档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策探究

李美雅

【摘  要】近年来，在文书类档案信息化建设的过程中，馆藏档案数字化受到广泛关注，其也是文书类档案工作融入社会、为社会服务的主要举措。但是目前在文书类档案数字化前的整理编目环节中，经常会发生一些问题，不能确保整理编目工作的效果，对档案数字化建设也会产生非常不利的影响。这就需要在档案数字化前的整理编目工作中归纳总结相应的经验，对存在的问题采用科学化的方式应对，确保相关档案数字化前的整理编目工作可以高效开展。

【Abstract】In recent years， in the process of document archives informatization construction， the digitization of collection archives has been widely concerned， and it is also the main measure to integrate the document archives work into the society and serve the society. But at present， some problems often occur in the process of arranging and cataloging document archives before digitization， which can not ensure the effect of the arrangement and cataloging work， and will have a very adverse impact on the digital construction of archives. This requires the summary and conclusion of the relevant experience in the arrangement and cataloging work before the digitization of archives， and adopting scientific methods to deal with the existing problems， so as to ensure that the arrangement and cataloging work before the digitization of relevant archives can be carried out efficiently.

【关键词】档案数字化;整理编目工作;问题;对策

【Keywords】digitization of archives; arrangement and cataloging work; problems; countermeasures

【中圖分类号】G272                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）06-0132-02

1 引言

文书类档案数字化前的整理编目工作中，应根据数字化建设的需求注意各种问题，同时，需和数字化档案建设之间相互适应，统一相关的整理编目工作标准，通过规范化、系统化的整理编目来更好地促使档案数字化建设与发展。

2 档案数字化前整理编目的问题与对策

2.1 编目深度问题与解决措施

当前，在文书类档案数字化前的整理编目环节中，编目深度经常会出现问题，出现这类问题的原因就是相关的档案是将卷作为单位整理，只存在案卷级的目录，很难将文件的内容准确反映出来。因此，在实践的过程中，应该着重强调编目的深度，创新整理方式，将之前的卷改为件，设置文件级的编目，也就是在原本案卷的基础上，将卷分成件，根据我国的档案文件整理标准和要求，将件当作单位开展整理工作，与此同时，需取消对卷题名方面的拟写。这样在深度整理编目的情况下，可以将每份文书类档案的主要内容揭示出来，使得之前死板的档案变得灵活，并且还能解决目前存有的一卷多宗问题、厚卷问题、缺号问题、杂卷问题。

2.2 实体档案管理问题与解决措施

档案数字化前整理编目工作的实施直接影响实体档案的安全性与质量。目前，部分文书类档案的数字化前整理编目工作中经常会出现实体档案的管理问题，认为档案数字化之后就不需要实体档案，不能合理地保管，但是这个想法是错误的。实体档案是所有数字化档案内容的源头所在，也是完整性保存信息和资料的载体，如果不能合理保管，将会导致实体档案损坏甚至丢页。因此，文书类档案数字化前的整理编目工作中必须积极解决和应对实体档案管理问题。首先，在不会导致相关实体档案受到损害的情况下进行案卷的拆卷处理，去除上面的金属装订材料，如果发现存有轻微的破损，就要进行修补处理。对于已经拆开的档案，需要夹在原本的档案卷皮之内，在上面标注卷宗的具体页数，利用橡皮圈进行固定，以免出现纸张散落的现象。在完成数字化建设之后，再对其进行装订处理，确保装订的整齐性、美观性、精致性，不可以出现脱落现象，便于进行保存和管理。其次，如果实体档案需要进行扫描，就要逐卷地开展检查工作，周围不可以存有对档案造成损害的物品，也不能有影响正常扫描的不利因素，与此同时，还需评定实体档案具体的破损状况，在表格上面登记处理，说明具体的情况。如果已经出现了很严重的破损，不能进行正常的数字化处理，那么就不能拆卷，应该送到相关的保管部门，修改、完善后才能对其进行数字化处理，这样不仅可以预防实体档案损坏问题、不完整问题，还能确保数字化之后的档案信息和数据的完整性。

2.3 质量问题与解决措施

文书类档案数字化前的整理编目工作质量的管控非常重要，只有保证相关整理编目的质量，才能进一步促进档案的数字化建设和发展。但是，在目前部分文书类档案数字化前的具体整理编目方面，还存有质量方面的问题，不能系统化、专业化地进行质量的管理和控制，严重影响整体工作的质量和效果。因此，在具体的整理编目过程中应该注重解决质量管理方面的问题，合理设置质量监督、检查的组织机构，要求其负责全面开展文书类档案数字化前的整理编目质量检查工作，在确认没有错误、问题后，上报给质量抽检的人员，然后抽检人员进行专业化的检查。与此同时，还需开展档案安全监控工作、涉密性内容管理工作与质量抽查工作，保证抽查率在35%以上，抽查期间着重检查目录质量，及时掌握和了解其中存有的问题，然后要求相关部门返工，返工之后再次进行质量檢查，这样在反复性检查、监督的情况下，能够确保相关整理编目工作的质量。

