中小企业财务信息化现状及对策

王莹

中小企业因受到人才、资金等因素的困扰,财务信息化发展迟缓,必然影响企业的竞争能力。因此,想在当前经济形势下抓住机遇,必须大力发展中小企业财务信息化,提高企业市场竞争力。

我国的财务软件起步较晚,从20世纪七十年代开始进入了一个高速发展期,从一种简单替代手工核算的软件发展成为以“财税一体化”为主要理念,强调企业财务、业务、税务三者的整合,从而最终达到企业高效管理,提升竞争力的效果的多功能财务软件。在这几十年的发展中,中小企业因受到人才、资金等因素的困扰,财务软件应用低,财务信息化发展迟缓。这种财务信息化的落后必然影响企业的竞争能力。因此,想要在当前经济形势下抓住机遇,必须大力发展中小企业财务信息化,提高企业市场竞争力。

一、中小企业财务信息化现状

企业财务管理作为管理工作的核心,其信息化程度的高低将直接影响企业的经营决策,也决定了企业是否能够适应日益复杂的市场环境,但目前中小企业中财务软件的应用情况不容乐观。

1、对财务信息化的认识错误。在中小企业的高速成长期,管理水平难以跟上企业规模发展的要求。有很多中小企业的领导和职工认为,购买了计算机和相应的财务软件,然后通过这些财务软件把传统的手工核算过程通过计算机和财务软件来实现,这就是财务管理的信息化了。这是把会计核算的电算化简单等同于财务信息化的错误认识;另一方面由于中小企业手工记账模式下存在一些不规范的业务流程和核算流程,往往会导致这些企业在财务信息化中的前期初始化工作量繁重。有些财务人员认为财务信息化工作量大,并没有想像中的方便快捷,因此对财务信息化产生了错误的认识。

2、专业人才缺乏。中小企业很难找到一批既精通计算机知识,又精通财务管理理论知识的复合型财务管理高级人才。企业缺乏高素质的财务人才,即使实施了财务信息化,员工也因为自身的局限性不懂得使用新技术和设备,难以适应新的操作方式,这就直接影响着中小企业财务信息化的进程。同时,中小企业中高层次的财务专业人才偏少,不利于企业财务信息化的实施,人才已经成为制约企业财务信息化发展的主要因素。由于专业人员的缺乏,对产品实施和应用的认识都十分有限,想当然地认为财务信息化应用简单,没有建立科学的财务信息化评估标准,忽略了企业财务信息化面临的风险控制,最终导致财务信息化达不到预期的目标。

3、人为思想阻力。中小企业财务信息化存在人为思想阻力。有很多中小企业的会计人员不愿意接受工作模式的改变,不愿意打破原有的工作习惯,也有的会计人员由于知识结构老化不能适应新工作模式的需要。在新的财务管理模式下,这些会计人员自身素质的不足更充分显现出来,有些职工对于新技术带来的新操作方式不适应而遭到淘汰,因而对财务信息化产生畏惧心理。另外,财务信息化为企业打造一个全新的财务管理体制,重建企业的财务组织结构时,财务信息化带来的严格管理制度会让一些企业中层财务人员面临位子不保、利益受损。因此,他们就对财务信息化进行百般抵制。

4、不能合理利用资金。一方面中小企业的经济实力较弱,普遍存在融资困难的问题,因此无暇顾及财务管理信息化的建设。财务信息化建设需要动用企业的一部分流动资金,但由于这些投入的收益效果不能较快的显现,不能引起足够的重视,因此这方面明显投入不足;另一方面很多中小企业在选择软件的问题上,不是从企业的自身实际出发,没有制订方案,完全采用跟别的企业一样的软件或者随便地选择不适合自身财务业务发展的软件,结果企业并不能消化吸收这些财务软件。这样,建立财务信息系统之后缺乏科学合理的应用,造成资金的投资浪费。

