浅谈如何完善当前不动产档案管理工作

时间：2024-04-25

张希美

东营市自然资源和规划局河口分局山东东营 257200

不动产权在法律地位中相当重要，其合法权益不可侵犯。不动产权籍档案，是指不动产权利人对不动产进行登记、交易以及注销等活动过程中，对活动过程详细记录的文件和信息。为了保证社会市场经济有序发展，明确不动产权归属情况，我国出台了一系列不动产权籍档案管理规章制度。然而，在实际操作过程中，仍然存在档案管理不当、有法不依等问题。探索一种高效、严谨的不动产权籍管理工作方法已经成为相关部门的当务之急，需要深入思考和分析。本文针对不动产权籍档案管理工作方法的创新路径进行分析，对保护公民财产安全具有一定现实意义。

1 新常态下不动产登记档案管理的特征

首先，不动产登记档案管理工作涉及内容多、登记数量大。不动产包括了房屋、土地、矿产资源、林场等多项内容，其中任意一个类型涉及的群体都非常庞大，在具体进行调查、归档过程中都会形成海量数据资料。例如在进行土地不动产管理过程中，要想针对地籍管理工作进行严格落实，就必须要针对土地实际利用状况、地籍状况、登记发证等多个层面内容进行调查，在此过程中必然会形成多种档案资料。其次，不动产登记档案资料具有不可替代性，而且专业性比较强。不动产登记档案资料涉及契约文件、图纸表册、权证等多项内容以及载体，正是这些内容才充分保证了不动产信息具备客观性和全面性。另外，不动产登记档案制作主体充分体现出了法定性，其是在获取国家授权之后根据不动产相关法律法规以及标准程序由专门机构进行制定的，因此，不动产登记档案管理工作具有较强的社会公信力。此外，不动产登记档案具有较强的规范性。不动产登记档案目前主要是利用簿册的形式进行登记，而且在登记过程中要保证格式的统一，内容要详尽和准确。

2 信息化发展面临的现实问题

2.1 档案安全工作存在一定程度的盲区

作为重要的档案材料，特别是不动产产权档案，其作为永久性档案来说，在形成时就已经终生为档，所以如何做好档案安全工作是做好档案管理工作的前提。对于现阶段不动产档案管理的方式来说，尽管大部分管理部门也做了一些基本的保护措施，但是我们必须清楚的认识到，档案安全工作依然存在一定程度的盲区，与达到多方位、全覆盖的保护在保管方式和保护措施方面仍存在很大的差距。同时必须注意，不动产档案中存在有很多都是纸质文本且均为孤本无可替代，若遇到火灾等突发或保护措施不力以及不可抗力的情形，档案极有可能被毁灭，再无可替代的资料，造成极其严重的后果。

2.2 不动产档案管理人员队伍建设亟需加强

目前，大部分不动产档案管理技术普遍不高，从事档案管理的人员也多数并非专业人员，而是由行政或其他人事部门的人员兼任，管理人员一方面欠缺专业管理知识，未接受专业化、系统化的档案培训。另外，档案管理人员对于档案管理工作的主观能动性有待加强。现实工作普遍存在工作热情不高，怠于学习，对待工作得过且过，信息化操作水平较低，甚至对信息化档案建设的实际操作流程都不求甚解，在实践中无法利用信息化检索技术对档案信息进行提取和利用，导致档案管理效率低下等问题。

3 创新不动产权籍档案管理方法的具体措施

3.1 强化档案管理人员综合水平培训工作

现阶段，我国不动产权籍管理工作仍然采用传统管理模式，这种管理模式具有单一、枯燥的特点。管理人员在日复一日、年复一年的重复工作中难免会禁锢思想，导致不动产权籍管理工作仅局限在传统管理模式中，造成管理人员缺乏创新意识，不仅无法为不动产权籍档案管理工作注入生机和活力，还会阻碍档案管理工作的信息化建设进程。针对这一问题，需要从提高管理人员综合水平入手，从根源上解决不动产权籍档案管理缺乏创新的问题。具体来说，需要相关部门重视档案管理工作和档案管理人员综合素质的培训，通过灌输不动产权籍管理新知识和新技术教育培训，促进管理人员跟上时代步伐，做到与时俱进。

3.2 信息资源整理

不动产统一登记档案管理的第一步，就是要明确档案信息内容的准确性，并且能够将其及时转化成电子信息档案。具体工作方法如下：①建立明确的信息资源整理标准，对于不同形式的不动产，要设置对应的信息采集标准；②注意核实纸质档案信息内容准确性；③将纸质档案信息电子化时，要对照与核实电子化档案信息准确性。为最大化减少错误概率，相关部门要定期对数据库进行检查，抽查档案信息的准确性。

3.3 管理系统建设

不动产统一登记档案管理工作是一项长期工作。在新常态下进行改革，应该完善管理制度、管理标准，并进行系统化建设。不动产统一登记档案管理系统提供主要包括以下几个方面：①信息建档。由专业人员负责核实不动产产权人所提供的证明材料，核实信息内容的准确性，并将相关信息准确登记；②安全维护。成立专门的安全维护制度，明确档案调阅权限，并对各项信息进行分类管理；③应急系统。设立专门的应急管理系统，根据应急管理制度采取紧急措施，解决错档、丢档、损毁等严重问题；④调阅查询。调阅查询是不动产统一登记档案管理中的重要内容，因此应该建立完善的调阅系统，方便内部与外部查询。