档案数字化建设与档案资源的服务利用探讨

徐诚昊

新疆新建盈天勘测规划设计有限公司 新疆乌鲁木齐 830009

在科学技术水平快速发展的社会大背景下，以往的档案管理方式已经跟不上新时代发展要求的步伐，早在2012年，国家档案局负责人在召开全国安全体系建设会议上就郑重提出“档案三体系”建设，其中昭示着档案数字化建设对档案资源的服务利用的重要性。随着数字化社会，大数据时代的来临，档案数字化体系建设也步入了快速通道，这对相关的档案管理部门来说既是机遇也是挑战，因此，就需要档案管理部门相关部门对其当下的工作任务以及工作环境进行全面的了解和认识，并对现有的管理方式方法进行优化和完善，进而才能有序推进其档案管理数字化体系建设进程，最终形成更加先进的、科学合理的档案管理方式，满足社会发展所需的档案资源利用服务需求[1]。

1 档案数字化建设的优势

数字档案是将不同介质的档案信息整合成统一的资源库，其开放性涵盖了纸质档案、影视档案的各个方面，以及档案信息的生产和利用的全过程。与以往传统的档案管理模式相比，数字档案实现了档案工作向计算机管理的转变，增加了档案管理工作的科技含量，为管理部门提供了安全优质的信息服务手段。档案资源的数字化建设，不仅可以丰富档案管理系统平台的内容，还促进图像处理等高科技技术在档案数字化中的发展与应用。借助信息技术可使档案用户直接、快速地搜索和浏览所需的档案资源，大大提高工作效率和档案资源的利用率，能更好的发挥出档案信息的增值作用。另外，档案资源数字化可大大减少纸质文档的数量，节约一定的纸张复印费用和因纸质档案反复查阅老化而产生人工修复资金费用，同时，档案资源数字化可实现档案数据条目与原文的网上查询与利用，能有效降低对纸质档案业务操作量，尽量避免对原有档案实体带来负面影响。

2 数字化档案建设的利用途径以及策略

2.1 以用户为中心，以服务为宗旨，明确服务内容及范围

档案管理部门是政府重要的服务职能部门，是以非营利性为目的、着眼社会效益的实现，为全社会提供非竞争性、非排他性的档案公共服务的部门。鉴于此，数字化档案体系的建设首先要树立正确的服务宗旨理念，紧紧围绕社会公众用户需求和社会发展需求，时刻要保持与党和国家的工作重点相一致，结合科学技术和自身特点，明确档案资源服务的内容，提高档案资源的利用率的同时，也为实现资源共享促进社会高效稳步快速发展做出应有的贡献。另外，要改变以往与社会发展不匹配的管理模式，由被动要求服务向主动服务转变，由相对封闭的档案资源服务向开放、共享的服务方向转变，同时在实现档案信息开放的同时要明确其范围，做到档案管理的保密安全性又能满足公众档案资源的日益增长的需求[2]。

2.2 建立多途径信息资源的利用平台，更新服务方式

在网络技术和信息技术的支持下，数字化档案体系的建设可以使档案部门能够通过网络为公众用户提供更加便捷、高效快速的档案资源服务，如档案部门建设网站，用户可以根据自己的需要随时在线检索和访问用户所需的档案信息资源，网站通过设置栏目组能够使搜索和检索阅读更加方便快捷。档案资源数字化建设主要是以电子档案建设为中心，为公众提供档案全文检索可靠服务是档案工作的重要内容。为实现更好的准确的档案资源服务，这就要求档案部门在确保档案信息资源安全的前提下，要第一时间更新数据和信息，要做到对事件进行如实记录和保存，进而为用户提供的更加高准服务，也提高了档案信息资源的利用率[3]。

档案部门作为政府的一个重要服务部门，提供文件的服务也是档案部门的工作重点之一，在信息庞杂的社会大背景下，要始终保持自身的权威性，要及时宣传党和国家目前的政策方针，同时，要充分利用多媒体和自媒体，尽可能地建设起电子文件阅览室，主动面向社会和公众，公开共享，让现行文件的核心价值得以体现。

随着数字信息化时代的高速发展，每天都有大量的信息出现，并且还在不断增多。面对这种信息量庞大的局面，靠单一的档案部门很难将所有信息和资料全部收集整理起来，更谈不上整合分析与利用，所以这就要求档案部门要对外增强合作，实现横向联合机制，打破壁垒实现强强联合，让档案信息系统更加完善和完整，也进一步发挥档案的潜在价值。

2.3 提高工作人员综合素质和服务质量

国家早已明确提出要进一步加快行政管理体制改革，建设服务型政府。高质量的档案服务质量是建设服务型政府的一个重要要求，而档案管理工作者的综合素养直接决定档案服务的质量。随着档案信息资源的数字化进程，档案信息资源数量的正大幅增加，公众对档案信息资源的需求量也在日益增加，提高档案信息资源工作人员的综合素质迫在眉睫。为了更好、更全面的为公众提供服务，首先工作人员需要端正自己的态度，要保持积极、负责、严谨、细致的心态为公众提供服务，需要极高的责任感，档案工作说到底就是以服务为主，工作人员坚持以服务大众为自己的工作准则，要通过各种办法来满足用户的需求[4]。

3 结语

综上所述，档案资源数字化建设是以电子档案建设为中心，是资源信息化条件下的档案信息资源整合，是在确保档案信息资源安全的前提下，为公众提供档案全文检索可靠服务的。是当前信息化时代高速发展满足公众需求的必然产物，也是改变档案馆部门服务理念，创新服务、提升服务质量，实现档案管理工作健康可持续发展的有效途径。