档案管理工作的规范化分析

朱志能

（深圳市春晖信档案技术服务有限公司，广东 深圳 518000）

[摘 要] 随着社会不断进步，经济飞速发展，档案管理功能、业务范围等都发生了质的变化，档案信息利用率高低和档案管理工作规范程度紧密相连，急需要多层次优化档案管理工作，使其更加规范化。文章从不同角度入手客观阐述了新时期规范档案管理的必要性，探讨了档案管理工作规范化的有效途径。

[关键词] 档案管理工作；规范化；分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 064

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0137- 02

1 新时期规范档案管理的必要性

1.1 符合新时期档案管理的客观要求

在社会市场经济背景下，政治经济环境发生了质的变化，不同行业、领域持续发展，其运营管理环境也有了全新的变化，档案管理也被提出全新的要求，必须加强规范化管理，其符合新时期档案管理的客观要求，是新时期档案管理事业走上长远发展道路的重要保障，也是企事业单位持续发展的有效途径。在运营管理中，档案是企事业单位发展的重要资料，是其各方面发展的重要凭证，具有较高的参考价值，档案管理工作的规范化利于企事业单位准确把握发展自身发展理念、发展方向，有效解决日常管理中出现的一系列问题，降低运营成本的基础上，有效提高自身效益。

1.2 利于加强企事业单位管理，走上健康稳定发展道路

在日常管理中，档案管理是企事业单位不可忽视的关键性部分，可以及时整理、归档发展中出现的一系列问题，总结经验教训，开展针对性工作，少走弯路，避免造成严重的经济损失。档案规范化管理利于加大企业文化建设力度，塑造良好的外在形象，打造品牌效应，有效应对复杂多变的社会市场环境，更好地应对来自各方面的挑战，走上长远发展道路。

2 档案管理工作规范化的有效途径

2.1 正确认识档案管理工作规范化，优化完善档案管理制度

站在客观角度来说，档案管理工作规范化离不开健全的档案管理制度。在开展档案管理工作中，管理者必须与时俱进，树立全新的理念，结合自身各方面具体发展情况，正确认识档案规范化管理工作，高度重视档案规范化管理工作，注重档案管理硬软件设施的优化完善，定期对其进行合理化维护，充分发挥多样化作用。优化完善已制定的档案管理制度，要符合自身发展理念、发展目标等，具有一定的可行性、可操作性，有效指导档案管理工作，确保各项档案管理工作顺利开展。在此过程中，管理者必须制定可行的责任制，根据档案管理工作特点、性质，层层划分，明确档案管理人员的岗位职责、工作任务，有效防止“权、责、利”混淆，避免出现“一人多岗、一岗多人”现象，严格按照相关制度要求做好档案管理工作，促使档案管理工作更加规范化，逐渐提高档案管理整体水平。

2.2 借助技术措施手段，规范档案管理工作

随着社会发展步伐不断加快，档案管理工作开展中迎来发展机遇的同时，也需要更好地应对来自各方面的挑战，不能再采用传统档案管理模式，要将多样化先进技术灵活应用到档案管理中，借助电子、信息化等技术手段，充分展现计算机多样化功能，科学管理档案，提高档案管理工作规范化水平。具体来说，在开展档案管理工作中，档案管理人员必须综合分析主客观影响因素，结合新时期档案管理现状，以社会市场为导向，优化利用多样化的信息技术，借助信息化手段，构建“科学、合理”的档案信息管理系统，充分发挥信息技术在档案管理过程中的多样化作用，随时动态管理各类档案，促使檔案管理人员及时解决日常工作中存在的问题，促使档案管理工作更加规范化、科学化。在应用现代化信息技术过程中，管理者必须意识到安全防范的重要性，定期安排专业人员检查维护对应的垫子档案管理系统，加大加密系统管理力度，降低其故障发生率，处于安全、稳定运行中，优化档案电子签证系统登录功能，促使档案管理工作具有鲜明的“保密性、规范性”特点，避免档案管理工作开展中出现档案泄露、丢失等问题，造成严重的经济损失，为提高档案管理工作规范化以及信息化水平提供有利的保障。

2.3 提高档案管理人员综合素质

在新形势下，档案管理工作规范化离不开高素质的档案管理人员，这是因为档案管理人员是档案规范化管理的重要负责人，其综合素质高低关乎档案管理规范化整体水平。在日常管理中，管理者必须根据内部档案管理人员水平，制定合理化的“长、中、短”期人才培养方案，坚持“引进来、走出去”战略，要坚持“引进来”原则，适当提高新时期档案管理人员录用要求，要多角度考核其已有的技能等，准确把握其对档案管理工作的理解程度，是否具有较厚的心理素质、敬业精神，录用后，要对其进行系统化岗前培训，确保其在最短的时间内胜任本职工作，优化内部档案管理人员结构，不断注入新鲜的血液，优化档案管理人员队伍。同时，管理者要坚持“走出去”战略，要定期档案管理人员进行全面、系统化培训，优化完他们自身知识结构体系，在多样的实践活动中提高自身专业技能，提高档案管理水平，科学管理档案管理工作。管理者要优化绩效考核制度等，采用定性与定量的评价方法，客观评价内部档案管理人员，对表现突出的档案管理管理人员给予一定的奖励，比如，免费学习、深造、晋升，而表现较差的档案管理人员也会受到一定的惩罚，依法追求相关责任，促使档案管理人员意识到档案规范化管理的重要性，注重自身各方面技能的提高，尤其档案管理能力，规范管理档案，提高其规范化管理水平。

3 结 语

总而言之，在社会市场经济背景下，档案管理是一项系统、复杂化工程，涉及到的方面较多，受多种因素影响，难度较大。管理者必须从不同角度入手正确认识档案管理工作，提高档案管理人员综合素质，优化完善档案管理制度，借助技术措施手段开展档案管理工作等。以此，提高档案管理规范化水平，促使一系列档案管理工作有序开展，降低档案管理成本的基础上，提高各类档案利用价值以及规范化管理水平，有效提高档案管理的“经济、社会”效益，促使新时期档案管理事业不断向前发展，走上健康稳定发展道路，促进社会经济全面发展。

主要参考文献

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[2]张小丽.论新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2012（21）.

[3]孙伟娜.浅析新时期如何做好档案管理工作[J].办公室业务，2014（3）.