如何做好企业办公室文秘综合管理工作的研究

王琳娜

青岛公用事业收费服务有限公司 山东青岛 266000

办公室是企业开展行政管理工作的主要阵地。办公室文秘综合管理工作是企业运营发展过程中必不可少的重要内容与关键环节。企业办公室在企业行政管理工作中发挥着重要的桥梁和纽带的作用，对于推动企业的顺利运营与发展发挥着有效的促进作用。在当前智慧与科技创新引领社会发展的新时代下，企业办公室凸显出越来越重要的作用。为了更好地发挥办公室在新时代对企业发展的促进作用，本文结合作者多年实践经验对企业办公室文秘综合管理工作进行了重点探究。

1 办公室文秘综合管理工作概述

企业办公室文秘综合管理工作并不是一项简单的工作，该工作对文秘人员有较高的专业性、职业素养以及思想道德素养等方面的要求。一方面文秘人员必须具备一定的文字功底。另一方面文秘人员需要具备较强的交流沟通与协调能力以及活跃、敏捷的思维能力。企业办公室文秘综合管理工作是一项涉及部门比较多、涉及面比较广且工作内容比较繁杂的工作，需要与多个部门进行交流沟通与协调、信息反馈以及各种文件、信函的上传下达，同时还要做好对外的各种接待、洽谈等行政工作[1]。

2 办公室文秘综合管理工作中存在的主要问题

2.1 工作烦琐

企业办公室文秘综合管理工作的内容比较繁杂多样，所涉及的对象和部门比较多，且有的工作内容重复率比较高，久而久之很容易使办公室文秘工作人员产生职业倦怠心理和工作散漫的态度，从而影响其工作质量和效率，进而会影响企业与之相关的其他各项工作的顺利完成与有效开展。不利于企业各项工作的顺利、高效开展。

2.2 能力不足

在当前以改革创新为主要发展引擎的新时代，要想确保各项工作既能够满足企业发展的要求，又能够适应社会经济的发展，必须时刻保持与时俱进与开拓创新的思想。文秘工作也是如此。当前有不少办公室文秘工作人员的工作积极性不高、自主学习意识和能力比较差，久而久之其工作能力就难以满足企业发展的要求，从而阻碍企业各项工作的顺利开展[2]。

3 文秘工作质量水平的优化策略

3.1 完善奖惩制度

办公室文秘工作开展是否顺利对企业生产经营等方面有着一定影响，为了提高工作效率与工作质量，制定科学的奖惩机制与激励制度能够激发员工的积极性与工作热情。与此同时，办公室文秘工作人员在工作中不断制定工作目标，充分体现文秘工作者的价值和自我优势，提高员工的职业素养与创新意识。

为了保证各项工作顺利完成，企业应该制定完善的奖惩制度，结合办公室日常工作与文秘工作的综合效应，加强办公室工作的评估与监督，提高企业各部门之间沟通交流水平，确保办公室工作顺利完成[3]。

3.2 激发创新意识

创新是企业长久稳定发展的动力和源泉，为了提高企业内部管理水平，重视文秘管理工作在其中所发挥的重要作用，提高办公室文秘工作质量，提高内部工作者的竞争意识和创新意识，满足多元化的办公要求。文秘工作者应该从思想上、行为上都有所创新，能够树立良好的创新意识并应用于日常管理中，不断创新、探索新的工作方法与工作模式，提高办公室文秘工作的整体水平。

需要注意的是，文秘工作者在企业上下级沟通和交流中，营造轻松和谐的办公环境，积极发挥领导的带头作用，将创新理念应用其中，提升企业文化形象，创造更好的经济效益。

3.3 加大培训力度

文秘工作者自身综合素质和业务能力水平对办公室工作有着决定性影响，企业应该重视人才的价值。首先，做好文秘人员的培训教育工作，针对文秘人员的自身情况与岗位职能制定合理的培训计划，保证培训工作的针对性、全面性，加强培训教育与实践工作之间的联系。其次，引入先进的工作理念，为了满足时代发展需求，文秘工作者不仅要具备一定的专业知识，还应该熟悉相应的法律法规，掌握国家发展动向，深入了解企业文化、政策文件，以国家政策法规和企业文件为指导，提高文秘工作的整体水平[4]。

3.4 做好细节管理工作

细节管理是办公室文秘工作者应该具备的基本素质，做好细节管理工作有助于文秘综合管理水平的提高。文字、文件和服务是办公室文秘工作者日常管理的核心内容，其对于文字细节的确定和认识直接影响领导意识的准确传达，如果在工作中出现了语法错误或者专属问题，就有可能导致不必要的矛盾和影响。这就要求办公室文秘工作者保证文字简明扼要，准确传达领导指示，做好文件传阅等细节管理工作，从文件编辑、文件传输、文件收回都要做好全过程的管理工作，确保文件编号编制的准确性，满足文件进度跟踪的动态发展要求。与此同时，办公室文秘工作者还要具有精细化的服务意识，保证各项工作的精益求精，不断提高办公室工作效率和质量。

4 结语

综上所述，办公室文秘综合管理工作在企业的运营管理与顺利、高效发展中发挥着重要的促进作用。在当前市场经济高速发展、企业竞争日益激烈的新形势下，企业要不断加强办公室文秘综合管理工作，结合企业行政管理工作的实际情况和企业实际发展需求制定科学的办公室文秘综合管理工作规章制度，不断加强对办公室文秘工作人员的管理与培训工作，使其掌握更加专业化的文秘工作业务能力和方法不断优化办公室的综合管理工作，从而更好地辅助企业在新形势下的高效运营管理与快速发展。