探讨电子化档案管理在基本公共卫生服务中的应用

王志坤

菏泽市郓城县黄集镇卫生院 山东菏泽 274713

当代社会，社会各行业广泛应用互联网智能设备，这些设备全面渗透到人类日常生产生活中，影响巨大。在工作中合理应用互联网智能设备效果显著，对于基本公共卫生服务工作而言，通过应用此类设备可以大大提高工作效率和质量，提高服务竞争力，使其职能能够充分履行，发挥积极作用。在基本公共卫生服务中，档案管理占据重要地位，其不仅影响着卫生服务工作的进行，还影响着部门决策。因此，基本卫生服务部门必须要重视档案管理，利用互联网智能设备实现电子化管理，提高管理效率和质量。

1 电子化档案管理和基本公共服务概述

1.1 电子化档案管理

电子化档案管理与传统纸质档案管理不同，属于全新的档案管理模式，其主要指的是利用电子文档记录、存储、管理各种档案信息，进而提高档案信息真实可靠性以及实时保密性。在基本公共服务工作中，实行电子化档案管理可以有效管理疾病预防、慢性病等类型的患者信息档案，尤其是在新冠疫情期间，利用电子化档案管理可以科学管理档案信息，进而提高基本公共服务的效率以及服务质量[1]。

1.2 基本公共卫生服务

基本公共卫生服务主要针对疾病防控、城市社区卫生服务机构以及乡镇卫生院等基层的医疗服务机构，涉及的内容包括年龄、性别、职业、地域、收入等不同人群，对其实行无差异公共卫生干预服务管理，重点管理慢性病、疾病防控等类型患者，为防控各种疾病作出贡献。

2 当前基本公共卫生服务中档案管理问题

2.1 认识不到位

基本公共卫生服务对象为基层群众，服务部门在实践过程中需要注重帮助居民全面认知、了解基本公共卫生服务工作内容以及相关细节，进而保证各种基础工作的顺利进行。但是，基本公共卫生服务部门以往一般采用宣传手册或是通知栏进行宣传，这种宣传范围比较小，无法为群众提供全面的了解机会，也无法有效应用当前的互联网、计算机等先进技术宣传公共卫生服务，宣传效率不高，难以让基层民众认识到该项工作的重要性，并主动配合部门工作，无法将基本公共卫生服务工作的积极性充分发挥出来[2]。

2.2 资金不合理

新时代，基本公共卫生服务内容不断扩大，对于技术、人才以及设施等要求也更高。但是，因为我国政府当前对于基本公共卫生服务的资金投入有限，同时受制于传统工作模式，导致相关部门无法科学合理配置、使用政府划拨的财政资金，因此无法将医护人员工作主动性和积极性充分调动起来，培养期服务意识，这在一定程度上影响了基本公共卫生服务专业程度和后期效果。

2.3 管理效率低

传统记录一般采用纸质文本记录居民就诊、慢病随访、居民出生、死亡居民健康档案等信息，手动记录这些档案和病历，但是这种记录方式不够及时，无法及时更新这些信息档案，对整个卫生服务产生了影响，同时也使服务质量和效率降低，管理水平整体不够[3]。

2.4 人员素质低

当前，有些基本公共卫生服务机构开始实行电子化档案管理，也引进了一些专业人才，但是数量有限，现有人才无法满足结构信息化服务要求，同时大部分档案管理人员并不具有专业信息素质，基层服务机构无法大范围引进高端的信息人才，现有档案管理人才无法了解信息时代对于档案管理的要求，人才质量影响了管理效率，难以满足未来的电子化档案管理和建设要求[4]。同时，医院也未能普及档案电子化操作，无法为基层卫生服务人员提供电子化档案管理培训，导致管理质量降低，对于工作水平也产生了影响。

