探讨新时期学生资助档案规范化管理举措

时间：2024-04-25

杨玉秋

（广东省中山市东升高级中学，广东中山 528400）

新时期的学生资助档案规范化管理主要目的是将教育资源进行均衡的配置，尤其是针对在校家庭经济比较困难的学生，通过规范化的管理完全能够提升资助资金配置效率。档案规范化管理本质上就是针对整个资助过程各种形式的材料的管理，比如纸质、电子档案或者是影像资料等等；上述自主材料来源复杂，涵盖学生的各方面信息以及困难问题，同时能够将学校家庭经济十分困难的学生进行综合评估，有利于学校以此作为根据进行资助，帮助更多的学生成功地完成求学路。只有构建健全的学生资助档案才能够让国家教育资金合理的配置到需要的学生身上，为我国培养出更多优质的人才。

1 新时期学生资助档案特征

第一渠道比较分散，资助档案内容比较繁杂，因此分散性比较强。新时期学生资助档案的过程极为复杂，尤其是需要多个部门提供相应的资料。例如学生在进行资助申请过程中要准备各种佐证资料，需要当地政府加盖公章；并且不同学生其贫困原因有所差异，且也需要不同部门提供佐证资料；另外高中在进行资料审核时也会形成相应的资料档案，其中涉及各个学院、学生工作办公室、校学生处、财务处以及资助管理中心等多个部门的参与，每个部门会根据自身的权限提供相对应的资料，所以新时期下学生的资助档案内容繁杂，信息来源分散。给学生资助档案规范管理带来极大的挑战。

第二信息化要求高。过去学生资助档案基本上是以纸质材料为主的，但是随着信息化技术的提升，各类信息系统的建设以及应用，高中已经初步具备学生资助档案信息化管理的挑战。2007年我国教育部为了加强学生资助档案的管理，投入大量的资源进行资助信息平台的建设，为资助档案规范化管理的信息化发展带来了新的发展方向。比如地方政府为了加强学生档案规范化管理，会以全国学生资助管理信息系统为基础，形成地方政府的学生资助管理平台，并且开发相应的APP；学生可以通过APP直接将资助材料进行上传，各高中可以通过系统后天进行数据信息的导出，便于高中进行资料进行审核，也便于对档案进行管理。随着时代的发展，新时期学生资助档案逐渐向信息化、无纸化进行过渡，然而整体信息化水平有待提升。

第三环节联系性强，学生资助档案当中涵盖了学生家庭基本情况、困难情况等等，是资助过程中重要的参考凭证。而且牵涉到多方的利益，直接关系到学校资助工作的公正、公平。因此学生资助档案的形成流程也是比较复杂，需要通过初审、终审等多个环节，整个过程也会形成相应的资料，这些资料也是资助档案当中的重要组成内容。同时各个环节的资料也是资助档案规范化管理的重要对象，只有将各个资料落到实处才能够确保资助工作的顺利落实。

2 学生资助档案管理主要内容

1）家庭基本情况资料。家庭基本情况资料主要是围绕学生的家庭基本情况所形成的资料，也是基础性材料。其中主要是由学生对本家庭的家庭成员以及社会关系进行基本填写。该资料也是学校进行资助审核的前提条件，通过家庭基本情况可以初步了解学生的家庭成员情况。同时其中还有学生的自述材料，主要是将家庭所面临的困难进行描写，通过书面的方式向学校提出资助申请。但是其中往往具有一定的主观因素影响，还需要政府部门所提供的材料作为参考。另外就是家庭基本情况调查表，该表主要是学校收集学生相关的信息，同时将各类基础信息进行整理，能够客观的为学校资助工作提供基础参考资料，而且各个学校的资助工作一般是由老师完成，由老师对家庭基本情况资料进行整理，形成规范化的资料，能够为资助档案规范化管理提供保障。

2）学生资助认定材料。学生资助认定材料通常涵盖学校审核认定材料以及资助管理中心所认定的材料等方面所构成，各个学校的资助工作小组对材料进行初审以及评定，当资助名单进行初步确定时就会将相关材料以及名单上报到学校资助工作中心进行二次审查，以此保障材料的真实性、客观性。另外就是学校在对资助材料进行审核时一般会采用量化评价的方式对经济困难的学生进行评定，通过最终评分进行排名，以此来确定相应的评定等级，也是为了保障资助过程的公正性。在完成基础工作后，就需要登录到学生资助信息化工作平台，将相关电子资料与纸质资料进行比较分析，确保资料的一致性，另外也要在信息平台中积极的更新信息，确保资助档案的时效性，便于后续对学生资助档案的查阅运用。

3）学生日常情况材料。学生日常情况材料一般是由学生受资助情况、日常学习、生活以及谈话记录等共同形成的综合性材料，主要目的是能够定期的对家庭经济困难学生的发展过程进行一定的记录，尤其是受资助后学生的生活情况是否有所变化，同时也能够对资助学生的新的资助情况进行掌握，对学生阶段内收到的资助情况进行可追溯的记录，便于资助档案管理的规范化。因此高中需要定期的对学生日常相关材料进行核实，从而有利于更新贫困生的数据库。

