新形势下高校人事档案管理人员的职业素养提升思考

宋方圆

（三门峡职业技术学院，河南 三门峡 472000）

为了能够详细、具体地将高校发展历程记录下来，每所高校都会十分重视档案人事管理工作，其中高校人事档案管理人员的职业素养也被所有人关注。对此，在高校人事档案管理过程中，档案管理人员自身必须要具备良好的职业素养和专业技能，消除负面情绪，以积极向上、认真负责的工作态度来开展档案管理工作。唯有如此，才能提高档案管理的质量和效率。

1 新形势下高校人事档案管理人员职业素养的内容

其一，道德素养。高校人事档案管理人员自身必须要严格按照档案管理工作的相关制度来执行，同时在这个过程中，也需要遵守其道德规范准则，以积极向上、认真负责的工作态度来落实档案管理工作[1]。另外，遵守档案管理法的规章制度也是必须要遵守的，在工作中，不能错录档案，要保障档案信息的安全可靠性，唯有如此，才能使其具备高尚的道德品质和职业精神。

其二，业务素养。高校档案管理工作具有一定的专业性，档案管理人员自身必须要十分熟练掌握与之相关的专业知识和政策法规，同时也要紧跟时代发展的步伐，利用现代化信息技术建立电子档案，以此来实现档案建设信息化。对此，作为一名优秀的高校档案管理人员，不仅要对国家政策的方向和发展有一个全面地了解，也需要优化自身的道德思维和专业技能，站在宏观、微观等角度满足高校档案管理的实际需求。另外还需要将档案管理工作与政策法规相结合，了解档案管理工作的规章制度，选择适合的档案政策，从而提高自身的业务素养。

其三，能力素养。以能力素养为例，主要是调整、规划档案收集、决策等方面的水平，以此来提高档案管理工作的效率和质量，并在这个过程中，为各项决策的决定提供强有力的支持。

其四，文化素养。文化素养的关键是提升档案管理人员的文化素养水平，使其能够在工作中以人文本，发挥自身在档案管理工作中的优势和作用，从而对档案文化有一个更好地认知，进而推动档案文化传播的力度，强化对档案文化的了解和学习，并在这个过程中提高自身的文化素养和专业素养。对此，文化素养也是高校档案管理人员必须要具备的职业素养之一。

2 新形势下高校人事档案管理人员的现状

1）缺乏职业道德素养和人格教育。在新形势下，高校档案管理人员可以说是高校档案管理工作的中流砥柱，他们的职业道德素养也是确保高校档案信息资源质量的根本。但结合当前的实际情况来看，高校档案管理人员出现了老龄化、三高人才家属等情况[2]。这样的管理人员团队不仅缺乏职业道德素养和职业道德教育，对职业价值也没有较多的追求，通常以得过且过、敷衍了事的态度来服务，试问这样的工作态度，如何能够服务于大众？另外，人格教育也不到位，他们在工作中根本达不到高校档案管理人员德才兼备的任职要求，也不利于档案管理信息化建设。若是不对其加以优化，定会影响高校人事档案管理工作的进一步发展。

2）缺乏专业素质，容易产生倦怠情绪。当前一些档案管理人员自身缺乏专业背景，大多数都不是正经档案管理学专业的，缺乏专业素质，在工作中容易产生倦怠情绪。再加上高校办校规模也在不断地扩大，档案管理工作也变得十分复杂，如档案信息整理、收藏、保存等等，这些都需要档案管理人员向复合型人才的方向去发展，使其在具备档案专业知识的基础上，还要了解自己从事档案管理的规律和要求，唯有如此，才能提高自身的工作质量和效率，从而满足当啊新形势下高校档案管理工作的基本要求。但事实却是一些档案管理人员不仅缺乏专业知识和专业技能，也没有从事高校档案管理工作的积极性和主动性，不利于高校转型发展，也无法提高档案管理的服务质量。

3）缺乏职业自信心，信息素质能力较为薄弱。高校档案管理工作比较传统，一些高校也并不重视档案管理人员的队伍建设，久而久之，档案管理工作便成为高校“老弱病残”的收容所，经常人来人去，且档案管理工作人员的信息素养能力也较为薄弱，缺乏对信息知识的了解和认知，也没有信息处理的技能和意识，只知道借助传统手段来整理、归纳档案文献资源，无法运用信息技术来对其加以整合和优化，甚至没有危机意识，自然也不会对档案管理工作产生一定的自信心，这些负面因素若是不加以解决定会影响档案管理工作的效率和质量，同时也会对高校档案文献资源信息化建设产生较大的影响。

4）缺乏高质量的服务水平，无法引起职业认同感。档案文献资源在档案管理工作中至关重要。档案文献资源存在的目的不仅能够快速帮助用户获取信息，也能决策管理等方面的要求，因此档案文献资源管理必须要具备高质量的服务意识、方式和特色。但由于档案高校档案管理人员的服务意识并不浓郁，也不具备现代化的服务理念，同时也没有将其真正付出行动，导致档案管理工作成为表面形式。再加上高校的转型发展，档案文献资源也迎来了新的机遇和挑战，在工作过程中也需要加以创新和改革，但档案管理人员并未正确认识档案资源的开发和运用，甚至错误理解，使得档案管理工作人员对档案管理工作的价值产生了偏差，自身在工作中也容易气馁，甚至还有一些工作人员对档案管理工作萌发了抵触情绪，久而久之，也就无法认同档案管理事业的使命感和责任。

