基于风险控制的合同审核管理分析

毛永海

中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司 浙江杭州 311122

1 风险控制概述

风险控制是指风险管理者采取各种措施和方法，消灭或减少风险事件发生的各种可能性，或风险控制者减少风险事件发生时造成的损失。总会有些事情是不能控制的，风险总是存在的。作为管理者会采取各种措施减小风险事件发生的可能性，或者把可能的损失控制在一定的范围内，以避免在风险事件发生时带来的难以承担的损失。风险控制的四种基本方法是：风险回避、损失控制、风险转移和风险保留[1]。

2 合同审核的定义和作用

合同审核是介于合同文本起草后和合同双方签字盖章前交易双方对初步草拟的合同进行检查、审核、修改、增减的合同管理过程。合同审查的宗旨是确保签订的合同对围绕合同标的开展的一系列条款符合法律法规要求、符合企业在交易过程中的正当理由、意识表示清楚不模糊、确定合同内容和和格式的正确性等要求，防止合同约定条款不清楚给后续执行过程中带来侵权行为、赔偿损失等不利条款。合同审核具体包括合同主体审核、合同标的审核、合同数量审核、合同质量标准审核、合同价格审核、合同履约期限审核、违约责任审核、争议解决办法、文字规范性审核、合同签订手续和形式完备性审核、合同生效失效及终止办法等审核。合同审核始终要把握的原则是法律原则，合法合规是合同审核的宗旨。合同审核完善，交易双方可以平等开展交易，达到双方互利共赢的结果。

3 基于风险控制的合同审核策略

3.1 做好签署前的准备

背景调查。合同约定了双方的权利义务，因此对合同文本的审查至关重要，但在实践过程中，往往忽视了对合同背景进行调查。在合同签署以前，组织组成专业团队，包括企业高层经营人员、专业技术人员、法务人员、财务人员，对合作方的主体资格、资信、履约能力等方面进行实地的调查，做出风险的总体评估。确认对方是否是一个合法的法律主体，具备相关从业资格、完整的履约能力。在部分情况下，对于重大合同，还建议进行可行性研究。签署合同前的风险预估判断工作可对合同履行过程的履约风险进行预判，为是否签署合同提供决策依据。争取合同起草权和合同审核。①在合同签订前，要争取合同文本的起草权。②合同文本起草完成后，由合同归口管理部门提交给企业法务顾问或专业律师，对合同草案进行审查后，提出修改意见并反馈给合同管理人员。③合同经办人员应严格按照法律意见进行相应的修改。与此同时，公司的财务人员、技术人员及相应的项目管理人员等亦需要根据其专业所长对于合同进行审查，从而对合同履行过程中的财务风险、技术风险、项目风险等进行分析继而采取相应的对应措施，否则一旦合同签订，后期的合同管理无法纠正合同文本的关键性缺陷和问题[2]。

3.2 建立完善的合同审核制度

首先，建立完善的合同签订授权制度。企业法人代表作为签订合同的唯一主体，不能再签订各类大小合同的时候亲力亲为，应授权委托代理人，一般授权给各职能部门的负责人。授权委托书要明确代理人的姓名、代理权限、代理事项、代理期限等关键要素，授权书必须有授权人和被授权人的签字确认。授权制度可以提高工作效率、节省工作时间；

其次，建立合同审核制度和审核流程，审核制度中明确规定审核要点和细节，使得经办人员在进行合同审核的时候有依据可以参考，也知道如何规避风险，合同审核流程要符合单位质量管理文件的规定，在执行上面才是可靠和合理的。合同审核制度是单位内控制度不可缺少的一个环节，是单位内控制度和合同管理走上正规化的重要控制点；

第三，在企业内部建立合同文本库和示范文本。合同文本首先要参照国家合同管理部门制定的标准格式文本，在根据企业业务的具体特色，在标准文本上进行增减修改。同时要对企业经常发生的常规性业务类型准备示范文本，每次签订合同时可以直接拿来套用，节省大量工作时间提高工作效率。

3.3 建立企业合同审核动态跟踪管理系统

合同审核的动态跟踪管理信息系统给合同签订过程中的各级人员分配审核权限和审核级别和账号角色，实行网上在线审核，使得审核不受时间地点限制，提高合同审核效率，信息系统对合同管理流程进行程序化设计，合同审核的关键风险点都会弹出提示预警对话框，按照合同审批权限自动转移进入相应的职能部门和个人。首先，在信息系统中录入标准化的信息，标准化的合同名称、合同类型、管理单位、负责人、对方单位名称、是否进入招投标程序、项目实施情况的表述等。这些构成合同基本要素的信息都有如实按要求进行填列，方可流程进入下一环节。标准化的规定有利于员工在办理业务时执行起来方便有序；其次，实行标准化以后，企业内部审核业务分工明确责任到人，经办人员按照流程录入合同基础文本信息以后，在线点击提交，可以在系统中看到下一环节的审批人已经审批状态，可以跟踪合同全过程的流程管理。审核流程过程中，根据事先设计好的审批权限，各职能部门审批人员在流程的不同阶段逐级审批，每一层次的审批人都有权限查看自己审批流程之前的情况和本级审批权限下的各类需要附加的佐证材料。如果在本级流程审核中没有问题，审批同意后，系统自动转移到下一审批人，如果审批过程中发现不能通过的问题，可以点击驳回，需要下级审批人或者是第一层级经办人重新处理正确资料重新上传[3]。