提升医院文书档案质量管理论述

时间：2024-04-25

刘东兴

东辽县人民医院吉林辽源 1 3 6 2 0 0

1 医院文书档案管理工作的特点

1.1 管理的复杂性

医院的文书档案汇中不仅记录着医院的建设与发展的历史，还记录着临床科研的相关资料，因为医院涉及到的内容比较多，比方说医疗业务和技术、科室等等，所以在医疗指导以及医疗标准与规范方面的资料内容十分丰富。按照档案类型的不同，可以将医院的文书档案划分为5个部分，分别为：科研档案、财务管理档案、人事档案、基建档案以及党务工作的档案等，以此可以看出，医院的文书档案具有复杂性的特点。

1.2 管理的专业性

医院最主要的工作内容就是医疗，一切工作都将医疗作为中心，在工作的环节中会形成相应的文书档案，这些档案都是医疗系统资料的重要组成部分，能够体现出医院的实际工作情况，具有较强的专业性。在医院的长久发展的进程中，专业性是不断推动医院前行的不竭动力。

1.3 管理的保密性

医院的文书档案详细记录着医院内部的日常活动，这些内容中或多少的会涉及到机密内容，因此医院文书的开放性较差，只会向内部的工作人员选择性开放，仅可以用于查阅，不提供更加深层次的服务。落实好医院的保密工作，有助于为医院的工作做出全方位的指导。

1.4 管理的衔接性

大部分医院都拥有比较长的发展历史，在医院的长久发展中，不同的科室会形成内容不同的文书，文书的内容较为分散。医院规定医疗文书档案的管理周期通常为半年或者是一年，确保医疗档案的连续性与完整性，是保证医院顺利开展每一个环节的工作的重要保障。

2 医院文书档案管理现状

2.1 归档范围不够明确

目前，尚未有专门的医院文书档案收集管理规定，主要沿用的规章制度依然是《文件归档范围和保管期限表》，没有按照医院发展的现实和行业特点的实际需要进行文书档案资料的收集、整理，医院文书档案的归档范围补充和修订不及时，导致收集范围过于笼统、陈旧，一些重要的文书档案收集不及时、不完整，甚至是遗漏，影响了文书档案管理工作[1]。

2.2 专业队伍较为薄弱

目前，医院文书档案从业者大多是办公室、人事部门人员，从事文书档案管理工作的人员兼职现象依然较为突出，专职人员数量少，掌握档案学专业知识背景的极少，同时具备档案、医疗或行政管理、计算机知识的复合型人才更是凤毛麟角，使得医院文书档案管理工作缺乏必要的人才支持和保障。

2.3 管理手段不够完善

与医疗器械的先进性相比，医院文书档案计算机管理软件系统还缺少统一标准，档案管理软件兼容性不强，没有与OA系统实现有效衔接，忽视了文书档案与文件的衔接管理，导致一些重要的医院行政管理过程中形成的电子文件收集、归档不及时。

2.4 档案开发力度不够

医院文书档案的价值在于其利用，但从现实情况来看，医院文书档案工作者对文书档案资源开发利用的积极性、主动性不强，满足于文书档案的收集、整理和保管，对文书档案工作采取被动式服务，主动开发文书档案资源的意识不强，医院文书档案的应有价值功能没有得到有效发挥。

3 提升医院文书档案质量对策

3.1 提升档案质量意识

提升医院文书档案质量管理水平，首先需要广大档案从业者牢固树立文书档案质量管理意识，在思想上要高度重视文书档案管理质量。文书档案从业者利用其掌握档案专业知识的优势，应向文书起草部门及人员做好档案领域的法律法规的宣传。通过相关法律法规知识的宣传，强化文书起草人员及档案工作者履行法律职责的责任感和使命感，自觉把文书档案管理的标准规范和要求纳入到思想自觉和行动自觉[2]。

3.2 做好文书材料收集

文书处理在医院行政管理过程中占据着十分重要的位置。其中，作为文书处理重要组成部分的文书材料的收集、整理、立卷质量又直接关乎着医院文书档案质量管理的效果。为此，应从前端做好文书材料的收集，严把质控关。从文书的起草、装订，文种的选择，正件、附件是否齐全，等等，确保文书材料收集的完整性、真实性，为下一步立卷归档奠定扎实基础，从源头确保文书档案归档质量。

3.3 抓好整理立卷工作

文书材料收集完成之后，档案管理人员应及时将收集到的文书材料进行整理立卷。在立卷整理过程中应严格审核文书材料的类别、主题，判断是否归档完整，对其保管期限划分是否准确，对是否属于归档范围的进行严格把关。经鉴定，属于应当归档的范畴的，应及时将收集到的文件材料进行组卷，保证文件材料内在保持一定的联系性。具体来说，就是要始终把好质量关：严格做好办文登记；需要加盖印章的文件材料，应加盖院章或科室章；主动收集重大活动所形成的文件、照片、声像等载体材料，确保材料收集的完整性。

3.4 加强归档指导协调

医院文书档案管理部门应利用其专业优势加强业务指导，协调办公室、人事科等做好立卷指导，前延文书档案质量管理关口，提升全院文书档案管理的质量和水平。此外，要注重文书档案的后期利用质量，首先要提升立卷部门文书档案质量管理意识，增强文书档案移交的积极性主动性。其次，文书档案工作者应熟练掌握医院文书档案归档、移交的档案资料内容、形态，掌握其质量现状如何，并有针对性地提出解决对策。再次，应严格执行文书档案管理方面的规范和标准，加强文书档案立卷、归档的监督指导，严把文书档案质量关、标准关，保障归档文书档案质量[3]。

3.5 完善档案制度规范

加强医院文书档案质量管理的根本是要结合医院文书档案管理特点及规律，逐步完善文书档案质量管理规范，以严密的规范来保障文书档案管理质量。一方面，要完善文书档案收集、移交、鉴定、整理、利用、销毁等各项规章制度，另一方面，要完善文书档案质量管理奖惩制度，明确不同部门、不同人员的岗位职责，并将文书档案质量管理纳入目标考核范畴，确保做到有章可循，按章办事，照章考核，为医院文书档案质量管理提供完善的制度规范。