浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

史江霞

（范县档案馆，河南 濮阳 457506）

随着科技的发展、理念的革新，事业单位的档案管理理念正进一步的创新。电子档案管理的提出、应用，打破了传统的管理手段，而且在长期管控的过程中，能够提升管理的水平，对于固有的矛盾、冲突更好地解决。但是，电子档案管理的融入，要对既有的方式、方法进行系统化的变革，掌握好今后可能遇到的挑战、风险，要对电子档案管理的方案不断的完善，最终在管理的价值上取得卓越的成果。

1 事业单位档案管理的问题

1.1 管理制度不健全

事业单位的发展速度不断加快，但是在档案管理方面并没有按照预期设想来完善，一系列工作的开展，更多的是按照传统理念来实施，缺少足够的保障和支持。档案管理制度不健全，是最常见的问题。档案管理的责任分配表现出不均衡的情况，有些岗位责任多、待遇低；有些岗位责任低、待遇好，这种差异的广泛存在，导致很多人对于档案管理的任务分配并不认同，因此在日常工作的开展上，未能够按照负责任的态度来开展，造成的潜在性漏洞不断增加。管理制度的设定、执行，未能够跟随时代的发展来前进，管理措施本身表现出粗放、极端的特点，此时对于档案管理的形象造成了较大的破坏。

1.2 资金投入较少

目前，事业单位的档案管理问题，表现出长期积累的现象，各类资金的投入并不多，虽然整体上有很多的想法，但是具体执行的时候得不到资金的充足供应，各类想法也仅仅是停留在理论层面上。档案管理实际上是对各类信息进行有效的整理、把控，资金投入对于档案管理的设备优化、环境改善、人才聘用等，均存在决定性的影响。一般而言，资金投入较少的情况下，档案管理的很多工作完全是按照局限性的策略来实施，没有办法掌握好管理的可靠性、可行性，促使管理的漏洞进一步增加。另外，资金没有充足供应的时候，档案管理的一系列问题始终存在，并且没有从根源来解决，最终造成的隐患也在不断地积累。

1.3 管理人员不专业

对于事业单位档案管理，从业人员不专业的问题也是比较常见的，并且在问题的处置和解决方面，必须按照全新的路线来改变。一部分管理人员并非科班出身，而且在从业的过程中，没有对专业的知识、技能做出系统化的学习，总是按照个人经验来开展工作，不仅缺少足够的可靠性、可行性，还对工作的效率造成了较大的影响，无法提升档案管理的综合价值。另一部分管理人员虽然拥有理论，但实际工作能力较差，而且存在严重的责任推卸情况，更多的是逃避责任，导致档案管理工作，始终没有办法对任务进行合理的分配。由于从业人员不专业，因此在档案管理的预期目标实现上没有办法得到优良的成果，各项工作的进行很容易出现较多的缺失、漏洞，必须在未来的解决措施上进一步增加。

2 电子档案管理的优势

随着时代的发展、科技的进步，档案管理正不断的朝着电子化的方向来开展。传统的纸质管理手段并不能取得较好的效果，但如果是电子档案管理，则能够借助各类先进的技术、设备来完成，再加上虚拟空间的开发，能够迅速的完善管理体系。电子档案管理的操作，可以更好地按照规范标准来完成，所有的程序都是提前设定好的，大家没有办法轻易地去更改，而且在管理的机制方面拥有严格的限制，这对于档案管理的平台做出了较好的改善，整体上得到的发展成绩较高。电子档案管理的应用，打破了传统的管理不足，能够让事业单位在档案管理方面，朝着全新的方向来开展，并且在行业内得到了高度的认同，是值得推广的。

3 电子档案管理的应用策略

3.1 完善管理的规章制度

我国的事业单位发展速度不断加快，同时在电子档案管理的推广、应用方面，要迅速的完成过渡，促使各方面的工作开展，能够站在全新的角度来思考。电子档案管理的应用，的确是非常好的选择，但是在具体的应用层面，还是要考虑到未来可能产生的影响。电子档案管理的规章制度应不断的完善，对各方面的工作开展进行系统化的调整，促使全局工作的进行取得更大的突破。例如，电子档案管理的责任分配要进一步的完善，大家都要从正确的角度来思考，并且开展密切的合作，减少内部矛盾。电子档案管理的流程，应按照简洁的标准来实施，不同类型的档案要匹配专业的管理技术来操作，禁止违规操作。

3.2 加大资金投入

由于电子档案管理的影响力较高，因此在具体的投入过程中，必须拥有庞大的资金支持，这样才能在未来的工作开展上取得更好的成绩。电子档案管理的设备要求非常高，此时在设备的采购费用上会比较多，应进一步的在资金投入方面合理的增加，把握好资金的阶段性投入额度，确保在设备的体系上不断的完善，促使电子档案管理的后续支持与保障取得更好的成果。另一方面，资金投入的增加，还要对电子档案管理的系统更好的优化。事业单位对于电子档案管理的认可程度较高，而且自身的档案数量、档案类型比较丰富，此时对于电子档案管理的系统改善，一定要按照先进的标准来选用，在资金方面也会随之增加，需要站在可持续发展的角度来思考，确保资金按时到位。