3 学生资助档案管理规范化所面临的挑战

即使当下高中的环境有利于对学生资助管理规范化工作，但是在具体执行过程中还面临一定的问题。

1）贫困认定存在困难。学生资助档案管理中贫困生认定材料是比较基础的材料，同时也是相关资助工作展开的前提与基础，比如国家奖学金、助学金等等的评选，还有就是生源地贷款、学校勤工助学等岗位的选择都需要贫困生提供一定的认定材料作为参考依据。然而在实际认定过程中，贫困认定材料基本上都是由学生自身所提供的，即使具有当地政府部门的盖章证明，但是对相关资料进行真实性核查也面临较大的困难。另外则是当下贫困生的认定形式比较单一，通常就是结合被资助学生所提供的材料进行审核，但是因为所资助学生的地区、距离等多种因素的影响，导致对材料真实性的审查很难到当地进行取证。三是当下对于贫困生的认定尚未形成成熟的标准，而且其中对于建档立卡、低保等学生则可以直接将其认定为特困的标准，然而其他一般困难学生的认定标准就没有具体化，在具体操作当中普遍存在公平性、客观性的问题挑战。

2）规范性有待强化。学生资助档案管理即使已经具有一定的管理办法，但是基本上只是涉及专业档案编号归档等管理办法，对于其中学生资助档案的管理规范化没有进行明确指导，所以目前学生资助档案管理比较混乱。比如对于学生资助档案中需要涵盖哪些材料、具体的规格要求等缺乏统一性的规范；或者是某些高中的二级院校负责资助工作的就是辅导员，欠缺专业的档案管理知识培训，对于学生资助档案管理规范化无法做出贡献。最后则是某些档案具有明确的分类项目、保管内容以及期限等，但是学生资助档案作为特殊档案类型，所牵涉到的档案种类十分多，不同类型材料的保存期限以及范围都存在差异，有待进一步进行完善。

3）动态信息管理欠缺。高中学生资助档案信息化管理模式还有待完善，在许多环节仍然需要依靠纸质材料作为载体，整体上信息化建设程度并不高。过去学生资助档案通常就是以纸质为主，在某些环节上还具有一定的优势。但是因为高中内部各学院流动性较强，而且毕业生与新生的交替，直接造成学生资质档案移交的困难。而且资质材料较多，档案保存年限不明确，会极大的占据档案室的资源。而且纸质版材料很难进行动态管理，无法第信息进行及时的补充。

4）功能性并不强。当下学生资助档案基本上只是根据不同材料的类型进行简单的分类，但是在具体应用中并没有发挥出学生资助档案管理的作用，尤其是对学生资助档案的运用不够，无法真正达到资助育人的目的。对于贫困学生的资助，不仅仅只是物质上的帮助，更关键的是帮助通过学生资助的方式来对这部分学生进行教育。然而在学生资助档案管理过程中完全没有意识到发挥出学生资助档案的作用。

4 新时期学生档案管理规范化策略

1）优化认定方式，明确认定标准。学校贫困生是资助工作的重要对象，但是在确定贫困生方面需要认定标准，也是资助档案规范化管理的重要基础工作。学校需要紧紧围绕解决困难学生家庭经济困难为核心这一目标，将认定标准、认定形式进行创新与优化，使得学校贫困生的认定更具有科学性、公正公平性。因此根据新时代的发展，学校资助档案规范化管理先要做好贫困生认定工作，具体如下。首先充分的借助数据分析法，将定量与定性的方式进行充分结合，从而形成贫困生认定指标体系，将量化测评表进行不断地改进，使得贫困生的认定考核结果数据化，可以直接将家庭经济困难学生的实际情况进行直接体现。其次则是要将认定模式进行优化，在传统的摸底调查基础上，借助于信息化技术，通过大数据的方式，对贫困生申请的消费数据、个人征信数据进行调阅，并且以此作为参考，形成新的学生资助档案资料，提升贫困生认定结果的真实性、可信度和对比性。

2）强化档案管理培训，提升专业水平。首先就是学校要设置专门的资助管理部门，全权负责学校的学生资助管理工作，同时由专业的档案管理人员对学生资助档案进行管理，提升资助档案规范化管理的成效。学校可以在资助管理部门中设置专职的档案管理人员，由档案管理人员对学生资助档案进行整理，形成规范化的制度。其次就是资助档案管理人员要进行培训强化，提升档案管理专业能力，并且结合学生资助工作的特殊性，对复杂的资助档案进行高效、规范化的管理。因此学校档案管理人员要积极地参加各种档案管理培训，同时当地的教育部门也应该积极组织资助档案管理培训，提升档案管理人员的业务能力。另外，可以强化与其他学校档案管理人员的沟通交流，共同探讨提升新时代学生资助档案规范化管理水平。

3）制定档案规定制度，细化档案管理规则。新时代学生资助档案规范化管理离不开档案规定制度的制度，将档案管理规则要进行明确细化。首先结合学校资助工作的实际情况将档案进行明确的分类，将资助档案的分类标准明确后就能够对各类资助档案进行标准分类，然后再不根据不同的档案类型将其进行规范化管理。其次则是对不同资助档案的保存期限要进行明确，根据期限不同对档案进行定期的管理，将短期、中期与长期保存的当纳进行详细划分，对于学生资助档案中比较重要的部分要进行重点保存，便于资助管理工作的审查和考核。最后，建立健全资助管理工作监督机制，定期对资助工作开展公平、公正的检查，保障学生资助工作的规范性。