2.4 页码编写与归档章应用问题与解决措施

当前，部分文书类档案的数字化前整理编目环节中，页码编写问题、归档章使用问题较为常见，如果不能合理地处理，将会导致相关的整理编目工作受到影响。所以在具体的工作环节中应着重解决此类问题。首先，具体的页码编写工作中，由于原本的卷已经改变成为件，原本页号已经作废，因此，需要将件作为单位重新性地进行编码，具体的情况可以按照文书类档案的材料决定，例如，原本档案之内存在字条、便笺等没有页号，需要编写独立性的页码。如果存在表格横跨两张纸，就要将两页合编为一页，对于空白表格，应该根据顺序进行编码。其次，在应用归档章的过程中，需要考虑文书类档案的保护需求，不能在原本的档案上面盖章，可以选择纸张归档章条的形式进行处理，在上面标注档案的目录、件、页等号码[1]。

3 档案数字化前整理编目工作的优化措施

为进一步增强文书类档案数字化之前的整理编目工作效果，应该采用优化措施，保证所有工作都能科学化、规范化地开展。具体的优化措施如下。

3.1 注意和数字化建设之间的协调

对于文书类档案的数字化建设来讲，最大的优势就是能够利用网络平台传输档案资料和信息，对其进行远程性、便利性的开发利用，不再受到时间层面、空间层面的局限。但是，如果不能做好数字化前的整理工作，将会导致信息资料内容的完整性降低，准确性和质量不能得到保证。在此情况下，就应该重点关注数字化前的整理编目工作，并且和数字化建设之间相互协调，紧密联系在一起。首先，可以将数字化建设作为基础，带动相关整理工作的实施，利用数字化技术完善档案基础性工作，改善管理工作现状的同时提升工作水平;其次，可以利用整理编目的手段来促进数字化建设，在严格管理整理编目质量的情况下，预防出现档案信息错误的问题，夯实基础的同时加快传统文书类档案载体的数字化建设速度，提升数字化发展的效果[2]。

3.2 注意和档案开放鉴定的同步

有关的整理编目人员在具体工作中应该注意和档案开放鉴定之间的同步实施。首先，应该针对没有进行开放鉴定的档案进行处理，采用开放鉴定的方式使得文书类档案能够在可控的范围之内，在鉴定之后就能够确保进行数字化建设的档案尽快为社会所利用，满足社会层面的需求;其次，对于已经进行了开放鉴定的文书类档案，需要同步性进行原本鉴定成果的检验，尤其是在整理编目的最终阶段，应结合最新卷之内的文件目录和开放目录进行校对处理，一旦发现其中存在问题，就要立刻进行纠正，并且对开放目录进行及时性的更新处理，这样在一定程度上能够起到对整理编目质量的检验和管控作用;最后，应该与开放文件目录、全文扫描成果之间相互同步，由于多数文书类档案开放的级别局限在案卷级，没有文件的目录，也不能对全文进行查询，因此，在完成整理编目之后，就要及时性地进行开放处理，尤其是在数字化建设之后，也要及时性地开放，达到数字化成果高效化利用的目的。需注意的是，应该按照国家规范性的管理要求开展整理编目的管理工作，统一具体的规范标准、工作要求，进一步增强各方面管理工作的有效性。

除了上述几点文书类档案数字化前的整理编目优化措施之外，建议相关部门将整理编目和抢救保护相互联系，无论是轻微破损还是严重破损的文书类档案，都必须进行抢救保护处理，确保档案内容的完整性、可保存性。与此同时，需按照数字化前的整理编目岗位工作需求，建设专业化程度较高、综合素质较强的人才队伍，对于有关的工作人员应该进行系统化与专业性的培训，使其掌握整理编目的技能和专业知识，在自身工作中专业化地执行任务。

4 结语

综上所述，文书类档案数字化前的整理编目工作非常重要，相关部门需要予以一定的重视，并且在档案数字化建设之前，制定完善的整理编目工作计划与方案，注意解决目前存有的质量问题、编目深度问题与其他问题，同时，要应用相关的优化措施，尽可能与开放鉴定、数字化建设之间相互协调、同步进行，以此来增强整理编目的有效性。

【参考文献】

【1】陈静.档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究[J].中文信息，2020，11（2）：23-34.

【2】梁桂芳.档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究[J].新商务周刊，2019，46（6）：243-255.