3 新形势下高校人事档案管理人员的职业素养提升策略

1）加强职业自信，提高服务质量。“用户第一，服务至上”是高校进行档案管理工作需要坚守的基本理念，为了能够落实这一理念，高校档案管理人员必须要提高自身的职业素养和专业水平，同时也要加强职业自信，并根据档案管理工作的实际情况来优化自身的服务质量。档案用户作为档案管理工作的对象，高校档案管理者要结合高校的管理运行情况，了解档案用户的实际需求，以此来完善自身服务的不足之处，改变服务的形式，舍弃以往单一、被动的服务形式，将其转变成人性化、多元化的服务模式[3]。另外，高校档案管理人员也需要按时按期审查自身的工作情况，及时了解自身的问题，学习现代化的专业种思，提高自身的专业技能，在平日的工作中也要树立不放弃的工作精神，遇到困难更要积极寻找解决方法，以此来提高自身的工作水平。

2）提升管理人员的职业素养，强化职业认同感。当前高校档案管理人员普遍缺乏工作热情和积极性，在工作中也时常出现负面情绪等，这些都不利于高校档案管理工作的有效发展。另外，档案管理人员的职业素养不仅是能够看出其工作表现，也能对其加以约束和管理，使管理人员能够更好地了解自身的工作内容和责任。但由于一些档案管理人员的专业水平和文化水平具有一定的差异性，在工作中无法较好地协调，唯有提高管理人员的职业素养，才能解决这一问题。对此，高校管理层可以采取定期举办工作交流会的形式来激发优秀档案管理人员的工作热情和积极性，以此来加强档案管理人员的职业人同时。除此之外，也可以在平常的工作中融入相应的德育教育，让档案管理人员能够真正了解到职业素养和道德品质的重要性，进而提高档案管理人员的职业认知水平，促进高校更好地发展。

3）实施心理健康疏导，增强职业责任感。当前一些高校档案管理人员极其容易产生工作倦怠等负面情绪。基于这一情况，高校可以定时定期开展心理健康教育讲座，鼓励档案管理人员参与到讲座中，以此来调节自身的情绪，舒缓负面压力，并以积极向上的态度来认真面对自身的工作，同时高校也可以借助这样的方式来了解为什么会产生负面情绪的原因，这样也能采取针对性地解决措施，消除倦怠情绪[4]。比如一些档案管理人员的心理压力特别大，高校便可邀请专家进行一对一的心理疏导，使其能够缓解倦怠情绪，从而更加热爱工作，并优化工作理念，正确面对自身存在的不足之处，积极主动地学习现代化的专业知识，借助信息技术来完成工作人员，同时也能树立良好的工作责任心，提高高校档案管理的效率。

4）培养档案管理人员的创新意识。创新作为民族的根本和灵魂，更是国家兴盛不衰的源动力。当今人类所拥有的文明成果，都离不开创新，创新也是民族发展的基础。高校档案管理工作是一项文明创新的工程，因此档案管理人员也必须要具备创新意识和动机，这样才能敢于提出质疑、想法和意见，从而才能更好地完善传统观念，打破习惯势力的限制。在日常的档案管理过程中，我们需要从四个创新做起：一是观念创新。观念创新可以说各个方面创新根本，只有具备了创新的想法，才能将其转变成行动。所以，唯有观念创新，才能使工作有新的招数和思路，档案管理工作才能得到更好的发展；二是档案管理方式的创新。高校档案管理人员需要不断学习现代化的管理知识和专业技能，了解现代化信息技术，并借助现代化信息技术、手段和设备来管理高校档案；三是服务模式创新。高校档案管理人员需要借助档案管理信息系统，使其走向信息化建设，以此来提供科学有效、正确规范的信息服务，同时在运用网络技术将资源能够共享，把被动服务转变成主动服务，从而建立全新的档案管理服务模式；四是编研、开发、运用上的创新[5]。在日常档案管理工作中，我们需要根据档案管理的实际情况和规律发展，主动编研各项资料，及时给领导的决策提供真实有效的信息资料，以此来提高档案利用工作的效率。

5）制定绩效管理，优化职业素养。在企业单位组织中都会运用到绩效管理制度体系，高校档案管理也同时适用。绩效管理不仅能够激发档案管理人员的职业素养和工作能力，也能调动档案管理人员之间的良性竞争力。对于当前高校档案管理人员产生的职业倦怠也可以尝试着运用绩效管理方式，以绩效管理来测评，将每位档案管理人员的工作情况如实记录到绩效管理中，奖励工作优秀的，惩罚工作完成不好的，实现真正的奖勤罚懒，借此来激发档案管理人员的工作热情和积极性。同时也可以让档案管理人员自己设置短期、长期的工作目标，以职称、绩效反馈等方式来提高工作主动性，使其形成良好的工作责任心和认同感，从而提高档案管理工作的效率。

4 结束语

总而言之，为了能够如实将高校发展的历程记录下来，一般高校都会建立高校档案管理，同时它不仅能够给高校领导层呈现多方面精准的数据，还能给高校师资建设、职称评选等方面提供强有力的依据。对此，为了能够确保该工作的准确无误，我们需要提高档案管理人员的职业素养、专业水平和技能，毕竟档案管理人员的职业素养在一定程度上会对档案事业的顺利发展产生较大的影响。因此，加强档案管理人员的职业素养迫在眉睫。