浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新

葛永平

永州市城乡建设档案馆 湖南永州 425000

当前时期，随着我国档案管理制度持续完善，造成了查询信息、信息的匮乏。然而，在信息技术水平的持续提升的背景下，为了进行科学有效的档案管理，各单位都改变了传统的档案管理方式。虽然在档案管理信息化的作用下，档案管理研究、设计涉及到方面，然而，依旧有寻多不合理的问题存在，为此，以档案管理信息化为基础，有助于更好推进档案的科学化管理，创新档案管理，真正实现档案信息化管理目标[1]。

1 档案管理信息化存在的问题

当前时期，我国社会与科技飞速发展，互联网技术也广泛渗透到社会各个领域和行业中，因档案管理系统庞大，内容复杂，存在诸多问题。所以，档案管理信息化跟不上互联网发展脚步，还有许多问题没有解决，如今现存问题有：①目前，档案管理信息化管理水平不高，即档案管理部门不同部门之间的管理工作和标准不高度一致和规范。档案管理信息化管理水平低，也就是档案管理部门的不同部门间缺乏统一的管理工作标准与规范。②因档案管理系统庞大，内容复杂，为此，对电子技术有了更高的标准与要求。目前，互联网电子技术以公共服务及相关设施为基础，档案管理信息化需要更成熟的系统建设。③因档案管理自身有很高的安全性与保密性，使得部分创新管理机制实施起来较为困难，在档案管理的各个阶段，均需相关技术人员实施查询、审核和封存，然而，在某些方面档案管理信息化同前者有矛盾冲突存在，需引起我们要高度重视，然后应用切实可行的完善措施[2]。

2 档案管理信息化的科学发展路径

2.1 转变传统的档案管理，实现信息化管理路径

档案管理中，传统管理手段较为单一，通常使用音频、录像或纸质的方式记录重要的信息，这种方式不但太过复杂，同时也较为繁琐，想要更好的规划、整理档案，则需要在档案管理中投入大量的物力、财力和人力。然而，即便如此，由于缺乏人性化管理，档案也很容易丢失，且方案也一直闲置，并占据很大的空间。然而，随着科技和信息化的发展，在计算机和多媒体的帮助下，档案管理变得更加科学，在数据时代进行档案管理，需要把不同的数据信息结合起来，对档案进行分类管理，并通过现代化的管理手段，逐步促进档案管理的科学发展[3]。当档案管理日渐走向信息化时，开展档案管理工作时，我们可以保留各种平台，为了保护档案信息，我们需要在最短时间内搜寻到档案中的关键信息，从而充分发挥档案信息的真实作用。

2.2 建立科学化档案信息计算机信息系统

为系统分析档案管理，在档案管理过程，应确保档案管理信息化手段，还需要做到以下几个方面：①想要达到档案管理信息化科学发展目标，应对计算机信息系统加以规范。在计算机的使用中，可以规范档案馆的档案管理流程，从降低档案查找。②对相应的档案馆里系统软件进行设计，从而可以在计算机上更快速、更方便的进行文件管理。③为确保档案信息的安全性，需构建内部控制制度，以避免网络病毒的攻击。在现代信息系统中，我国电子档案管理还存在一些问题。为此，为有效保证有完整的档案信息，我们应在档案管理体系中科学构建内控制度。

2.3 确保档案管理更加科学

在当今信息化时代，档案管理虽然仍然是以计算机为基础的，但仍然需要人的控制和操作。在档案管理过程中，需要人工输入信息，因此在档案管理中，一定要确保管理员有较高的技术水平，进而可以承担自身应有的责任。例如，在档案实际管理中，需要依靠计算机的操作，同时也离不开团队的密切合作，以此充分确保信息的精准性，此外，对于那些机密性的档案，管理人员禁止私自进行泄漏。

3 档案管理信息化的创新途径

3.1 开展网络档案管理网页服务平台

当前时期，网络技术飞速进步发展，我国行政单位发展中，想要详细的分析市场，则需要充分确保单位档案数据信息部出现泄漏，各事业单位还应建立相应的档案管理网页，这样档案管理部门可通过单位网页去查询档案信息，而档案管理部门也可进入单位网站去查询自己所需要的档案信息，通过对专业的档案管理网页进行构建，可将本单位的发展强开以及人员信息进行及时上传，并且要高度重视起档案信息的精准性与真实性。现如今，行政单位逐步推行这种档案管理模式，有利于单位的有效发展。网络档案形式相对简单，在数据信息和科学管理方面有待提高，只有这样，档案管理才可成功迈向信息化发展方向，才能与现代企业接轨。档案管理信息化的科学发展，一方面实现了行政单位档案管理效率，另一方面也有助于推动社会实现更好的发展。

3.2 开展档案管理在线服务

想要实现对档案的方便管理，我们可以以信息化为基础，有效使用档案的在线服务功能，在档案检索过程中，行政事业单位可以在应用程序中自动查询相应的档案信息，与此同时，档案管理人员也能够在最短时间内将档案信息查找出来，在建设档案管理APP软件时，一方面实现了信息化，一方面也有助于科学化的管理档案。最后，有助于更方便、快捷的开展档案管理工作，并可有效保护档案中的数据信息。

4 结语

随着信息化建设的加快，信息技术已广泛应用于社会各界，档案管理还应大力引进信息技术，通过先进的信息技术来代替繁琐的手工操作，既能降低工作量，还可提升工作效率。档案若要实现信息化管理，不仅要更新管理观念，还要不断创新管理方法，进而可以真正实现档案信息化管理目标，最大程度的提升档案管理水平，最终在社会中可以最大程度的发挥出档案管理工作应有的价值。