新形势下做好基层档案管理工作的策略试析

李丽娟

（曲沃县档案馆，山西 临汾 043400）

领导指出：“档案工作十分重要，总结经验、认识规律、延续历史以及发展各项事业，都需要以档案为依托。”档案属于固化信息，并且具有完整性、清晰性以及确定性特点，主要形成于个人或者组织的以往实践中。档案具有历史记忆传承的作用，能够对人类社会实践活动进行最原始记录，并且体现出前人与今人的智慧结与晶劳动成果。不仅如此，以档案作为资料支撑，不断借鉴前人智慧成果，能够更好地开展事物发展客观规律的研究、修史、著书、立传以及考古等工作。没有档案我们无法找到来时的路，就像一个失忆的人，证明不了自己从哪里来，又何以指引我们到哪里去？然而在基层的日常工作中，管理档案一直是工作的难点，当前基层管理档案工作普遍处于机械重复、效率低下的一种状态，这项工作笼统的被理解为简单的信息收集和整理，给人以枯燥刻板的印象。如何将刻板、枯燥的而且十分重要工作科学化、信息化，这是当前基层档案工作必须解决的问题。

1 基层档案管理工作的意义

1.1 为后期管理提供参考依据

目前基层档案管理的主要任务是负责各类档案资料的整理、分类、保管、统计、查询及安全保护等。档案管理中所记录的，不只是职工的各项信息，还有基层单位在发展过程中所取得的成就、对各项工作的总结分析以及单位的发展历程，是集中管理的重要体现。单位在后期管理过程中不仅可以参考档案信息，通过对信息资料查询熟知单位过往，找到之前的相同案例有效地处理问题；还可以对信息资料加以利用，通过对人员档案的系统分析，实现单位人力资源的优化配置。档案管理对一个单位的发展有着至关重要的作用，所以基层必须做好档案管理工作。

1.2 有助于基层整体工作发展

档案管理是基层管理工作的重要组成部分，并不只是简单记录职工信息的资料，还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一，科学、合理开展档案管理工作可使领导层对单位运行状况进行充分了解，有助于领导层做出的决策更加正确。因此，只有加强对档案管理工作重要性的认识，才能促进档案管理向着规范化方向发展。除此之外，加强档案管理工作，从管理理念和工作方式上进行创新，顺应新时代探索新的管理途径，高效反映本单位情况，既有助于社会经济稳健发展，也能够提升单位的综合实力，有助于基层档案管理工作发展。

2 新形势下基层档案管理工作的问题探析

2.1 基层档案管理的制度不够科学完善

科学良好的档案管理工作，需要以完善的制度作支撑，只有这样，基层档案管理发展才能有所依靠。然而通过具体情况分析发现，现阶段国内很多基层单位并没有制定完善、健全、科学的档案管理制度，其主要原因在于对档案管理工作重要性认识不足，导致档案管理部门开展具体工作时，没有明确的制度规范对其进行约束，因此，在收集与处理各种档案信息时，难以按照统一、科学的模式进行操作。长此以往，档案管理工作愈加混乱，进而对档案的保管与利用造成阻碍。

2.2 重视程度不足

针对基层档案管理工作来说，普遍存在不重视管理的情况，在这种情况下，相关工作人员态度较为消极，其工作质量和效率都会受到影响。根据当前基层档案管理工作情况来看，虽然从业人员综合素质都较以往有了很大提升，但是大部分人员在管理能力上都存在一定的不足。

2.3 档案管理人员专业素养不足

档案管理是一项专业化的工作，档案管理人员需要具备相应的专业知识技能，然而现阶段基层的档案管理人员普遍为非专业人士，缺乏专业知识基础，而基层单位本身也缺乏相应的培训考核体系，进而不利于其专业素养提升。此外，由于档案管理工作被长时间忽略，因此，档案管理人员丧失工作积极性，没有自主学习意识，在工作当中往往应付了事。

2.4 信息化建设滞后

目前，各行各业都呈现出信息化、数字化发展的趋势，信息化手段的应用有力地推动了各行各业的发展，要提升档案管理水平与效率，信息化建设势在必行。然而从当前基层档案管理的实际情况看，信息化建设普遍滞后，投入不足，缺乏相应的软硬件设施，并且档案管理人员操作技能偏弱，难以充分发挥信息化设施的作用。

3 新形势下做好基层档案管理工作的策略

3.1 使档案管理的制度切实得到优化

全面优化当前阶段档案管理工作，需要调整档案管理制度，使当前管理制度更加科学化、合理化，确保后续档案管理工作顺利开展。不仅如此，设置内部的管理机构过程中，应充分充实档案管理部门的独立性，并为其提供充足的资源保障。在档案资料的整理、构成以及归档等相关环节，应将各岗位工作职责落实到位，同时采用科学的考核机制，建立一个围绕基层档案建设为核心的档案管理体系。而科学化的提升档案管理制度的水平，需要有关技术人员切实从各个方面，展开较为深层次的研究，确保所制定出来的制度在实际管理工作中有较强的操控性，进而为基层档案工作的开展奠定科学化的流程。

