企业人事档案信息化管理的实践及思考

安荣革

[摘 要]人事档案管理的实质就是记录和整理事业单位工作人员的基本情况，包括工作人员的学历、工作经历、个人简历等原始数据的管理。随着我国信息化水平的提高，传统的纸质档案管理方式已不能满足当前企业档案管理的要求。由此，本文提出企业人事档案信息化管理模式，通过阐述企业人事档案信息化管理的内容和方法，探讨信息化管理中存在的问题，并针对这些问题提出合理性的解决方案，以促进企业人事档案信息化管理顺利推进。

[关键词]企业发展；人事档案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.097

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）14-0-02

人事档案管理是企业人员基本信息的记载方式，通过记载可以了解工作人员的基本状况，涵盖工作人员从生活到学习工作的各个方面，是企业在人事方面不可或缺的管理手段。随着科技水平的提高，计算机已成为普遍的办公和学习用具。由于电脑档案的各方面成本都要低于纸质档案，因此传统的档案记录模式向电脑档案转变能够降低成本，便于保存和查询信息，且可以通过网络进行快速传播。

1 人事档案信息化管理的作用

人事档案的作用是记录员工个人生活、社会实践，是单位人事部门对员工管理的重要手段。精准记录人事档案，可以有效提升干部选拔优秀人才的效率，促进监察管理工作顺利开展。加强档案管理信息化可以合理地对档案信息资源进行分类、提取、加工，从而提高档案工作的效率。档案信息化管理在各个层面都有效弥补了传统档案管理方式的不足。

2 企业人事档案信息化管理存在的问题

2.1 信息化管理缺乏统一的管理标准

信息化管理最主要的特点就是要具有统一的、规范的管理条件，只有建立标准的、完善的管理体系，才能实现单位和个人的人事档案的共享和交流，才能从根本上体现档案信息化的基本价值。很多企业虽然紧随时代发展实现了档案的信息化和电子化，但并没有制定出一套完整的、统一的管理标准。部分企业仍旧使用传统的档案管理方式，虽然名义上进行了信息化，但实质上依旧没有真正实现信息化管理。

2.2 人事档案管理利用价值有限

档案管理的目的就是通过管理向人事部门提供人才的基本信息，使企业能够更好地利用人才，加强企业的全面建设，合理地进行档案管理，进而有效调动企业人员工作的积极性，通过工作人员的配合实现企业档案信息化的价值。传统的人事档案管理只是把重点放在企业人员的档案记录上，记录后的档案会进行封存，常年放在档案柜里，一般情况下不会进行翻阅，除非遇到人事变动，或进行档案整理时才进行翻动。

2.3 管理模式落后

传统企业的档案管理模式仍处于手工整理或者半手工整理的阶段，这种管理模式在信息化时代具有一定的弊端和瑕疵，例如，在记录方面，由于是手工操作，整理人员在记录时如果稍微马虎就会录入错误信息，且后续核对也存在较大困难。其次，这种管理模式对于人员来讲也是一种考验，因为是手工整理，所以会增加工作强度，同时也比较浪费时间。可见，传统的档案管理模式已经无法满足当下的信息化建设。此外，还有部分单位，虽然已经将信息进行了电脑归档，但是记录方式也只是停留在基本信息的归类上，并没有将档案进行合理分析研究，没有将實质性的变化录入电脑。

2.4 人事档案管理人员业务水平不高

在人事档案管理方面，很多单位管理人员并不是专业出身，对于档案的整理都来自于自身的理解和工作经验，根本没有对档案进行深度解析与探究，且缺乏电脑操作技能。在信息化管理工程中，要求操作人员有足够的专业素养和扎实的专业知识，以全面提升企业的信息化管理。

3 企业加强人事档案信息化管理的对策

3.1 加强管理人员专业知识学习

提升企业的信息化管理水平要从根本入手，不断提高档案工作者的专业水平。信息化的不断发展，对档案工作者来说是个不小的考验。科学技术对信息环境的发展起到了决定性作用，在科学技术发展的今天，需要培养出专业人才来应对技术环境变化。在人员管理方面，企业要提高档案管理员的思想素质和道德素质，使他们具有较强的责任感和鉴别能力；还要不断提高工作人员的专业知识水平，不断组织档案管理人员进行专业知识学习，使其拓宽自身的知识面，掌握深层的电脑系统操作技能，全面提高自身的文字处理能力和综合分析能力，使自己逐渐成为复合型人才。

3.2 转变管理模式，开发档案管理数据库

在信息化不断发展的今天，企业应不断完善自身的管理模式。首先，在人事档案管理方面，要摒弃传统的档案记录法，顺应时代发展，采取信息化的管理模式，合理运用计算机进行档案的管理与归类，提升档案的精准性和效率性。其次，要合理地进行数据库的开发和更新。在信息化管理过程中，利用档案管理软件细致地对人事档案进行分析、整理、归类，以提升档案管理的准确性和时效性，在一定程度上减轻工作人员的工作负担，同时降低档案归类的成本。最后，实行远程操控，进行档案数据信息共享，全面提高办事效率。

3.3 提升人事档案信息化管理的安全性

在档案信息化管理过程中，要确保电脑有一个良好的操作系统，以实现大量数据的传送。要不断对管理人员进行计算机安全性的技术培训，在计算机遭遇病毒攻击、黑客攻击时可以想出有效的解决办法。在利用计算机整理档案的过程中，要确保计算机没有受到任何软件以及外在因素的影响，构建一个档案专用的计算机模式，确保人事档案信息化管理的安全性。在后期操作中，工作人员要定期对计算机系统进行检查，定期对档案进行整理和分析，确保档案的安全和精准。

3.4 重视人事档案信息入档和修复工作

企业人事档案的信息收集、生成、验证等过程都是重要的流程，人事档案管理的信息化建设需要充分重视档案形成的过程。对人事档案整理后，工作人员要做好档案后期的检查和修复工作，在出现问题时，要及时与原数据进行比对，修复数据，保证数据的真实性和准确性。

3.5 建立健全的人事档案信息化管理机制

在档案信息化过程中，为了更好地应对信息化管理，要从人事档案管理工作的实际需要出发，不断完善人事档案管理工作的制度和流程，建立人事档案制度的辅助制度，合理辅助人事档案的实施。在收集人事档案材料时，要加强材料的转进、转出管理，也要不断完善内部控制制度，保证档案整理过程中的安全性和可靠性。

4 结 语

人事档案管理工作是个极其复杂的工作，要求档案管理工作人员要具有一定的专业性和管理性；人事档案管理工作的特点要求工作人员在档案整理过程中要全身心投入，重视每一个细节，以保证档案的准确性。在档案管理过程中，企业要对管理中出现的问题加以重视，并根据问题采取相应的解决措施，全面加强企业人事档案的信息化管理，从而促进企业全面发展。

主要参考文献

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