新时期事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战

宫文亚

山东省济宁市汶上县刘楼镇政府 山东济宁 272501

事业单位是具有公益性质的由政府利用国有资产所设立的从事科技文化、教育卫生等活动的社会服务机构。它其中保管的人事档案是记录公民信息及政府相关资料的重大载体。因此，事业单位应当高度重视人事档案管理工作，并采用先进的管理技术提高其管理效率，以此让人事档案管理呈现出新型形态，满足社会对其提出的更高要求。

1 新时期事业单位人事档案管理工作面临的机遇

首先，人事档案管理技术的发展，能够推动人事档案管理工作方式的优化。通过对信息技术进行应用，人事档案资源的存在形态能够从纸质向电子化过渡，这不仅有助于提升人事档案资源的录入、存储以及检索效率，而且能够为人事档案资源的共享奠定良好基础，这无论是避免人事档案资源的丢失还是避免人事档案资源在检索与查阅过程中产生损坏都具有重要意义[1]。

其次，人事档案管理技术的发展，能够有效提升人事档案资源利用率。人事档案资源的信息化为人事档案资源共享奠定了基础，而互联网则为人事档案资源共享提供了平台与载体。事业单位依托互联网构建人事档案资源共享平台，能够有效提升人事档案资源的传输效率与共享效率，不仅有助于提高人事档案资源收集成效，确保人事档案资源得以实时更新，而且能够为人事档案资源的利用提供便利。

最后，人事档案管理技术的发展，能够推动人事档案管理工作实现智慧化。无论是人事档案资源的数字化、资源传输的网络化还是大数据为人事档案资源管理理念与管理方式带来的变化，都是事业单位人事档案管理工作智能化的重要体现。在对这些技术进行应用的基础上，事业单位可以构建人事档案管理系统，不仅能够对人事档案资源开展统计与分析，而且能够对数据变化趋势进行预测，对于进一步提升人事档案管理工作的智慧化水平具有重要意义[2]。

2 新时期事业单位人事档案管理创新措施

2.1 关注人事管理建立全面的档案管理机制

为了在人事制度改革下改进人事档案管理，应当要关注人事管理并且建立相对完善全面的档案管理机制，通过这种手段大幅度地提升人事档案的管理意识，为事业单位加强人事档案管理的地位和价值，促使工作人员开展学习人事管理，这就要求管理人员要带动员工，体现出自身的引导作用，对人事方面进行深入的学习，促使每一位工作人员都具备相关专业的人事方面知识，提升人事意识，更好地配合人事的各项工作。与此同时，也应当设立专业的人事部门，针对该部门来培养具有专业性技能较强的人事管理工作人员，使单位的人事档案分类更加具有层次性和专业性。管理人员还应当加大对人事管理资金的支持，构建顺应社会发展，跟上社会发展潮流的硬件设备。也可以定期开展人事管理的讲座以及交流会，让人事部门能够在这一过程中要对工作进行交流和反思，提出自身的想法，实现人事管理部门工作质量和效率的显著提升。人事改革的关键是实现全面推进工作人员聘用制，形成一种专业的招聘以及应聘机制，使事业单位和工作人员之间形成一种最完善的人员配比方案，让每一位工作人员都能够体现出自身的价值。

2.2 提高人事档案的价值，对档案管理内容进行补充

传统的人事档案所含内容非常冗杂，真正有价值的信息却寥寥无几。开展新型的人事档案管理工作，就必须有选择地对人事档案信息进行填充或放弃。在已有的人事档案管理模式上，减少不必要的人事信息，补充相应有价值的档案资料，对人事档案进行归纳整理，提高人事档案的价值，为员工的工作发展提供有力支撑[3]。

2.3 完善档案收集工作，提升管理质量

机关事业单位需安排专人负责各项管理工作，从而让人事档案管理基础设施建设进一步加快。同时把相关规定内容结合起来，不断完善人事部门档案库房的管理工作人员与基础设施，安排专门的人员具体负责每个人的档案。同时，库房应具备防火、防盗，以及防潮等多项功能，且铁制存储柜也不可少，以对档案进行妥善储存，配备好空调、灭火器等灭火与控温的设备与管理工具。另外，结合实际管理需求，对人事档案管理制度予以进一步完善，优化其档案功能，保证档案记录内容更加真实，增强其客观性，并向事业单位提供更可靠的参考依据，帮助其有效落实各项人事决策，让事业单位能够更好地开展人才选拔工作。

2.4 应用现代化技术，促进人事档案电子化

新时期，档案管理电子化已经是必然趋势。充分利用现代化计算机技术，结合单位实际情况，建立起相关的人才信息库，将传统的文字、图片等转化成电子信息进行保存，能够在很大程度上方便相关的工作人员。通过人事档案管理的电子化，为相关的工作人员提供直接在计算机上进行档案的调动、信息调取等便捷高效的服务。

综上所述，在新时代背景下，对事业单位人事档案管理实施创新是未来档案管理工作发展的必然要求，这也是帮助事业单位获得更高效发展的基础条件。所以，事业单位的档案管理部门应当按照国家相关要求，在传统人事档案管理方法之上提升其管理水平，这样才能保证事业单位的人事档案能够为人们提供重要的信息安全保障，进而有利于加快事业单位人事档案管理信息化建设速度[4]。