计算机信息技术在机关档案管理中的应用

孙晓杰

荣成市社会保险服务中心 山东荣成 264300

机关档案是一项基础性工作，用科学的合理的方法管理机关档案，为构建和谐社会提供了巨大的帮助。由于机关档案比较复杂和繁琐，所以，对管理方面的要求比较高。在当今社会，用传统的机关档案管理模式已经不能适应当前的机关档案管理工作，因为现在的信息比以前的多出了数多倍，已经无法适应现在的巨大资源，因此在机关档案管理方面的难度不断增加[1]。而运用计算机信息技术就可以解决这个问题，不仅可以提高工作效率，也可以把资料整理的条理清晰。

1 计算机信息技术在机关档案管理中的作用

1.1 有利于拓展资源范围

因为受到传统的档案管理模式的影响，阻碍了资源范围的扩大。当前机关单位主要关注的对象就是资源管理和计算机技术知识，这几个对象是随时可以开展的一些相应的服务和工作，并且可以提高单位内部的工作效率，保障了机关档案的高效管理。

1.2 有利于细分机关档案信息

在当前的机关档案管理中，如果合理的运用计算机网络技术，那么，可以保障机关档案精细化管理，也可以保障机关档案资源的安全性。科学合理的使用计算机网络技术，可以扩大机关档案信息容量，也可以保障信息来源的可靠性和准确性，让机关档案的信息资源更加的全面。

1.3 可以提高工作人员的工作水平

在机关档案管理的工作中，合理的运用计算机网络技术，可以提高工作人员的工作效率，并且可以让管理工作人员严格执行机关档案的管理工作。在机关档案管理工作中，使用先进的计算机网络技术，不仅可以提高工作人员对计算机的运用，也可以将机关档案的资源和信息进行高效率的划分和整理，给人们带来了阅读和查阅上的便捷[2]。

2 计算机信息技术在机关档案管理中出现的问题

2.1 机关档案的真实性存在问题

在进行机关档案管理的过程中，机关档案所有的信息和资源都容易被删除，保存性不高，并且不会自动的留下相关得迹象，这样使一些资源丢失了原来的一些信息，让资源变得不够完整，导致一些资源失去了相关的依据。这件问题，让一些资源没有办法通过签发标准，这样会对这些资源产生怀疑的态度。

2.2 机关档案的保密性和安全性存在问题

在当今的时代，虽然可以通过网络获取到各种各样的资源和信息，并且可以从多个网络收到同一个文件资源，所以，部分需要保密的资源和信息会存在很大泄露的风险，这使机关单位必须重视的问题，这关系着机关档案的保密性和安全性是否严格管理。

2.3 机关档案的保留性存在问题

当前，我国的科技技术不断发展和提高，把计算机信息网络技术普及了行业的各个邻域，让我国的企业基本实现了信息化建设，让一些企业从有纸化办公转变成了无纸化办公。无纸化的办公需要合理的应用网络的1力量，这种信息化的技术给人们和企业带来了许多的便捷，只要通过计算机就可以查阅不同的信息和资源，但是，这种方式不一定全是好处，也有弊端。如果工作人员在工作时，计算机的网络突然被中断了，那么就可能被病毒和黑客的攻击，导致整个办公系统瘫痪，使用任何办法都不能挽救，并且还会导致一些信息和资源的丢失[3]。

3 完善机关档案管理中计算机信息技术应用的措施

3.1 改变对机关档案管理工作的工作观念

目前，我国企业和单位受到传统管理模式的影响，企业和单位对机关档案管理这方面存在着很多的误区。一些企业单位的工作人员对机关档案的专业化和信息化不够重视，这些工作人员认为将机关档案专业化、信息化是没有技术含量的，认为机关档案管理工作只是纯粹的事务性工作，因此认为机关档案管理工作没多大的价值。这样严重的影响了管理工作的效率，因此，要改变对机关档案管理工作的工作观念，要冲破传统的思想束缚，要认识到机关档案工作的重要性，并且引进先进的科学技术与设备，提高机关档案管理工作信息化、专业化水平。

3.2 加强工作人员对计算机信息技术的培训

企业和单位想要加强机关档案管理，那么就必须要加强工作人员对计算机技术的培训，定期的让工作人员参加专业性比较强的培训，提高工作人员的专业素质，同时提高工作人员的计算机信息化技术水平，并且加强工作人员对信息风险的认识和处理风险的能力，这样可以提高机关档案管理工资的效率和质量[4]。

3.3 提高机关档案信息的保存性

在机关档案的管理过程中，机关档案中的信息和资源是用化学磁性材料保存的，按理论上来说是可以长期保存的，但由于机关档案信息在计算机网络上出现的时间比较短，导致在保存的过程中出现不存储的信息，因此，管理工作人员应深入的研究解决措施。如果是长期保存的信息和资源，管路工作人员应定时的进行检查，并且将信息和资源进行备份，这样有利于提高机关档案的信息和资源的安全性和保存性[5]。

4 结语

综上所诉，在我国的机关档案的管理中，合理的运用计算机信息网络技术可以拓展资源范围、可以细分机关档案信息、也可以提高工作人员的工作水平。想要更好的完善机关档案管理中计算机信息技术的应用，那么就必须要改变对机关档案管理工作的工作观念、加强工作人员对计算机信息技术的培训和提高机关档案信息的保存性，并且在管理的过程中要不断的冲破传统思想的束缚，不能被它左右。这样不仅提高了机关档案管理的工作效率，也提高了信息和资源的保存性和安全性，并且为机关档案管理工作开启了新的道路。