数字化时代高校档案管理信息化建设

李彩霞

[摘 要] 高校的发展对我国社会多样化人才需求的满足有着重要意义，高校在当前的全面教育改革的深化背景下也探索着新的管理模式。其中在档案管理过程中，随着数字化程度的不断深化高校档案管理的信息化建设就愈来愈重要。基于此，本文主要就高校档案管理信息化建设重要性及发展的问题进行详细分析，然后就高校档案管理信息化建设的原则及策略进行探究，希望此次努力有助于高校的整体管理水平提升。

[关键词] 数字化时代；档案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 100

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）05- 0185- 02

1 高校档案管理信息化建设重要性及发展的问题分析

1.1 高校档案管理信息化建设重要性分析

高校教育是对学生全面素质培养的重要基地，要想使得高校能够得到进一步的发展，就要在各个环节进行有效完善。高校的档案管理工作能够得到完善，就要充分注重信息化建设工作，在数字化时代背景下，高校的档案管理工作的信息化建设是档案业务工作发展的需求。高校的改革力度进一步深化，在档案管理的内容以及形式上也有着相应变化，以往的档案管理模式已经不能适应实际需求，所以信息化建设就成了必然。

通过对高校档案管理信息化建设的加强，就能有助于档案管理的效率提升，对档案服务水平也能有效提升。以往高校的档案管理过程主要是通过手工操作的，在工作中的劳动强度比较大，程序上也相对比较烦琐，并且会由于人员的操作失误造成信息资料的丢失等，这就在档案管理的完整性上不能有效保证。而在信息化建设作用下就能优化档案管理的模式，在管理的效率以及准确性上得到有效保证。

1.2 高校档案管理信息化建设发展的问题分析

高校的档案管理信息化建设是促进高校整体管理水平的重要支持途径，但是在信息化建设过程中还存在着诸多困难有待解决。档案管理信息化建设中对资金的需求量比较大，这就存在着筹资困难的瓶颈，这也是对档案管理信息化建设中有着重要制约的因素。信息化建设中对计算机以及扫描仪和路由器等方面的购置比较重要，还要在信息安全保障层面进行投入，这就需要大量的资金。

另外，档案管理的信息化建设中的任务比较繁重，在工作上需要长时期才能见到成效，现存档案资源实施数据化的处理就要通过扫描微缩等技术手段的应用，将原始文件转换成电子文件。还要能按照文档处理软件依照相应标准来对数据实施规范化整理，从而方便于检索利用等。同时也要在网上利用平台进行完善以及在远程服务层面加以完善。对信息的安全性还需通过多种方式加强防护，在信息的完善性上要持续化，这些方面的工作都有着很大的难度。

在管理人才的队伍建设中也有着很大难度，信息化建设需要专业人员进行操作，所以这就要依靠专业化的管理队伍。但是在实际管理人才应用上就有着诸多的困难，人才的招聘比较困难。信息化档案管理需要对档案知识以及信息操作技术娴熟的全能人才，在专业化的程度上要求比较高，但在实际的管理队伍建设中还有诸多层面没有满足需求。

2 高校档案管理信息化建设具体策略探究

针对高校档案管理信息化建设要能遵循相应原则，这样才有利于信息化建设的顺利实施，主要是在安全性原则、科学性原则、可行性原则等层面上充分重视。第一，在安全性原则方面，数字化档案信息会在网上传播利用，故此由于网络的开放性，对档案信息的安全也会带来影响，所以信息化建设过程中就要充分重视安全性的原则，保证档案信息管理中的安全。第二，在科学性原则方面，体现在要从实际出发，加强对馆藏档案的筛选及数字化范围的确定等，将信息档案的利用效率加以提升。第三，在可行性原则层面，主要是对专业人才的培养，使得信息化管理能得到有效落实。

对高校档案管理的信息化建设要从多方面进行实施，在档案信息化的基础设施的建设层面上要能将其归入到单位的总体规划当中加以实施，充分重视基础设施的建设，对微机管理档案的进程要能进一步推进。还要能够在内部局域网的建设层面充分重视，要实现档案网络和办公网接口，将各单位的数据向校档案馆远程归档，最终达到档案管理工作的数字化水平。

高校档案信息化建设中的资金投入要能确保，这也是信息化建设最为基础的，所以需要各地政府根据相应法规对高校教育的经费投入要能保证，从而方便高校在信息化基础设施上的建设顺利实施。高校自身也要能够在资金的筹措上采取有效措施，在专项资金的投入上进一步加强，同时档案管理部门还可通过数据库资源以及网络设施为社会服务来获得相应利益，得到以网养网的目的，在经费上也能得到一定程度的解决。

为能够保障高校档案信息化建设的作用发挥，就要在专业人才的培养上充分重视，信息化建设也是以人为工作的主体，档案工作人员自身的素质培养要从多角度实施。在档案管理人员的职业素养以及职业技能和道德修养层面都要加强培养，高校还要能够针对每个人员的特征在管理中建立完善科学的培训制度，对档案管理的知识要及时地更新，把档案管理的整体水平进行提升。另外在管理人员的计算机网络应用技术以及档案管理层面的人才选拔要充分重视，多方面的进行考虑。

3 结 语

总而言之，数字化时代的到来为高校的档案管理信息化建设提供了发展动力，只有在信息化建设上得到完善，才能促进高校的档案管理水平的提升。在信息化技术的不断完善下，高校的信息管理的安全性保障工作也要能够进行强化，将档案信息的作用加以充分发挥，使之能够更好地服务于社会。

主要参考文献

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