2.5 共享平台缺乏

基于现有平台实行档案管理电子化，但是当前基本公共卫生服务机构电子化平台开发水平低，界面不友好，操作复杂，影响平台使用。一方面，机构缺乏资金无法对信息化档案管理平台进行优化，导致平台存储空间小，无法对不同类型信息进行整合存储，系统自动纠错率低，无法为电子档案使用提供指导。另一方面，档案管理界定具有较强的抽象性，有些基层服务人员不具有信息技术知识，对于电子档案操作体验感较差，影响其使用和普及。此外，电子档案使用时存在安全漏洞，尤其是软件漏洞极易导致档案信息丢失，导致电子档案运行出现安全问题。

3 基本公共卫生服务中电子化档案管理应用和措施

3.1 科学分类管理，完善电子档案管理体系

一方面，为了提高基本公共卫生服务效率，在其中引入电子档案管理中，其中通过引入先进设备和技术提高服务工作质量，培养专业人才，为后续电子化档案管理工作提供参考。电子化管理过程中，全国所有服务网点都采用了同样管理系统进行档案管理工作，各个社区都推选了专业管理人员实时监管人事档案，管理人员则负责记录并管理设备使用、损耗等，记录患者病史和动态情况，同时实时更居民就诊、慢病随访、居民出生、死亡居民健康档案，利用计算机管理系统更新档案信息，去除繁琐的手写操作，提高工作效率。档案管理人员需要全面记录辖区卫生服务情况，分析对比这些记录，了解区域居民健康情况以及医疗物资需求等。

另一方面，在计算机、互联网保障下，基本公共卫生服务结构通过档案管理系统将不同地区、社区、人群公共卫生服务信息集成起来。对此，相关部门需要组建专门的高素质档案管理团队，科学分类这些档案，进而分类独立管理各种档案，建立健全档案管理体系，提高管理质量。例如，可以根据机构智能将档案划分成疾病预防、慢性病等不同类型的档案，根据每类档案针对对象特征采取相应的管理方案，并及时更新档案，保证服务对象信息处于管理系统中，做到有迹可循，以便分析、挖掘档案信息和数据。

此外，利用现代化网络设备数将电子病历、病案统计结合起来，在网络接口基础上交换数据。电子病历信息内容与病案统计能够节省时间，保障统计工作准确，接口处接受档案信息和费用，将其传输至病案统计部位，之后利用ICD编码和其他项目体现机构医疗动态，详细分类统计疾病、费用、抢救等情况，再分析、编辑这些资料，为卫生服务管理和临床调查提供数据，为档案使用提供便利。而在筛选各种数据信息时，可以利用Excel实现量化整理，再将其传输到SPSS数据库内，进而把握疾病发生情况和变化趋势，保障民众卫生健康。

3.2 优化档案功能，完善管理机制

首先，开发查询平台。基本公共卫生服务机构要不断提高信息水平，并与高新技术企业展开合作共同设计开发查询检索系统以及电子化档案管理平台，该系统可以高效管理基本公共卫生服务相关信息，同时为每位服务对象提供针对性的个人服务账号，通过该账户民众可以迅速查找、检索个人健康信息，进而全面了解自己及其家人健康情况，以积极应对各种突发情况。例如，对于有高龄患者的家庭，家属和医院可以通过电子化档案查询系统定期查询患者健康情况，并配合机构及时更新信息，以便为社区医院定期随访以及发病治疗、疾病控制等工作提供可靠信息，提高患者生存率和生活质量。

其次，完善管理机制。通过引入现代化档案管理设备，重点完善电子档案管理机制，完善管理标准，明确注意事项，实现规范化和系统化管理目标，解决其中的问题。同时，还需要梳理档案管理运行中存在的问题，按照电子化档案管理实际需求完善管理制度以及管理标准，基于明确的管理岗位责任制上落实好各层次的人员档案管理责任。此外，构建电子化的档案管理监督考核体系，重点考核管理人员的绩效，采取奖惩措施促使电子化档案管理能够顺利进行，并构建外部监督机制，发挥专业评估功能，在监督基础上促使基本公共卫生服务档案管理工作能够实现高效运行。

