加强医院科研档案管理工作

胡琪琦

武警浙江省总队嘉兴医院 浙江嘉兴 314000

我院是一所集医、教、研于一体的三级甲等综合性医院，2012年已被纳入体系内部研究型医院试点单位，为进一步提升医院的学术地位，增强科研实力，医务人员的科研能力起着举足轻重的作用。医院的科研档案是医务工作者在长期的医疗实践、卫生防病及科研活动中形成的多种形式和载体的文件材料，具有极其珍贵的保存价值和开发利用价值。而如何精确评估医务人员科研水平，对其科研素质进行客观正确评价，提升整体科研实力，医院科研档案的规范化管理和有效利用至关重要。

1 医院科研档案的形成

医院科研档案众多，为更好地发挥其作用，就必须挑选其有价值的材料存档，根据科研活动实施过程，大致可以分为：（1）准备阶段：主要包括科研项目的申请书、审批文件、合同书、开题报告等。（2）研究阶段：主要有各种载体的重要原始记录，如实验报告、统计报表、专利申请的有关材料等。（3）总结阶段：主要有工作总结、技术总结、发表论文、专著、科研经费开支报表等。（4）成果鉴定和奖励申报阶段：主要有技术鉴定材料，查新报告，科研成果和奖励申报及审批材料等。（5）推广应用阶段：主要有推广应用方案、总结、技术转让合同，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2 健全医院科研档案管理机制

医院科研管理部门负责人须和领导保持良好的沟通，使院领导班子对医院科研档案管理工作的规范性、重要性形成共识，以便在工作中给予足够的重视。目前，部分医院仍没有相关的科研档案管理制度和监督机构，重医疗、轻科研的现象仍普遍存在。而科研档案的建立需要一整套制度来支持，当前医院科研档案管理的关键点和难点在于对科研活动过程资料的监督和管理。

部分科研工作者只是对项目申报和验收特别热衷，而对于科研过程中的细节极少关注，从而错失了研究过程中很多重要原始资料的采集，也有部分科研工作者出于不信任和利用方便的原因，不愿将资料交档案管理部门处理。因此，医院要加强对科研人员科研资料归档意识的宣传，应当将具有查考价值的科研材料毫无保留地及时归档。根据《科学技术研究档案管理暂行规定》[1]，科研工作和建档工作应实行“四同步”管理：（1）下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；（2）检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；（3）验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研材料同步；（4）上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

此外，还需要建立一系列档案的保密、备份、安全以及查阅等工作制度。确保医院科研档案的完整和连续，实现科研档案管理朝着制度化、规范化、标准化等方向发展。

3 加强医院科研档案的信息化管理及利用

长期以来，大量的手工操作使档案管理工作陷入“重保管、轻利用”的怪圈。信息技术的应用已成为医院各个领域发展的关键所在，医院科研档案管理进行信息化建设，充分发挥其利用价值势在必行。

3.1 档案信息化

一家医院想要建立完善的档案管理系统，而缺乏相应地投入，是无法实现这一目标的。具备录入和查询功能的档案信息系统，不仅能方便、及时地进行科研项目有关信息的录入，同时便于全院科研人员查询科研项目基本信息及科研活动进展数据，也便于科研管理部门及时统计、了解科研活动实施情况。科研档案实现信息化管理必须具备硬件、软件两个基本条件。硬件条件就是具备相应的计算机、照相机或者扫描仪；所用计算机硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化文档[2]。软件条件是指既懂档案管理专业知识又能熟练操作计算机和信息处理系统，能将传统介质的档案电子化处理，并且进行有效管理的科研档案工作人员群体。

医院科研档案进行信息化管理的好处不言而喻：①方便查询提高工作效率，通过节省大量手工劳动，使档案管理员可以合理分配精力，更专注于重要的纸质文档的管理和保护工作；②档案管理的规范化，便于通过推广应用提高整个行业的管理水平[3]。

3.2 提高利用率

档案工作的最终目的就是把档案提供给使用者。传统介质存储的档案，易损易潮易虫蛀，保存和维护成本高，而且查阅、统计非常繁琐，效率低下[4]。目前医院科研档案的电子化采集过程中，基本上以文本文件（TXT.RTF.PDF.SGML等格式）、图像文件（JGEG.TIFF等格式）、视频文件（MPEG.AVI等格式）此三种形式为主。通过医院内部局域网，借助信息化手段，建立网络环境下的科研档案信息综合管理平台，整合和共享医院科研信息资源，科研人员在任何终端就可以方便、快捷地调阅，实现了科研档案信息的实时查询功能，大大提高了利用率。同时，作为医院的科研档案管理人员，要拓展多种服务方式，彻底改变过去“等、靠、要”旧的工作模式以及“重藏轻用”、“看档守档”的陈旧管理模式。变封闭管理为开放式管理，变被动式管理为主动式管理，充分发挥科研档案的信息资源功能，把档案工作同医院的各项工作紧密结合起来，为全体医务人员提供多层次、多方面、有实效的科研档案资源[5]。

4 结语

在信息技术迅猛发展的今天，信息化管理系统和现代化管理人才相结合。医院科研档案信息化管理具有节省档案存储空间、便于检索、提高利用率、提高档案工作人员工作效率等优势。而传统介质档案的原始记录性以及凭证作用却是电子文件档案无法替代的。因此，手工操作与信息化结合将是档案管理工作中长期存在的两个相得益彰的工作方法。

随着医疗体制改革的进一步深化，科研档案管理模式的转变，医院整体科研实力的提升，是医院遂行使命任务，向研究型医院升级转型发展的必由之路。