浅析汽车企业出口业务中的单证缮制

林秋容

(昌河汽车进出口公司，江西 景德镇 333002)



浅析汽车企业出口业务中的单证缮制

林秋容

(昌河汽车进出口公司，江西 景德镇 333002)

摘要:基于外贸业务中出口单证的重要性，结合汽车企业出口单证缮制的实际情况，分析单证缮制的主要内容，包括:货物描述、数量和单位填制；价格和金额；运输单据制作；产地证的填制。单据缮制要求具备及时性；完整性，即内容完整、种类完整和份数完整；美观性。缮制过程中要遵循从上到下，从左到右的处理原则。

关键词:汽车企业；出口业务；单证缮制

单证缮制是外贸企业经营管理中一个非常重要的环节，单证缮制的质量直接关系到企业的经济利益。汽车企业外贸出口常见的单证包括:形式发票PI，商业发票CI、装箱单PL、原产地证书、报关委托书、报关单和提单B/L等。

一、单证缮制的主要内容

(一)货物描述、数量和单位填制

货物描述、数量和单位是单证缮制中非常重要的内容，需要符合合同规定。一般外贸公司已形成相对固定的单据模板，制单员一般都参照现有模板对货物的数量和单位进行填制。如，以从事汽车整车和相关配件出口的公司为例，整车常用单位为辆(unit)；制作整车装箱单时，须计算整车体积，常用单位为立方米(CBM)；整车净重、毛重，常用单位为千克(KGS)。在填制整车装箱单时，需根据合同规定，在现有的单据模板上修改整车数量及其对应的体积、重量等。配件装箱单中常用单位为包(package)、箱(carton)以及千克(KGS)。制作配件报关单时，需参照《海关报关手册》，根据配件的海关编码查找其相应的单位，如火花塞所用的单位为个，轴承单位为套，油泵总成单位为台等。在填制其报关单时，须更改对应数量单位，避免出现单位不符等错误。

(二)价格和金额

1.价格术语

价格术语是在长期的国际贸易实践中产生的，用于表示商品的价格构成。汽车企业出口单证中主要涉及FOB、CFR和CIF等贸易术语。FOB代表货物本身的价格，CFR代表成本和运费，即CFR=FOB+运费，CIF代表成本加运费加保险费，即CIF=FOB+运费+保险费。填制价格术语时，必须和合同、信用证或客户的要求一致。

在实际业务中，进口方对清关单据可能会提出特殊要求。如业务往来通常提供进口方的形式发票PI报FOB价，签订的合同价格为FOB价，而业务执行过程中，鉴于出口方所询海运运费有价格优势，进口方也会选择委托出口方代其安排船期发货。货物备妥后，出口根据相应的海运运费率及货物尺寸计算出海运运费并告知进口方于货物发运之前将其直接付给出口方。因此，出口方提供的清关单据中的商业发票的价格术语应该为CFR价格，而不是FOB价格。

2.多种支付方式结合下的操作

在实际业务中，外贸公司常用的支付方式为汇付和信用证。通常，若成交额较小时，常采用汇付，具体为OA支付或分期支付，其中分期支付要求客户先支付部分预付款，尾款发货前支付；若成交额较大，则采用L/C支付；部分业务也会采用汇付和信用证相结合的支付方式。如，某汽车出口公司与一也门客户签订的某合同规定“28% by T/T as down payment,72% by L/C at sight before shipment，total amount is USD 52200.00”，在制作汇票时，其金额显示为USD37400.00，与信用证上所列一致，而在商业发票上注明“USD14800.00 paid by T/T,USD 37400.00 paid by L/C, Amount is USD 52200.00”。

(三)运输单据制作

1.托运报关单据

目前，国内大多数汽车出口公司是通过货运代理办理托运报关手续。业务员将报关单、商业发票、装箱单和代理报关委托书等单据交由货运代理办理托运报关手续，这些单据关系到出口清关手续和出口退税的办理，填制时须符合合同规定。

以某汽车出口公司的出口报关单为例，填报栏目中的“境内货源地”一栏填写需特别谨慎，因其直接涉及到出口退税，地点必须与货物增值税发票的出票人地点一致，通常根据国内购销合同进行填制，供方地点即为境内货源地。如该汽车出口公司生产基地有江西九江和江西景德镇两地，出口整车为九江生产的某车型，则报关单上的“境内货源地”应填制为九江，不能写景德镇。

2.提单

提单是物权凭证、货物收据和运输契约的证明。对于信用证成交的业务，提单必须与信用证要求严格相符。如货物描述、收货人名称、地址、港口、车辆毛重和净重等须与信用证严格相符，同时信用证中的特殊要求也需仔细核对。

某信用证上规定:FULL SET OF CLEAN ON BOARD MARINE BILL(S)OF LADING ISSUED OR ENDORED TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK，根据此条款，业务员在确认提单时，则要注意收货人一栏是否为“TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK”，被通知人是否是开证行。此外，信用证上规定的其他要求，如是否要求注明信用证号码，注明运费已付等条款。

