图书馆采编流程优化模式探究

彭麟斐

[摘 要] 本文主要针对图书馆采编流程运作的传统模式，综合运用经济学投入产出分析与管理学BPR理论的有关技术与方法，构建出图书馆采编流程的优化模式，并分析出优化模式的优越性，为进一步开展图书馆采编流程优化研究提供参考，也为优化图书馆采编流程运作提供有力的借鉴。

[关键词] 采编流程；投入产出分析；流程活动重组；优化模式

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 104

[中图分类号] G258.22 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）05- 0192- 01

1 效率低下、过度重复的传统图书馆采编运作流程模式

传统的图书馆采编工作流程较多，每个工作流程进行期间耗时耗力，使得图书馆采编工作一般效率较低，不能满足现代人高效的借阅要求。并且在传统图书馆采编工作流程模式下，各种信息的统计是分离的，不同的统计人员也有不同的工作。这种模式就会导致相同的数据被重复统计计算或者交叉使用多次。工作的重复进行就加大了图书馆采编人员的工作量，降低了采编工作效率。总而言之，传统的采编模式无论是在方法上还是在效率上都存在着巨大的缺陷，亟待优化整合。

2 建立科学、高效的图书馆采编流程优化模式

为了克服采编流程传统运作模式的弊端，现拟应用经济学投入产出分析及管理学业务流程重组BPR理论的有关技术与方法，合理配置图书馆采编流程的资源投入，积极进行采编流程内部活动的优化重组，创新构建采编流程的优化模式。

2.1 应用投入产出分析优化采编流程资源投入与信息产出

图书馆采编流程的投入产出分析是指对采编流程的成本投入和信息产出进行对比分析，以达到控制流程成本投入，优化流程信息产出，提高流程服务效益的目的。借此通过对采编流程投入的文献购置费、人力费、设备费及其他费用进行合理分配，以降低流程成本投入。在优化配置资源投入时，①适当增大文献购置费分配比例来提高文献产出量；②适当减少人力费、设备费及其他费用的分配比例来降低文献采编成本；③重新合理分配各项投入经费，来实现资源总投入既定条件下的不减少信息产出数量，来提高信息产出质量。在分析信息产出质量时，通过设计读者调查问卷、网络BBS、博客等多种形式，广泛调查读者对信息产品的满意度，时刻观察读者对信息产品的需求变化，并合理预测读者未来的信息需求趋势，然后及时反馈回采编流程资源投入环节，对流程资源投入实施进一步的优化配置。图书馆采编流程的投入产出优化是一个不断进步的循环上升过程，优化中强调用流程投入的不断优化来满足读者不断变化的信息需求。

2.2 应用BPR理论优化采编流程内部运作

运用管理学BPR的有关技术和方法对采编流程活动进行优化重组，即通过分析业务流程活动现状，有针对性地优化重组文献采集、编目的一系列活动，达到提高采编流程运作效率的目的。在优化重组采编流程活动的过程中，要以读者需求为导向，对流程整体做系统的，而不是局部的综合分析，找出流程中的增值活动和非增值活动，诊断流程存在的主要问题以及问题原因何在，然后对症下药，重组运作效率不高的流程活动，避免流程中的非增值活动，优化设计出新的采编流程。同时，在执行和评估新的采编流程的基础上不断发现以后的改进方向，并积极加以改进。图书馆采编流程内部运作的优化过程是一个不断改进的持续提升过程，改进中强调流程运作效率和读者满意度的提高。

2.3 系统构建采编流程优化模式

应用投入产出分析及BPR理论于采编流程，可以进一步明确流程运作中各项业务活动的不同投入对信息产出的不同影响。哪些业务活动的投入变化对信息产出的影响至关重要？哪些业务活动的投入增值更多？哪些业务活动的投入增值更少？哪些业务活动的投入不增值？如果在投入产出分析的基础上，运用BPR的先进技术与方法对采编流程活动进行简化、整合，尽量消除非增值环节，并借助于现代信息技术使流程步骤自动化，能进一步降低采编流程运作成本，并及时向读者提供更优化的情报信息产品，从而实现采编流程的优化运作。因此通过综合分析采编流程投入产出及内部运作状况，在彻底明确整个流程运作优势及劣势所在的基础上，改进其资源投入的不合理及流程活动的不增值，可以系统构建出采编流程的优化模式。

3 图书馆采编流程优化模式的优势

首先，根据图书馆采编流程的运作特点并利用BPR理论的有关技术和方法对图书馆采编流程内部活动进行优化重组，这样不仅可以适当地减少采编流程，提高流程活动的连续性，还可以实现流程的高效运作。其次，采编流程的优化不但可以高效产出高质量、数量多的情报信息，还可以通过降低信息产品采编成本，实现节约型采编流程的建设，以保证图书馆采编流程的可持续发展。最后，图书馆采编流程优化不仅可以满足读者信息资源的更多需求，更能有针对性地做出读者特定信息需求的反应。还可以加强各学科资源处理小组、技术支持团队等之间的联系，调整学科资源处理小组，优化经费、技术管理及人员的合理配置，确保图书馆采编流程顺利进行，从而提高图书馆服务水平。

4 结 语

运用投入产出分析原理与BPR理论构建采编流程优化模式，不仅可以保证图书馆采编流程的高效运作，还可以满足现阶段读者的多样化需求，是当前构建科学的图书馆管理模式最为便捷、有效的方法。

主要参考文献

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[2]马洪波.数字图书馆DRS价值及创新研究[J].沧桑， 2008（4）：166-168.

[3]郑燕华.数字图书馆的效益分析[J].北京图书馆馆刊， 1999 （3）：43-46.