浅谈PDCA循环在工程档案过程管理中的应用

时间：2024-04-25

李戈

河南黄河河务局工程建设中心河南郑州 450003

1 工程档案资料管理的重要性

运用科学、有效的工程档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对工程档案管理也作出了明确的要求。提出建筑施工过程中，对工程档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在工程建设中的重要性。国家的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在工程建设项目施工时，认识到工程档案资料管理的重要性与紧迫感[1]。

2 PDCA循环及其应用范畴

PDCA循环又称“戴明环”，属管理学范畴。其包含四个部分及八个具体操作步骤，四个部分即：计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）。这四个部分在操作层面上是周而往复的，子部分内部又可利用PDCA循环把控，以此整个循环是一个有机逻辑组合体。作为一种起初应用于质量管理领域的管理模式，“戴明环”逐渐被实践证明是一种可以促进管理活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，成为管理学中通用的模型，是全面质量管理所遵循的科学程序。目前，PDCA循环应用到了包括企业各项质量管理、工程项目全过程管理、企业人力资源管理、行政管理等涉及质量与过程管理的领域，应用范围较广[2]。

3 水利工程档案资料管理中存在的问题与不足

3.1 水利工程档案资料管理的信息化程度不高

目前，很多企业在工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。

3.2 对于档案管理工作重视程度不够

当前我国的重点工程项目，一般时间比较长，所以在正常情况下，重点工程项目都会分成多个标段。在实际的工中，对于每个标段，可能会出现分包的情形，这会导致参与工程项目建设的队伍比较多，情况比较复杂，在施工人员方面，素质上也有一定的差别。

3.3 水利工程建设档案资料的后续利用价值较低

从目前形势看，大部分施工企业没有形成规范化的工程资料管理体系，导致整体工作步骤顺序混乱，不能精准有效地进行收集整理工作。在此基础上，由于相关工作人员管理意识不强，在资料整理过程中可能出现疏漏或错误，致使资料缺乏真实性、有效性、准确性等，从而导致失去后期可利用或参考的价值，甚至由于参考数据的不规范，可能导致工程施工后期出现严重的质量事故，从而大大降低社会效益和经济效益，以至于对施工环境和人员的生命财产安全构成威胁[3]。

4 PDCA循环在工程档案管理中运用的意义

①为工程档案管理提供了一个全新的研究视角。PDCA循环从项目管理的角度出发，将工程档案视作一个独立的项目运作管理，能够更加严谨地从细节入手去分析这一复杂的管理过程。②在操作层面为工程档案管理提供了具体的方法。PDCA循环共4个阶段，8个步骤，每个步骤都能够为工程档案管理提供纲领性的指导方法，能在操作层面保障工程档案质量。PDCA循环是个不断循环往复的过程，上一级的PDCA循环是下一级循环的根据，下一级的PDCA循环是上一级循环的贯彻落实和具体化，各个循环之间相互协调、相互促进[4]。

5 做好档案管理工作的对策分析

5.1 项目相关领导，要严把责任关

首先，应当明确项目领导相关责任。对于重点工程进行档案管理，应当运用各种措施和办法，将相关档案管理工作进行落实，同时将相关的责任，纳入领导责任制度中，在档案管理过程中，应当通过有效途径，对项目的责任人和分管领导进行一定的培训，从而在思想和意识上，不断增强档案管理意识。其次，将档案管理工作与工程建设同步。在重点工程建设过程中，应当将档案管理工作，纳入责任制度和岗位考核中。同时，将经济责任制度考核和岗位责任制度建设以及工程建设档案管理与规划设计和工程施工以及竣工同步。

5.2 检查环节

检查是工程档案高质量管理的重要保证。就文件本身来讲，保证文件签章手续的完备、签字真实有效、文件页无残缺、附件齐全完整、编号书写规范、保证原件留存等；就文件流转来讲，保证文件流程准确、合规，签批人为文件真实负责人等；从整个档案管理环节上看，核查全宗组卷逻辑顺序是否合理，档案管理方法是否符合相应法规、规章制度；保证档案保管环境如温湿度、现场环境等符合规定；对工程检验批、分部分项工程、单位工程档案进行验收把关；工程竣工验收前对项目竣工档案进行预验收等[5]。