对于非信用证成交的业务，业务员在自己确认好提单后，还须和客户确认提单，如汽车出口业务中，有的进口方对于发运的样车，要求提单上面显示车辆的底盘号、铭牌年份等信息。

(四)产地证的填制

实际业务中，客户要求清关单据中出具贸促会或商检机构出具的产地证，如一般原产地证(即C/O产地证)、普惠制原产地证(FORM A产地证)等。各产地证都有各自的出证机构和固定的格式，业务员根据不同客户的要求可以进入各个产地证的平台进行申领并填制，填制时，内容须符合信用证要求，对于非信用证成交的业务，在出具正式的产地证前要和进口方进行确认。

二、单证缮制的要求

(一)及时性

单据的制作需具备及时性，且各单据的出单日期必须符合逻辑。实际工作中，单据的及时制作要求业务员制定工作计划表，避免出现货物已备妥、船期已确定的情况下，相关单据还没有制作，或者匆忙赶制出现错误导致货物不能顺利发运、通关等。汽车出口单证的制作及跟踪具体流程为:在船期前2周，业务员须申领好许可证，准备好报检和报关单据；待报关单据寄送给货代后，要及时跟踪并配合货代报关，同时确认提单；货物顺利通关后，业务员准备议付单据或者清关单据。

各单据出单日期关系如下:商业发票日期应在各单证日期之首；箱单应等于或迟于发票日期，但必须在提单日之前；产地证不早于发票日期，不迟于提单日；商检证日期不晚于提单日期；船公司证明日期等于或早于提单日；保单的签发日期应早于或等于提单日期(一般早于提单2天)，不能早于发票；提单日期不能超过L/C规定的装运期，也不得早于L/C的最早装运期；装船通知日期等于或晚于提单日后三天内；受益人证明日期等于或晚于提单日。各种单据的日期顺序为:发票>箱单>原产地证明书>商检检验证书>船公司证明>保单>提单>装船通知>受益人证明。

(二)完整性

1.内容完整

内容完整包含两方面:一是指每一种单据本身的格式、项目、签章必须完备齐全；二是指单据之间的内容须完整一致。在单据制作过程中，通常以商业发票为全套单据的核心，其他单据如装箱单、产地证等都参照商业发票缮制。

2.种类完整

种类完整指单据必须成套齐全。报关涉及到的单据包括:合同、商业发票、装箱单、出口许可证、报关单、报关委托书等，只有所有报关单据准备齐全，出口货物才能顺利通关。

3.份数完整

份数完整指在信用证项下的交易中，进口商要求出具的单据份数。以信用证对商业发票的规定为例:业务员在制作商业发票时，准备5份商业发票，其中正本1份和副本4份，即做到份数完整。此外，所有发票需做出声明:货物与形式发票上描述的一致，如GOODS ARE IN ACCORDANCE WITH PROFORMA INVOICE NO.CH10001YEN DATED APR.27.2010，即做到内容完整。需注意的是，通常签有公司中英文条形章的发票默认为正本发票，但根据信用证要求，为区分正本和副本，对签有中英文条形章的5份发票，其中一份需签ORIGINAL章，另外4份需签COPY章，即做到签章完整。同时，对于正本发票，需经过贸促会(中国国际商会)认证。

(三)美观性

美观性是指单证格式的设计和缮制力求标准化和规范化，单证内容的排列要行次整齐，排版上要简洁、大方。一份简洁、美观的单据不仅反映出制单员个人对业务的熟练程度，积极的工作态度及优秀的职业素养，更代表其公司的良好形象。如在内容完善的情况下，尽量打印在一张纸内，内容较少时，排版上尽量显示为一张纸，而不是半张纸。

三、单证缮制的处理原则

通常在实际单据制作中，套用现有的固定格式时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”等错误。如汽车出口业务，不同车型、不同订单批次、不同数量的出口单据，往往套用相同格式、抬头、签发人、收货人的单据，但由于是不同批次订单的票据在日期，数量和车辆型号、尺寸等方面有细微的差别，这些差别很容易被忽略。为

了避免上述情况发生，在制作单据中尽量遵循“从上到下，从左到右”的处理原则。从上到下，即从一张单据的最上面的项目开始，做完上一行的项目再做下一行的项目，遇到一行有多个纵向项目，则要遵循从左到右的原则。这样，既能有效避免漏掉需要改动的项目，又可以通过把整张单据划分成单元小块来制作从而提高精确度，切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误。

综上，鉴于出口国别不同、客户要求不同、支付方式不同等，制单人员在制作出口单证时，应始终保持谨慎的态度，严格控制好出单时间，做到单证相符、单货相符和单同相符。

[参考文献]

[1]吴百福，徐小薇.进出口贸易实务教程[M].上海人民出版社，2007.

[2]童宏祥.新编外贸单证实务[M].华东理工大学出版社，2007.

[3]黎孝先，王健.国际贸易实务[M].对外经济贸易大学出版社，2011.

(责任编辑:张彤彤)

中图分类号:F740.44

文献标识码:A

文章编号:2095-3283(2016)03-0029-03

[作者简介]林秋容(1983-)，女，汉族，经济师，硕士，研究方向：汽车出口贸易。