信息环境下档案管理的创新分析

韩春霞

（深圳市春晖信档案技术服务有限公司， 广东 深圳 518048）

[摘 要] 随着现代信息技术的飞速发展，其为档案管理的改革和发展创造了全新的发展机遇，且档案管理创新也迫在眉睫。在信息环境下的档案管理，不仅需要将信息技术充分利用起来，逐渐形成新的管理体系、新的资源以及新的管理技术，同时档案管理自身也需要加强创新。文章对信息环境下档案管理的创新策略做了详细的阐述。

[关键词] 信息环境；档案管理；创新分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 066

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0140- 02

1 信息环境下档案管理的创新意义

在新时代发展的过程中，创新是其主要的推动力，且创新在时代发展中具有十分重要的作用和意义，而创新对于档案管理而言，也具有十分重要的意义。随着信息技术的推广和普及，档案管理工作面临的要求也越来越高，一些传统的管理方式以及制度等，已经不能很好的适应信息环境对档案管理提出了要求。因此为了不断的增强档案管理的综合服务水平以及工作效率，就必须采取有效的措施对档案管理进行创新。

2 信息环境下档案管理的创新策略

2.1 创新档案服务理念

随着时代的发展和进步，信息环境下的档案管理也肩负着更多的服务和更深刻的意义。与一些有形的商品一样，档案管理也必须不断的满足各种消费者提出的各种需求。因此为了满足这些需求，在档案管理的日常工作中，有关部门首先需要创新档案服务理念，以促进档案管理事业的快速发展和进步。首先在管理档案的工作中，工作人员需要对部门以及自身的创新能力进行提升。其次是要不断增强自身的档案服务意识，以便为人们提供更优质的档案服务。最后要在适应信息时代的前提下，对档案管理的人才队伍加强创新，并使之具备较强的档案管理了理论知识，同时也要让其掌握和学习一些先进的信息管理手段，不断对自身的管理工作经验进行总结，从而为档案管理人才队伍的整体发展提供有效的保障，以便将信息环境下档案管理的价值最大限度的发挥出来。

2.2 创新档案管理方式

在信息环境下档案管理的创新，还需要对档案管理的方式加强创新，首先可以建立一个网页版的档案，以便提高档案管理的效率，促使档案能够更加方便的进行检索。目前利用互联网促使档案管理提供网上服务，已经成为了各单位以及社会管理档案的重要方式。通过局域网对档案进行管理，将其集中制作成统一的网页，并积极的将各种档案资源信息组织起来，借助互联网的便捷性，使得企业以及事业单位的网站能够与档案管理系统连接起来，真正意义上实现档案资源信息网上检索，这不仅能确保人们更好的使用档案资源，同时也能便于管理人员对档案进行科学管理。而在管理档案的过程中，还要在网站或者网页的前提下，完善和建立一定的电子文件以及档案信息全文数据库，同时利用网站等，管理和利用电子文献，这样就能有效的实现档案资源信息的规范化、法制化、自动化、数字化以及数据化等。例如档案数据库建成之后，档案的修改和增加，只需管理人员在网页上输入管理数据即可，且在网页数据库中，用户们也能公开的查找部分档案信息。其次，档案管理部门还需要与其他的信息管理部门之间进行联系和沟通，同时建立一个管理档案的中心平台，使之能够成为一个共同的信息资源库，从而使得各种信息都能便于利用和整合。在该中心平台上，不同网站以及网页上的电子文件，均可以获得集中管理，且在各部门内部也可进行有效的共享，同时还有利于管理人员及时对档案进行修改和增加。而对于外部人员，则可通过限制性的利用和查询，使得电子信息能够整体上实现资源共享。最后是自动处理电子档案。一般情况下，电子档案可利用电脑单机进行上传和下载，使得档案资料文件等，实现轻松的收集、整理以及利用等工作。因此有关部门需要对档案管理的传统模式进行转变，在档案数据库建成之后，还需要在网页上建立上传数据的工作窗口，以便及时对收集到的档案数据进行处理，从而实现档案的高效归档工作。而当归档工作完成之后，则需要归纳整理终端收集到的信息，并编制对应的网页专题，以便为用户们提供良好的查询服务。

2.3 拓宽档案服务范围

首先是社会化信息服务。在社会发展的过程中，信息化发挥出了巨大的作用，因此档案管理也需要逐渐扩大服务面，即由传统的单一服务，逐渐拓宽为社会化服务。在信息环境下，科技的发展使得资源信息也逐渐趋向于复杂化，且人们需求的信息量也在不断的增长。因此在档案管理创新的过程中，服务领域的拓宽先要实现信息服务社会化，以便电子档案管理发展能够具有更强大的推理以及更广阔的空间。其次是产业化的档案管理。在信息化社会发展的过程中，档案管理工作已不再单一，其被时代赋予了更多的意义和责任。其信息化的档案管理也逐渐成为了一种财富。随着信息资源的大量开发，管理人员自身的财富也在逐渐增长，因此在创新档案管理的过程中，就需要管理人员坚持走信息化道路，不断推进产业化档案管理的发展进程，使得档案信息能够形成一条产业化的发展道路。而在开发档案信息的过程中，工作人员也需要牢固树立产业已是和服务意识，以经济建设为档案管理的活动主场，不断为档案信息产业链服务提供强有力的支撑。例如在对新的科技信息进行开发的过程中，需要帮助其建立新的数据库，而对于经济信息的开发，则需要建立一个全新的产业结构，并对服务状态进行不断的调整。最后是共享化信息资源。即在档案管理传统工作中，档案并不是统一的整体，且具有一定的独立性。而在信息环境下，随着信息种类以及总量的不断增长，信息资源已经不能实现完全意义上的整合。因此管理人员必须建立一个高效运转、完整有序的管理体系，促使信息实现共享化。

3 总 结

综上所述，在信息环境下，档案管理的创新具有非常重要的意义，且随着信息技术的发展，其不仅为档案管理创造了便利，同时也为档案管理创新创造了条件。因此相关部门以及档案管理工作人員必须以高度的紧迫感、使命感以及责任感，努力探索档案管理创新的途径，从而使得档案管理能够达到更高的水平。

主要参考文献

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[2]徐艳艳.新形势下如何加强企业档案管理工作[J].科技创新与应用，2012（11）.

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