3.3 培养专业管理人员

电子档案管理的应用，实现了档案管理的全面创新，对于经济效益、社会效益的创造特别显著。为了在将来的发展上得到更好的成果，应坚持在专业的管理人员方面做出合理的培养，这样才能对今后的工作开展进行全面的革新。首先，电子档案管理的所有从业人员，都要进行有效的培训、指导，对于个人经验的融合力度应不断增加，严格按照国家规范、行业标准、单位要求进行操作，促使电子档案管理的效率、质量能够快速的提升，为事业单位的发展作出更大的贡献。其次，电子档案管理的人员，要对他们的权限合理的划分，大家在日常的管理过程中，不可能继续按照单一的思路来完成，在个人的权限上做出全新分配后，应坚持提高管理的可靠性，减少相互影响。

3.4 完善软件、硬件设施

近几年的电子档案管理应用，能够站在全新的角度来思考，并且促使长期工作的开展有了更多的选择。电子档案管理的影响因素较多，软件、硬件设施的完善，应不断地强化。电子档案的平稳运转建立在高质量的软件、硬件设施基础上，要配置技术成熟、性能稳定，安全性高的软件和系统，避免是使用盗版和来自未知市场的软件、系统。养成良好的安全体检、杀毒习惯，定期升级防火墙和杀毒软件。除此之外，关于软件、硬件设施的更新必须顶起开展，当前的科技研发速度不断加快，新的产品不仅功能丰富，还可以按照定制化的服务来开展，这对于电子档案管理的转变能够取得更好的成果，整体上的进步空间非常大。

3.5 保证档案的安全

随着电子档案管理的大量应用，事业单位迎来了新的挑战，那就是档案的安全。所有的电子档案管理都是处于网络化、数字化的环境下，此时的档案安全标准必须全面的提升。首先，电子档案管理人员及相关职能部门要对档案中私密内容严格监控，禁止外流，一旦发现及时制止。其次，对绝密档案的使用要控制使用时间和使用范围。最后，设置访客权限，开启电子档案管理系统自动记录和监控功能。另一方面，电子档案管理的保密方法，还要通过警报系统来完成，任何通过不法手段侵入的行为，都要及时的追查，要让电子档案管理的防护体系不断的完善，对各方面的问题解决从根源来开展，这样才能在后续工作的安排上取得更好的成果，推动行业向前发展。

4 电子档案管理的注意事项

我国在电子档案管理方面是比较支持的，这是大势所趋，并且在先进技术的帮助下，能够一步步的让电子档案管理的稳定性提升，促使整体上的规划拥有更多的选择。电子档案管理的难度并不低，但是继续按照传统的档案管理手段来执行，必定无法得到优良的成果，还会由此产生更多的隐患。所以，电子档案管理的实施具有较强的必要性，事业单位应对电子档案管理有一个正确的认知，对电子档案管理的思路、方法结合自身的诉求来不断的改变。

第一，电子档案管理的方案设计，应掌握好事业单位的档案数量、类型，对于不同档案的类别、层级进行全新划分。电子档案管理的过渡，是一个漫长的过程，而且部分档案的特殊性较高，开展电子档案管理的变革，需要得到上级的审批和同意，在整个过程中涉及的影响因素和权限分配比较多，应谨慎的开展。电子档案管理的方案设计时，应进一步的考虑到电子档案的风险，一步步的过渡和变革，不能操之过急。

第二，电子档案管理的机制要合理的调整，尽量按照多元化的机制来落实。例如，电子档案管理虽然拥有先进的技术保护，但是当前的电子技术、网络技术、平台技术具有较强的开放性，可以作为防御手段，也可以作为攻击手段。关于在于如何设定电子档案管理的具体操作机制，针对日常的工作、特殊情况的防护、档案泄露的止损等等，均要站在不同的条件下开展深入的分析，要保持居安思危的观点，促使电子档案管理的前进拥有更多的保障。

第三，电子档案管理的团队建设要不断地加强，不仅要在日常的培训力度上提升，还要贯彻落实专业化的考核手段，针对电子档案管理的团队素养进行大幅度的提升，让大家在各项工作的安排上，能够从全新的层面来研讨，不能总是采用固定的方式来操作。而且，电子档案管理的内部分工要明确化，杜绝重复性的工作。

5 总结

我国的事业单位档案管理，正不断加强电子档案管理的引入、落实，无论是在平台建设，还是在系统优化方面，亦或者是对于档案管理的思路，都能够站在时代的前沿来开展，全局工作的进行取得了不错的成果，整体上是拥有较多保障的。但是，电子档案管理的各类风险因素是长期存在的，此时对于管理的可靠性、可行性要做出系统化的评估，提升电子档案管理的综合水平，与事业单位的工作规范、准则做出良好的融合，最终对电子档案管理的内涵更好的丰富。