办公自动化环境下高职院校保密工作面临的问题与对策研究

赖筱倩　曹天仕

[摘要]在信息浪潮席卷而来的大环境下，高校办公自动化提高了办公效率，但也给文件的安全保密管理带来了挑战。对高职院校而言，如何做好文件保密工作，已成为保密工作面临的重要课题。本文探讨办公自动化过程中文件管理存在的问题，并提出相应的对策和建议，希望对高职院校保密工作起到一些积极的作用。

[关键词]办公自动化；保密工作；高职院校

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.137

[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0219-02

多媒体技术的快速普及，使校园网与电子校务平台（OA）在高职院校迅速推广普及。目前，计算机网络技术已成为高职院校实现信息化教育的重要技术，无论是公文处理、校园信息、学生系统以及档案管理，均在一定程度上实现了自动化管理，提高了办公效率，也更加规范和系统化。然而，办公自动化在带来便利的同时也隐藏着危机，网络和办公自动化方面的泄密逐渐成为高职院校文件泄密的主要渠道。本文以广西建设职业技术学院（以下简称“广西建设学院”）文件保密工作实践为例，探讨如何建立保密长效机制，以确保高职院校的信息安全。

1高职院校现用办公自动化系统（OA）概述

据了解，多数高职院校都已采用电子校务平台进行日常校務管理，电子校务平台即为办公自动化系统（OfficeAutomation，OA）。该系统是利用先进的科学技术和现代办公设备，全面或部分代替办公管理人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。广西建设学院现使用的办公系统由北京通达信科科技有限公司研发，该公司是中国兵器工业信息中心的全资子公司，安全性有一定保障，但在系统运行过程中，仍然存在运行不稳定，更新不及时的情况，存在信息泄密的漏洞。

2办公自动化环境下高职院校保密工作面临的问题

近年，上级教育管理部门和国家保密局，对高职院校的保密工作给予了高度重视，高职院校的保密工作也取得了一定成效，如，不仅有意识地提升了高职院校领导、科研人员、教师、学生等各个成员的保密意识，也按要求做出了一系列防范举措来加强日常保密工作。但泄密事件仍有发生，因为与传统办公条件相比，在办公自动化环境下，信息传播更高速便利，传播的范围、速度与影响力更广，这促使高职院校不仅要做好传统保密工作，还要应对一系列高科技窃密手段带来的危机和挑战。涉密信息从保密柜走进硬盘、存储器、移动设备，其传播渠道从传统的实体到编码程序，保密环境更加复杂。

2.1保密意识不强

以2014-2016年已公布的高校泄密案例的调查数据来看，造成泄密的原因普遍为人为因素，其通常表现为，对保密工作缺乏足够认识，特别是对互联网安全隐患重视不够。在高职院校信息化建设过程中，重视信息建设的效率，忽视了信息保密工作的同步发展；重视对校园网络和办公设备的投入，对安全防范技术的更新工作缺乏关注，更缺乏长期有效的规划。

2.2保密工作部门自身建设不力，保密制度不够健全

保密工作是否安全有效，与保密工作队伍的保密意识、业务素质、人员稳定性、管理程序密切相关。从目前来看，大部分高职院校尽管设有相关保密机构，但这些机构在具体业务，比如保密工作宣传、保密工作监督检查等方面缺乏专职人员进行管理，因此，工作开展缺乏系统性和长期性。部分高职院校由于自身原因，保密工作人员由聘用人员担任，存在人员替换频繁、兼职人员担任工作零碎繁杂等情况，造成保密信息管理疏漏，存在安全隐患。

2.3办公网络环境管控不严

当今社会，网络“黑客”无处不在，国家党政机关的核心机密、企业的商业秘密及个人隐私等均在他们窥视之列，高职院校也不能幸免。高职院校办公自动化的实现紧密依托互联网，且大部分内外网互联，在给信息传播提供便利的同时，也容易被不法分子利用，窃取保密信息。此外，电脑病毒是一种人为制造的，在计算机运行中，按照设计者制定的方式对计算机信息或系统起破坏作用的程序，现已成为高职院校自动化办公环境下对文件信息安全的又一威胁。

2.4办公自动化设备管理不严

高职院校办公设备的维护、保修，大多采用招标引进的方式，考虑商家的效率，但没有严格保密要求，厂家通过联机测试设备或移动存储设备，可将机内存储的内容进行复制，存在安全隐患；在设备淘汰、报废时，没有严格履行涉密设备审查，存在涉密信息的存储器有可能成为泄密源的问题；在软件方面，大多高职院校不能全部使用国产正版软件，在办公自动化设备中，盗版软件的运行有可能造成涉密信息扩散或网上泄密。

3加强办公自动化环境下高职院校保密工作的对策

针对高职院校办公自动化环境下保密工作的实际情况，笔者提出以下几方面的建议。

（1）在责任承担方面。高职院校要全面实行领导负责制和一把手责任制，涉密高职院校一把手和涉密部门负责人为安全保密第一责任人，切实落实保密信息管理工作。

（2）在制度建设方面。遵循我国的保密法和计算机网络安全管理规定等相关制度，并与高职院校自身保密实际情况相结合，建立健全针对办公自动化网络安全维护的相关制度，使网络安全维护工作有章可循。

（3）在运行管理方面。一是严禁涉密电子设备直接或间接地与互联网或其他公共信息网连接，实行物理隔离，做到专机专用；二是严格遵守涉密场所要求的安全保密和防火、防盗措施，配齐配强保密场所防护措施。

（4）在安全维护方面。一是定期和不定期开展保密检查，对重点涉密部门进行重点查看，检查保密制度的落实情况和防范措施的实施情况，发现问题要依法依纪严肃处理；二是对涉密计算机的维修、销毁，高职院校要委托专业部门安排拆卸、维修、销毁涉密计算机。

（5）在人员管理方面。一是严格按照国家保密局的有关规定，严格涉密人员的选配和岗位培训，明确岗位职责，定期开展保密相关培训，增强保密意识；二是要求涉密计算机和校园网络的管理维护人员，认真做好日常维护保养，定期检测杀毒，确保网络安全。

保密工作是党和国家的一项重要工作，也是高职院校日常工作的重要组成部分。面对办公自动化的环境，日益严峻的保密工作环境，高职院校领导层与涉密人员要树多层次、立体全方位的保密观念，确保保密工作安全有效的开展，从而推动信息化形势下，高职教育健康发展。