3.2 完善管理理念，创新服务内容

在新时期基层档案管理工作，要结合全新的技术手段，进一步完善管理理念，将各种全新的管理模式融入到其中，进而保证档案管理工作更加有效地实施。其一，大数据背景下，在档案管理模式方面，其发展方向更加现代化、智能化以及自动化。基于此档案管理人员应顺应时代发展潮流，不仅需要提升自身知识文化水平，还应转变管理观念。将传统管理模式的优势与创新管理方式相结合，通过各种全新技术的有效应用，保证工作更加高效地开展。其二，使档案的作用凸显出来，通过改善服务模式，建立健全全方位的服务体系，确保重要信息安全，并以此为基础，对档案的公开性进行逐步扩大，以此保证社会大众能够更加快捷、方便、安全地接触档案相关资源，从中获取更多的有用知识。

3.3 加强对档案管理工作的重视

首先，行政及事业单位负责人加强对档案管理工作重要性的认识，充分了解档案管理的优势所在，深刻体会其中内涵，合理地对档案部门工作职位进行配置，对档案资源配置进行有效优化，确保管理工作顺利开展。只有基层领导高度重视档案管理工作，才能促使基层单位自上而下对档案管理工作给予足够的重视。其次，档案管理部门负责人及工作人员要重视本职工作，摒弃得过且过、敷衍了事的心态，保持积极的工作态度。要正确认识档案管理的重要性，积极学习先进的管理理念，并落实在实际工作中，全面提升档案管理水平。

3.4 提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作较为复杂，并且专业性以及综合性较强。因此，工作人员需要具备较高的素质，不只是较强的专业素质，同时还需要良好的道德素养。由于档案管理人员素质高低直接影响档案管理工作水平，因此单位必须注重对人员的培养。第一，要选用专职人员负责档案管理工作，加强人员的稳定性，防治管理人员变动过于频繁。第二，需要定期对档案管理人员开展培训活动，使其通过学习先进的档案管理知识，提高自身综合素质。此外，还应以考核形式，对档案管理工作人员综合素质进行评估，进而提高其道德品质和工作能力，更好地做好本职工作。

3.5 强化技术保障

提升档案管理水平，需要充分认识到信息化手段应用的重要作用，基层单位应当将档案管理信息化建设当作头等大事推进，给予充足的人力物力保障。档案管理信息化发展的优势在于不仅可以实现档案资料数字化，同时也能简化档案管理的各个环节，节省人力物力，也便于查阅档案资料。首先，基层单位要完善档案信息化设施，购置必要的软件设施，从而为后续工作奠定基础。其次，基层档案室要建立起档案数据库，收录数字化档案，这样更加便于保管、调阅、转出转入。最后，基层单位要培养信息化专业人才，以充分发挥各项信息化设施的作用，同时要注重相关操作技能的培训，确保可以熟练操作。

3.6 切实的优化档案管理的基础设施

行政及事业单位内部应当为将专业化较强的阅览室提供给档案管理部门，与此同时，还应对档案室内部进行规定，使其保持整洁、干净的卫生状态，将各类器具与设备安装其中。不仅如此，还应完善配套防火防盗、防水等措施。由于档案室不可受长时间日光直射，因此，需要采用人工照明方式，并科学选择防爆，最大程度上防止发生火灾隐患事故。值得注意的是，相关人员还需要不断对档案室内的温度、湿度以及通风等进行调整，并且在日常档案管理工作中，还需要确保档案库房温度在合理范围之内，其中以14摄氏度至24摄氏度为宜，而湿度需要控制在0.45-0.60之间，通过在室内安装湿度测量仪器，能够及时掌握湿度变化情况，并且展开科学化的调节，注重基础设施的优化，才能确保档案管理工作开展的前提基础得到全面化的保障。

4 结束语

总之，基层单位必须要高度重视档案管理作用，制定符合单位发展的档案管理体系，明确档案管理工作切入点，面对档案管理工作中存在的问题，及时发现并解决，加强档案管理者培训，提升其综合素质，引入信息化技术，培养员工的创新服务意识，确保档案管理工作向着规范化、科学化方向发展，进而为单位发展提供保障与支持。基于此，档案工作者们应对档案事业忠诚，遵守相关法律法规，提高加强档案管理水平，熟练掌握档案业务，同时维护档案安全，进而将档案工作记载历史、传承文明以及服务未来的作用发挥到最大，促进国家繁荣昌盛。