互联网+ 交通运输档案信息化管理应用策略

时间：2024-04-25

王慧

烟台市福山区交通运输局山东烟台 265500

对于交通运输行业而言，其在运行过程中还会产生大量的档案数据，如何实现这些档案的有效管理，也就成为了交通运输部门管理工作中的重要内容。随着互联网+ 时代的到来，也就为交通运输行业的档案管理工作提供了新的技术支持，也就需要交通运输部门在互联网+ 形式下做好交通运输行业的档案信息化管理工作，对不同类型的档案传递、信息处理进行信息化技术的合理应用，让档案管理的作用得到最大限度的发挥。

1 交通运输档案信息化建设的必要性

1.1 减少档案管理出错率

在传统的档案管理模式中主要是纸质档案的管理，需要对纸质档案文件进行整理、保存，档案管理人员不仅工作量大、管理的内容也繁杂，并且容易出现差错。如果其他部门人员需要进行档案的借阅，还需要进行现场申请跟领取，整理时间长，档案资料也难以得到充分的应用。通过信息技术的应用能够对上述问题得到有效解决，还可以让档案管理工作不再受到时间跟空间的限制，并且可以有效减少档案管理出错等问题发生，对于交通运输行业整体档案管理水平的提升也有着重要意义[1]。

1.2 提升服务水平

随着信息技术的迅速发展，我国交通运输行业要想为人们提供更加优质的服务，也就必须要加强自身的档案管理水平。通过信息化档案管理模式的应用，能够促使档案管理效率跟管理质量得到进一步的提升，还能够在结合了档案管理需求基础上进行现有服务体系的不断优化与完善，这样也就能够很好地满足人们对交通运输服务的需求，对于交通运输行业整体服务水平的提升也有着积极意义。

2 互联网+ 交通运输档案信息化管理策略概述

2.1 进行数据传输网站的建立

为了进行传统档案内容的保存，交通运输行业首先需要进行数据传输网站的建立工作，实现传统档案内容的数字化转移。在结合了实际档案内容基础上进行互联网档案管理库的构建，在进行档案信息的整理过程中，还需要通过横向时间、纵向数量等方式来进行整理，这样能够让档案信息的查询跟利用效率进一步提高，还能够有效避免档案信息错误等问题发生。为了保障信息的公开与公正，要求互联网+ 平台能够采用多种不同的档案显示方式，提升整体档案管理效果。

2.2 规范交通运输档案的管理信息

在交通运输档案的信息化管理过程中，首先需要对管理具体信息进行规范与明确，要求各个部门之间的档案信息能够整理在同一个系统之中，通过信息技术来对整个档案管理与服务体系进行整理跟优化。在此过程中要保证所有交通档案信息的真实、完整、安全、可用，并且要满足国家的管理要求。此外在通过网络技术来进行档案信息的登记过程中，还需要构建网络平台登记原则，确保档案信息的真实性跟合理性。除了数据共享服务之外，在信息的登记过程中必须要完成实名认证工作，这样才能够对整个交通运输档案信息起到良好的规范化管理效果。

2.3 构建协同档案模式的数据库

交通运输行业还需要借助于互联网+ 新模式，对相同档案模式的数据库进行构建，借此来减少信息储存时的疏漏问题发生。因此交通运输档案的信息数据库还需要采用分组分级的管理模式，还需要对数据库自身的更新情况进行实时监控。一旦需要对某一时间段内的交通运输实时档案数据进行查询，相关档案管理工作可以直接通过电子档案数据库进行监督排查工作。由于交通运输行业的档案管理工作内容繁杂，在具体管理工作中还容易出现一定的问题，这也就需要通过互联网+ 电子信息档案的体系建设开始排查，确保所有档案信息的真实性跟完整性，对于后续交通运输档案管理工作的有序开展也有着积极意义[2]。

2.4 做好档案管理人员的定期培训工作

在交通运输行业档案管理信息化体系构建之后，对于档案管理人员的计算机操作能力以及综合管理能力也就提出了更高的要求。因此在信息化档案管理工作开展过程中，交通运输行业的工作人员还要做好档案管理人员的技能培训工作，这样才能够满足交通运输档案信息化管理工作的人才需求。此外在进行技能培训过程中还需要进一步提高档案管理人员的自身综合素质以及安全意识，减少档案信息被泄露等问题出现。只有做好了互联网+ 下档案管理人员的技能培训工作，确保所有档案管理人员的综合素质能够满足相关档案管理标准，才能够促使档案管理的作用得到最大限度的发挥。

2.5 做好信息化建设中的安全管理

在交通运输档案管理工作中还会受到多种外界因素的影响，导致档案信息泄露等问题发生，对于交通运输部门正常工作的开展也会造成比较大的影响。因此在进行档案信息化体系的建设过程中，档案管理人员还需要加强对信息化建设的安全管理工作，促进网络运行的安全性跟规范性得到进一步提升。通过网络安全技术的应用，能够有效避免各种黑客与病毒入侵等问题出现。档案管理部门还需要做好门禁工作，不是本单位的员工严禁进入到档案管理部门，从而促进档案管理的安全性进一步提高。因此说在进行交通运输档案管理工作中，必须要将安全管理工作作为重要的档案管理内容，通过多种技术手段与管理手段，避免档案信息泄露以及信息不准确等问题出现，保障交通运输档案信息的准确性跟合理性[3]。