新时期干部人事档案数字化工作初探

时间：2024-04-25

马强

天津市规划和自然资源局人才开发交流服务中心天津 300110

信息技术的快速发展，为提升干部人事档案管理水平提供了重要支撑。通过计算机软硬件设施的合理配置，建设一套符合部门(地区)工作实际的干部人事档案数字化系统，实现干部人事档案电子化阅档、电子化存储、电子化管理，既可以不断提升干部人事档案工作效率，又能够减少原始档案磨损以及涂改造假问题。因此，研究新时期干部人事档案数字化工作具有重要现实作用。

1 干部人事档案特点

1.1 现实性

干部人事档案是组织人事部门在人事管理、组织建设以及人才服务过程中形成，反映干部个人政治品质、道德品行、社会关系等情况的历史记录。通过干部人事档案的查询和利用，帮助组织人事部门了解干部的“德能勤绩廉”，反映“现实”是干部人事档案的特点之一。

1.2 全面性

干部人事档案主要包括干部的履历类、自传及思想类、考核鉴定类、学历学位及专业技术等、政审/审计或审核类、党团类、表彰奖励类违规违纪违法处分、工资/任免/会议代表类，以及其他供组织参考的材料等，涵盖了干部的成长经历、工作经历和学习经历等。反映干部“全貌”是干部人事档案的又一显著特点。

1.3 动态性

与其他领域档案显著不同的是，干部人事档案从其建立之初便具有显著的动态性特点，随着干部学习经历、工作经历和成长经历的不断丰富，相关资料不断地充实和补充到档案中，“档随人走”“人档相宜”成为诠释干部人事档案动态性的重要表现。

1.4 保密性

干部人事档案中涉及个人家庭情况、组织考察信息，提拔使用等，其社会关系、政治表现、职业道德评价等涉及干部个人的隐私，非经法定程序和事由不得随意查看，具有很强的保密性。

2 干部人事档案数字化建设的意义

计算机技术是一种先进、科学的技术手段，将其应用于干部人事档案管理工作中，是管理方法和手段的创新。1．干部人事档案数字化建设能够实现干部档案管理工作的规范化、数字化、科学化，能够简便、高效、快速、准确地检索查询所需干部人事档案信息，提高工作效率，有效发挥干部人事档案在干部选任工作中的基础保障作用，对组织人事部门改进工作方式、提升管理水平有着重要意义。2．长期以来，干部人事档案在查阅和利用时，往往要依靠手工翻阅阅档本，查出档案编号，然后再去档案柜取出档案进行阅档，不仅效率低下，而且会造成档案材料的接触性磨损，甚至是破损。原始纸质档案材料是记载干部个人成长历程的，在专业技术职务评审、专业技术职务考核认定、干部选拔担任、年龄、工龄、党员身份认定、奖惩情况等方面都有着重要的依据、凭证作用，干部人事档案数字化建设能够起到减少原始纸质档案的翻阅次数和人为破损，保护其持久性与安全性的作用。3．干部人事档案数字化建设能够从技术上防止干部人事档案涂改造假，为严格管理纸质档案增设了“监控器”和“防火墙”，从而维护干部人事档案的真实性和准确性，加强干部工作的严肃性和公信力。

3 干部人事档案数字化建设工作策略

3.1 严把载体关，开发好干部人事档案数字化系统

干部人事档案是利用频率较高的档案类别之一，在职干部人均年增档案材料在2份以上，离退休干部在1份左右，在职干部每卷档案年均查阅在1．2次左右，离退休干部、死亡干部在0．5次左右，使用频率较高。因此，建立一套能够满足工作需要、上下级衔接好、简单实用的数字化系统十分必要。干部人事档案数字化系统开发中，在人员建库、目录建库等方面严格按照《技术规范》要求实施，并配置以先进的硬件，满足实时存储、实时读取需求，避免出现内存不足、网络卡顿等现象。同时，在干部人事档案管理系统的栏目上要优化设置，充分满足干部人事档案日常管理中检索、统计、增删、授权访问等需要。

3.2 严把标准关，落实好干部人事档案数字化规范

要落实好《技术规范》中档案扫描、图像处理、数据验收、数据备份等方面的标准，确保干部人事档案数字化建设达到国家标准。综合考虑到质量、人力、物力等因素，很多地区在档案数字化中采取业务外包的形式进行，既可以省时省力节约成本，也可以保证质量成效。档案数字化是一项系统性、流程性工作，外包后的档案数字化工作中，档案管理人员并不是“甩手掌柜”，而是在全程监督、进度跟进、成果验收等方面下功夫，对外包中的不当行为要及时制止，对影响进度的问题要及时协商解决，对质量问题要及时指明，确保档案数字化工作按期保质完成。

3.3 严把安全关，打造好干部人事档案数字化运行环境

安全问题是干部人事档案数字化一个焦点。干部人事档案是国家秘密或工作秘密，也涉及干部的个人隐私，因此，安全问题是干部人事档案管理尤其是干部人事档案数字化建设不可回避的问题。数字化后的干部人事档案是无形的，通过计算机可以查看，通过媒介可以拷贝存储，如何确保干部人事档案数据安全十分重要。要加强外包服务安全管理，提高档案管理人员保密意识，合理确定数字化信息查阅权限，数字化备份信息要按照国家秘密标准保存。干部人事档案系统实行专网运行，要通过综合使用物理隔离、信息加密、数字签名、访问控制、入侵检测等技术，做好访问者身份鉴别，要把非正常登录“拒之门外”。还要保证干部人事档案数字化服务器安全，确保在符合保密要求的环境中运行。