档案管理新技术的浅谈

张景权

大连市现代农业生产发展服务中心 辽宁大连 116023

在信息技术飞速发展下，档案管理体系已逐渐朝着信息化、数字化方向前进。发展无纸化办公，结合区块链等新技术，应用数字档案管理，在一定程度上大大提升了管理人员对档案管理的工作效率，为我国现代化档案系统发展奠定的坚实的基础[1]。

1 数字时代档案管理中应用数字化新技术

1.1 实现声像档案与文本档案的统一管理

当前数字档案管理在档案管理中基本实现，但对于生动抽象的档案内容，如文字、声音、视频以及图像等，在实际管理过程中，使用数字档案管理新技术，可以对它们进行分类汇总，将影像档案与文本档案各归一类，既在一定程度为工作人员精确查询所需档案内容提供了方便，还使档案内容更加清晰明确。

1.2 提高了无纸化管理的可行性

数字技术具有声音、图像编辑等较为强大的功能，可以高保真、高效率、非常机密地实现声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等。网络的连接使各个地方之间、各级管理之间都可以很短的时间传递大量的档案信息，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。从而使得档案管理实现了无纸化管理[2]。

1.3 增加了档案信息的保密性

数字技术在档案管理中的有效运用，使档案信息更加准确，有效提高了档案信息的保密性，通过对扫描仪的充分运用，数字技术可以将文本、图像等档案信息转为可以被电脑接受处理的数据，同时在有效地利用数字技术下，避免了因复印对档案原件资料的损坏。通常原件会单独保存，这样既能保证工作人员获取档案内容的权威性与正确性，还能提升档案原件的完整性。

1.4 提高档案信息管理能力

在数字档案管理新技术的逐渐应用与迅速发展下，大幅度提升了档案管理人员的工作能力，这与数字档案管理的操作简单以及便捷性有着密不可分的关系。工作人员在数字档案管理新技术的不断应用下，加强了对档案信息管理的效率与水平。上传人员在上传档案信息过程中，通过互联网既能实现为档案管理部门传送相关档案信息，在接收档案信息后，档案管理人员也能对档案信息予以更加准确快速的分类汇总，可见数字档案管理新技术优势较为显著，不仅提升了档案信息管理能力，还提高了档案管理工作的效率[3]。

1.5 关于档案管理云存储的优越性

首先，安全可靠。当前大多数云存储服务商都拥有较为雄厚的资金保障，在云存储系统运行过程中，为了保证其安全性，就需要大量的专业技术人员对其予以全面的维护和管理，实施较为严格的权限管理，防止数据丢失，降低网络黑客与病毒入侵的风险。其次，存储空间无限大。云储存打破了存储容量、空间以及地域的束缚，摆脱了传统的单机化存储模式，通过灵活的存取控制、多种接口支持、多种协议支持、异构平台数据共享以及开放融合等特性，联合各种服务器，充分满足了电子档案的存储需求，大大增加了存储能力。

2 新技术在档案数字化管理中的应用前景

2.1 档案虚拟现实技术

未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，对于真实的档案资料，操作者要戴上特制眼镜才能看到，这是因为档案管理具有三维化、虚拟化的特点，当操作者置身于虚拟环境中，就像在一个摸不着但看得见的世界，与真实情景无表面区别，不被人怀疑，真实性相对而言较高，这样虚拟档案数字化管理能对档案信息易被盗窃、毁坏以及不安全因素等风险予以有效减少[4]。

2.2 多媒体保安监控技术

在档案管理中应用数字技术，为研发档案管理保安监控系统提供了动力，保安监控系统除原有功能外，还实现了查询、存储信息以及语音报警、图像处理等功能，其中报警处理属于保安监控系统中的多媒体核心部分，当启动报警后，会产生语音提升、值班信息、自动具体报警信息等一系列的连锁反应，将警报的具体位置提供出来，以便采取针对性措施，为档案信息的完整性与安全性提供保障。

2.3 多媒体档案信息检索系统

数字技术将计算机与多种先进技术融合在一起，包括通信、数字视频以及数字音频等，实现了档案的数字化管理，使档案信息检索系统既能以非线性结构组织信息，还能以多媒体形式展现信息，具有较为强大的功能。该系统的运用，大幅度节约了管理成本，降低了档案管理工作人员的工作量，为新型档案管理工作的进一步发展提供了支持。

2.4 数字档案安全性问题

在云存储服务中，要想保证电子档案的安全性，就需要建立分级电子档案存储方案，结合档案机密等级的高低，通过分级存储管理软件，对用户访问权限控制与安全存储级别进行相应的设置。在存储空间中不同保护条件下存放的文件，应明确设定密级不同信息的边界，实现异地备份电子档案，这是保证电子档案云存储安全最为有效的途径之一。若档案保存在一个地点，那么在灾害发生时，就会对档案数据造成不可估量的损失，所以档案异地备份的最佳手段就是云储存技术。

3 结语

综上所述，在数字时代背景下，档案信息管理工作在数字档案管理新技术的应用下带来了诸多好处，但在应用与发展数字档案管理新技术过程中，我们也要加强对其的正确认识，将数字档案管理新技术优势最大程度发挥出来，加大档案管理工作中应用数字档案管理新技术的力度，为档案管理工作的有序开展提供支持。通过数字档案管理新技术能改善人们的工作和生活环境，相信在未来数字档案管理新技术的发展趋势一定会越来越好。