5、财务软件的选择。由于人力、财力上的限制,中小企业一般会购买一些市场上的通用财务软件。这些财务软件的流程与企业实际的财务流程会有一定的差异。如果选择通用性的财务软件,虽然其具有的功能模块基本趋于稳定,其处理流程也一般遵循一定的规律,但各个财务软件为突出其特色,往往加强某些模块的功能,或提供一些辅助性的功能,企业需要根据自身实际需要对软件进行重新定义。否则,软件所具有的功能企业用不上,而企业需要的功能软件又没有。财务软件不能发挥它的长处,严重影响了使用效率,增加了复杂性,使得企业的数据操作很容易出现错误。

二、中小企业财务信息化应对措施

1、政府加强引导,纠正企业领导及员工对财务信息化的错误认识。政府及企业主管部门应加大对中小企业财务信息化建设的政策支持,为实现中小企业财务信息化创造良好的政策环境。政府部门和有关行业协会应通过多种形式,加强对企业财务信息化知识的培训,通过新闻宣传、经验上网、现场培训、交流会等各种形式,大力宣传和推广先进企业的经验,为推动中小企业财务管理信息化建设营造舆论氛围。大力推进中小企业财务信息化建设,首要的是解决企业的观念问题。企业领导应该认识到:财务管理信息系统建设是长期性的,要总体规划,分步实施,只有能为企业创造价值的系统才是最好的系统。要在财务信息化的推行中加强并强调信息技术与应用的培训,让相关员工知道新技术如何去应用,提升员工自身的竞争力,并且要鼓励员工自我成长,以适应企业的发展。

2、重视企业人才的培养和储备。人才是中小企业实施财务管理信息化成功的关键。缺人才特别是缺少既懂信息技术又懂财务管理的复合型人才,是制约中小企业财务信息化的重要原因之一。企业应该认识到人才的重要性,在当前经济危机背景下应该制定一些措施来吸引专业人才加盟。不仅要引进人才,而且要重视企业内部人才的培养和储备,把人才培养作为企业财务信息化的重要基础工作来抓。企业要尽快建立与企业财务管理信息化建设相适应的用人机制,形成尊重知识、尊重人才的良好氛围。中小企业要培养一部分既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。这些复合型人员能够对计算机系统环境进行一般维护,对财务软件进行参数设置,以及对会计核算信息进行简单分析和利用。通过这一系列的培训措施,一方面可以让相关人员掌握工作知识和技巧;另一方面增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性,提高工作效率。

3、合理利用有限资金实现财务信息化。资金问题是大多中小企业都需要面对的问题,因此中小企业的财务信息化建设应该考虑怎样合理利用有限的资金。中小企业绝不能盲目追求最新技术和软件,而要根据企业自身的实际情况逐步实现财务信息化。由于中小企业在应用财务软件方面面临的困难是资金和人才缺乏,即无力支付包括软件、硬件的一次性成本开支,也无力承担之后的IT系统运行和维护的人力开支,企业可以以外包方式实现企业财务信息化建设。这种方式一方面能有效地为中小企业解决资金压力问题;另一方面外包公司凭借自身对中小企业财务管理软件的开发经验和企业的IT建设比较深厚的研究能够为企业出谋划策,成为企业的IT部门,而产生的费用比IT部门更低,达到的效果比企业自身的IT部门更科学、更完善。

4、根据企业自身需要选择财务软件。中小企业选择财务软件首先要考虑满足企业自身规模和经营特点的需求。就我国目前中小企业发展的现状来看,企业规模或大或小,很不均衡,所以中小企业实施财务信息化最重要的一点是明确自身需求,通过对本企业资金规模、业务特点、硬件配置、人员素质及发展方向等方面的研究定位来确定所需财务软件的性能、功能、运行平台及实施方法和步骤,可以先选择一些常用的模块,如账务处理、报表处理作为试点,随着企业规模的扩大和业务量的扩充,再投资选用其他的模块。这样,既避免企业一次性投入费用太高,也能使中小企业财务人员在循序渐进过程中更好地使用财务软件,为企业服务。另外,企业要认识到使用的财务软件要与企业的管理相结合,即管理需要软件,软件要有管理,要把二者很好地结合起来,企业要积极与软件公司交流,共同研究并切实解决企业财务管理软件开发特别是二次开发中遇到的具体问题。这项工作直接影响到中小企业财务信息化的建设。■