、载体比较单一的局面。

2.3 缺乏必要的物质条件

现阶段，由于档案的社会意识淡薄、机构不健全、人员配备不足、人员编制没有真正得到落实、档案工作经费不足，以及人员数量和质量达不到开展工作的需要，致使档案工作落不到实处。

2.4 缺乏高素质管理人才

档案工作人员的管理能力和自身素质如何，直接影响档案工作的发展。县级档案管理人员变动频繁，人员结构老龄化、知识结构不合理、业务素质低，缺乏高素质管理人才，直接影响了档案信息资源的开发，制约了档案事业的发展。

2.5 缺乏科学的管理手段

传统的管理方法，只重视对载体（原件）的管理，忽视了对档案信息的揭示、运用，加之检索工具单一，没有摆脱“案卷目录”一本账的状况、手段落后、利用方式单调、缺乏创新、编研工作文件汇编多、深层次研究加工少、围绕上门查找被动服务多，以及紧贴中心工作主动服务少，缺乏科学的管理方法。

3 切实做好档案信息资源的开发利用工作

档案信息资源的开发利用，具有广阔的前景，如何做好开发和利用档案资源工作，发展地方特色经济，实施可持续发展和科教兴国战略，将对县级经济发展产生重大影响。

3.1 更新观念、提高认识

转变思想观念，就是要改变以往的工作程序和工作观念，屏弃各自为政、与世无争、忽视权益的思想，树立依法治档、与时俱进的档案管理观念，树立不畏风险、勇于创新，开发档案信息资源。因此，相关人员必须解放思想，转变观念，勇于创新，进而做好档案开发利用工作。

3.2 丰富馆藏，增加档案信息储备量

丰富馆藏问题，不是单纯的业务问题，而是一个事关档案馆能否履行职能，能否为社会各界服务，为经济建设服务的基本前提和物质条件。丰富馆藏是档案部门的一项经常性工作，但丰富馆藏不是多多益善，重要的是要求质量的优良，要努力克服有文必档的传统做法，选取最具有利用价值的材料；亦不能故步自封、等待观望，必须有针对性地抓好调研，积极主动地开展地域范围内的档案资源普查和重点调查工作，要多形式、多渠道地将散存在机关、社会上的重要文件资料整理、征集进馆，丰富馆藏。相关人员还要增加信息储备量，不断丰富馆藏档案资料的数量和内容。具体地说，档案馆应尽量收集保存各个时期、各个方面、各种行业、各种类型、各种载体和各种所有制的档案，尤其是要收集反映地方特色的档案，最大限度地汇集档案信息资源。档案的收集范围不仅要注重收集党政档案，同时还要注重收集历史人物、重要事件的材料，增加科技档案、专业档案、声像档案的数量，还要增加土地区划、资源、人口普查、本地名特产品、著名人物的档案馆藏比例，逐步改变馆藏档案内容单一、结构雷同的状况，实现馆藏档案数量增加，质量提高，结构改善的目标。

3.3 增加资金投入、搞好档案信息建设

《全国档案信息化建设实施纲要》提出：为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是档案综合利用的窗口。政府及其工作部门应依法对档案工作进行引导，重视和支持档案事业的发展，真正把档案事业列入国民经济和社会发展计划中，为档案事业的发展提供必要的物质条件。根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，加大对档案基础设施的投入、配备一定数量的现代化设备，培养引进现代专业人才，建立档案管理查询系统，有条件的县（市）可建立专业网站，实现档案管理和查询数字化、网络化，还可建盖一定规模的库房，开展咨询、编研、技术保护等业务工作。

3.4 加强培训，提高档案队伍素质

队伍建设关系到事业的兴衰，档案管理人员要不断“充电”。相关人员要把它列为头等大事，列入议事日程，重点抓好学历教育、理论教育、计算机培训等。不断提高工作人员的思想意识，树立其高度的责任心、自豪感，作为一个专业性较强的档案部门，最需要一批革命化、年轻化、知识化、专业化的优秀人才，特别是计算机人才、外语人才、具有一定写作能力和研究水平的档案专业人才。因此，相关人员要加强队伍建设，全面提高档案管理干部的素质，做好档案管理工作。

3.5 建立科学的档案管理机制

档案管理的规范化、标准化、系统化是实现现代化管理和开发档案信息资源的基础。随着计算机和通讯技术的不断进步，办公自动化得到飞速发展，探索办公自动化与档案管理自动化的有机结合，是实现档案管理现代化的最佳途径。县级档案部门在建立档案管理查询系统后，应建立档案接收、立卷、归档、查询制度。新接收的档案，应尽量做到“纸”质档案和“数据”档案同时接收，同时归档；没有“数据”的档案，可采用现代技术及时转换为“数据”档案；积极把历史档案转换为声像资料。将档案接收、立卷、归档、管理、查询工作制度化，为建立全国性的数字档案馆打下坚实的基础，为社会的发展和人类的进步作出重要贡献。

主要参考文献

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[2]张立军，周晓，施永利，等.档案信息化规划方法论浅析[J].中国档案，2013（5）

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