简析多媒体在档案信息化建设中的应用

闵 丽

安徽省淮北卫生学校

简析多媒体在档案信息化建设中的应用

闵 丽

安徽省淮北卫生学校

随着时代和计算机技术的发展，网络信息技术在各个领域的应用面越来越广。多媒体技术的应用对于档案信息的开发与建设有着十分重要的作用，本文从多媒体技术概述以及与档案信息化建设的关系开始分析，对技术应用中出现的问题以及多媒体技术的实际应用做出阐述。

多媒体技术；档案管理；信息化建设；应用

网络信息技术的发展给人类各行各业的工作带来极大的便利，近年来，市场环境的变化、媒体硬件随着技术的进步价格正在不断的下降，档案管理工作也受到了相应的冲击。与时代技术相结合成为档案管理的唯一发展路径，推广多媒体技术可以为档案信息技术注入新的生命力，对于档案信息化建设有着现实意义。

一、多媒体技术与档案信息管理

（一）多媒体技术的概述

电子文件信息就是多媒体信息的本质含义，是指通过文本、图像、声音、视频等方式展现出来的信息。计算机系统中包含两种及以上的多媒体信息时，我们称之为多媒体系统。多媒体技术包含媒介和媒体两种要素，可以改变档案信息管理的陈旧性，实现完全的、开放性的计算机管理。

（二）多媒体技术与档案信息化建设的关系

当前，档案建设面临着巨大的机遇和挑战。随着经济建设的脚步不断加快，档案种类和类型的增加，传统的档案管理技术方法以及传播形式与途径已经呈现落后的状态，不能满足社会发展需要。而多媒体技术拥有信息储存量大、形象直观以及传播渠道广等优点，可以为档案信息化的建设带来很大的便利，为档案信息化的管理与建设提供先进的技术和科学的手段，发挥档案信息的最大价值，对于提高档案信息化管理的水平和质量有着推波助澜的作用。

二、多媒体技术在档案信息化管理中的难题

（一）档案信息传输中的知识产权

实现档案信息数字化，以及网络资源的共享是档案建设的最终目的。然而，网络传输这种新的信息传播技术虽然打破了传统的信息传输格局，超越了时间和空间的限制。同时，也为数字化产品带来了侵权的风险。档案是知识产权的表现形式之一，是受到版权保护的。社会的发展让人们逐渐开始重视知识产权，所以档案信息化管理工作务必要注重对著作权的保护。在实际工作中，确定馆藏档案的著作权和所有权人，作品在网络上进行传播之前必须取得著作人的授权，否则未经著作权所有人同意任意使用档案便属于侵权行为。

（二）档案规范化管理的原则

只有制定和实施档案管理的工作规范和标准才能切实的提高档案管理工作的质量与效率，也是实现档案信息数字化目的的现实需要。实现档案信息数字化，必须坚持管理规范化的原则，按照相关的标准对档案进行保管、传送、使用等工作。加强人员的素质建设，实现部门、岗位与个人之间的权责关系明确，避免出现档案保管不完整、不规范及其价值被浪费的情况。

（三）档案信息安全保障体系的建立

安全保障体系对于档案信息化的建设有着关键作用。目前，我国的档案信息安全保障体系不完善，相关的法律规范以及制度不健全。在管理工作中出现缺乏有效的安全技术，健全的管理体制等，给档案信息化建设带来不便。而随着设备和技术软件的发展，从事黑客等网络不法事业的相关组织技术也在进步，档案的安全受到极大威胁。档案信息化管理的概念是动态的，不能以绝对的目光来看待档案的安全性，应该时刻保持警醒，不断的升级网络技术、完善管理体制、更新管理办法以及提高管理人员的素质，以确保信息数据的安全、保证档案信息化建设稳定的前行。

三、多媒体技术在档案信息化建设中的应用

（一）建立档案信息库

以现有馆藏为基础，通过计算机网络技术建立数字化的档案信息库，对信息和数据进行存储和管理。在建立档案信息库之前，必须要做好相关准备：构建一个档案管理的多媒体平台。建设子系统、数据存储子系统以及数字化处理和数字化信息输出子系统，完善档案信息数字化管理系统。使档案的加工、传输和利用等流程成为一个完整的体系，不再独立分散；对于媒体之间工作时间进行控制，需要同步的媒体工作进行同步控制。系统应该满足操作界面的生成、数据库的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同应用系统和软件的运行，提供安全的运行环境。还需要对数字化信息系统中的数据进行分类，不同的档案需要采取不同的处理方式、不一样的管理措施，避免一体化带来的资源浪费，提高数据库存储和处理信息数据的工作效率，满足不同用户的不同要求。

（二）信息系统的检索程序编制

档案信息数字化的首要要求就是目录信息的数字化，档案目录数据库能够实现档案资源在数据库中的条理性，是整个数据库建设的基本。首先，要建设一个目录信息的仓库，完善相关的目录数据、专题目录数据以及各类资料文献的目录数据的输入、媒体制作和检索体系，实现准确快速的查找信息数据。

其次，建立档案的著录标引和机读目录系统。其中档案的著录标引检索自动化是档案自动化管理的核心，对于档案信息资源的要求很高。要实现档案的著录标引检索自动化，首先要输入大量的数据，以档案著录表现出相关信息数据的主旨和参考价值，注明档案的出处与来源，保管现状等。同时对档案的特性做出分类、选择和登入，为管理人员带来工作便利的同时使用户的查找也更加轻松。

建立机读目录可以实现用户在计算机上的检索。将著录的条目信息按照规范标准录入到系统数据库当中，以特定的模型为连线将它们组织串联起来，形成一个个的集合，为档案目录的数据管理提供相关技术基础。

结束语

总而言之，多媒体技术的应用对于档案信息化建设有着十分重要的作用。在进行档案信息建设的工作时，一定要认清当前的社会形势，仔细分析多媒体技术与档案信息化之间的联系。了解进行档案信息化建设中出现的问题和难点，通过建立档案信息库、编制检索程序等方式，将多媒体技术应用到档案信息建设中来，提高档案信息化管理的科学性和有效性，保证档案信息传输中的安全，最终实现档案信息建设的数字化目标。

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