3.3 完善药品管理

信息化时代，信息技术在此基础上实现高度发展，电子化档案管理也成为基础管理方式，其通过收集医护人员人事信息、设备以及资产，通过详细记录各项信息，并开展后续分析，进而从事物发展中寻找总结所需要的内容。

利用大数据技术实现电子化档案管理，在基本公共卫生服务中应用。对患者来说，药品十分重要，加强药品管理也是基本公共卫生服务就主要工作内容之一，通过电子化档案管理及时记录、更新患者药品需求，进而为购买药品的患者提供参考，使患者可以通过正规渠道采购药品，患者只需要到附近药店出示个人电子档案就诊记录即可采购药物，不仅保障了用药安全、准确，同时也免去了开药环节，方便了患者购药。此时，基本公共卫生服务机构需要注重对慢性病等患者普及药品采购知识，使患者树立正规渠道采购药品的认识，进而防止患者滥用、误用药物，确保用药安全，提高药品管理质量。此外，基本公共卫生服务机构也可以利用互联网为具有电子医疗档案的居民提供卫生知识普及服务，或是居民也可以利用互联网学习卫生服务知识以及流行病预防知识，增强居民的防护认识，增强自身素质。

3.4 提高人员素质

基本公共卫生服务机构要想提高电子化档案管理水平，需要高素质管理团队作为保障，提高机构档案管理人员专业素质可以满足机构管理需求。

首先，需要提高人员信息化素质，注意普及信息技术，使档案管理专业技术人员以及医护人员能够掌握电子化档案管理系统使用方式。同时，还需要加强培训档案管理人员，为其提供专业技术培训，使档案管理人员能够掌握先进技术，发挥人才能力，尤其是系统开发以及维护技能，注意按照用户个性开展智能化以及个性化电子档案管理。最后，还需要引进专业人才，尤其是高端人才，或是与高校、企业展开合作，为学生提供工作、实习机会，并提高档案管理岗位工资和相关服务，留住人才，提高电子化档案管理整体水平。

3.5 共享信息资源，合理运用电子病历

由专业人员统一管理档案，对档案管理流程进行规范，使档案流程实现规范化以及统一化。通过构建完整合理的档案管理制度，确定管理职责，使各部门能够各司其职，利用信息化管理系统加强各部门档案管理工作，实现信息共享。与此同时，利用考核机制可以提高人员管理素质，保证档案能够明确、及时归档，并完善法律规范，明确档案标准，对管理人员行为进行有效规范，使相关工作能够有法可依。与此同时，还需要让医护人员学习法律法规，提高法律意识，使档案更加真实有效、完整可靠，并统计操作和电子档案格式，使电子文件实现完整性以及有效性，完善电子档案管理机制。

除此之外，通过完善电子档案管理，保护电子病历，重点完善病历信息，确保病案信息可靠、安全，在原病历档案基础上确保各部分责任，并进行规范化管理，进而使电子病历档案管理能够有章可循。同时，明确规定电子病案内容和实践，尽量保证档案简洁，为其应用提供便利。在此基础上，实现电子档案信息的共享，将基本公共卫生服务机构的档案系统与区域医院、地方三家医院、指定药方的档案系统连接起来，实现信息共享，患者只需要报告自己的联系方式或是身份证号就可以自主在各合作单位就医、购药，且信息共享，医护人员和药剂师可以根据系统显示的患者情况予以斟酌看诊、开药、配药等，将电子档案价值充分发挥出来。

4 结语

综上所述，为了满足基本公共卫生服务的信息化时代发展要求，基层社区医疗机构需要提高思想认识，尤其是电子化档案管理认识，正视以往基本公共卫生服务机构档案管理中存在的认识不到位、资金不合理、管理效率低、人员素质低、共享平台缺乏等问题，重视电子化档案管理工作。因此在新时代，基本公共卫生服务机构需要加大力度开展电子化档案管理工作，并采取科学分类管理，完善电子档案管理体系、优化档案功能，完善管理机制、完善药品管理、提高人员素质、共享信息资源等措施，进一步提高档案管理水平，尽可能为人民群众提供更高水平的卫生服务。