浅谈如何做好国企人事档案管理工作

时间：2024-04-25

李增敏

（山东高速临沂发展有限公司，山东临沂 276000）

现阶段，人事档案作为企业人事部对个人管理的基础与凭证，对于识别干部、选拔人才、干部队伍建设意义重大。然而许多人事管理工作依然停留于纸质档案的管理，从某种程度上降低了档案管理的效率，也造成了资源浪费。因此为适应企业的发展和数字化时代的要求，建立完善的人事档案信息化管理体系是必由之路。

1 人事档案管理的目的及利用方式

人事档案管理的目的是高效有序的利用档案资料，在利用的过程中遵循相应的程序和手续，确保人事档案的相关内容更好地服务于人才本身和企事业单位发展。通过人事档案管理制度的建立，能够为档案管理活动提供具体的规章制度，确保人事档案管理工作人员按照规章制度进行管理。对人事档案利用的方式有多种途径，首先，可以设立人事档案阅览室，便于对人事资料的查阅，通过资料查阅关注人才在各个阶段的发展情况，为企事业单位分配人力资源提供基础信息。其次，人事档案资料进行外借使用。例如，各机关领导需要查阅人事档案时，需要借阅人事档案。在借阅人事档案的过程中，还需要出具相应的证明材料。在利用人事档案的过程中还需要遵循相应的手续，这样才能够维护人事档案完整性和安全性。

2 存在的问题

1）对人事档案管理重视程度不足。首先，是个人对人事档案重视程度不足，在填写相关材料时具有随意性，填写的信息有误或者故意填写虚假信息，导致档案信息失真，给后续一系列工作造成了影响；其次，是材料形成机构缺乏对材料重视力度，造成档案材料缺失或遗失。现阶段，劳动人口流动性较强，参与的社会活动类型多样化，这导致人事档案的材料收集难度增加，并且相关材料形成部门缺乏材料意识，在填写材料时不规范或者审核不严格，给人事档案管理造成了一定的困难；再次，是负责档案管理的工作人员管理意识薄弱，认为只要确保人事档案不损坏、不丢失、不泄密即可，在实际工作过程中敷衍了事，对于如何科学管理人事档案以及充分发挥人事档案作用缺乏关注与了解；最后，是领导者对人事档案管理缺乏重视，没有充分认识到人事档案在人员选拔、任用以及岗位调整等方面的作用，对人事档案管理工作缺乏关注，对于实际工作状况缺乏了解，导致人事档案管理工作没有发挥出相应的作用。

2）人事档案审核不严格。要充分确保人事档案的真实性，就必须要在材料归档时严格执行审核程序，剔除其中虚假的材料，尤其是年龄、工龄、入党时间、学历、工作经历、职称以及任职情况等重要信息，对于原始材料依据必须要加强审核。然而现实情况是人事档案管理工作人员在工作过程中敷衍了事，审核档案材料时违反审核程序或者简化审核程序，对于疑似虚假的材料没有进行严格审核，导致人事档案的真实性难以得到有效保障，对于后续人员选拔、岗位、待遇调整等工作造成了严重影响。

3）信息化水平程度较低。当前时代背景下，互联网信息技术飞速发展，各个行业在互联网和信息技术结合的过程中极大提高了生产力，转变了传统的生产模式。对于人事档案管理工作而言，通过信息化建设能够建立有效的资源共享平台，提高人事档案的利用效率，进而深入挖掘人事档案的价值。但从实际情况来看大多数企事业单位对于人事档案管理工作依然仅靠人工管理，未能实现信息化建设。由于人事档案内容繁琐、数据信息庞杂，人工管理工作效率低，不利于实现企业和用人单位的长远发展。

3 优化国企人事档案管理工作的策略

1）加强网络信息安全保护。企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现，信息化管理时需要使用计算机技术进行，数据信息通过网络进行传播保证安全性是重要问题。企业要构建科学完善的网络安全防御机制，以此来保障企业人事信息的保密性，防止人事档案数据信息的丢失、人为泄漏。可以安装防火墙和杀毒软件，并定期进行检查，从源头上扼杀网络风险。

2）多个环节把控进档，确保审核工作成效。干部人事档案专项审核工作有专门的工作流程，需要从多个环节入手把控档案信息的准确真实，特别是要把控好审核时期进档资料的准确度，还原干部信息的真实情况。国企在响应上级要求、开展专审工作之初，需要先让干部按照要求填写干部履历表，履历表的内容十分丰富，要求干部按照自己的真实情况详细填写，干部履历表将成为对比干部档案信息准确性的重要依据。另外，国企应对干部人事档案专项审核问题提交情况说明或者是相关证明材料，这些材料都必须进行严格审核，以确保这些进档资料文件的真实有效性。因此，为了确保干部人事档案专审工作的成效，对每份档案所开展的审核工作都至少要有2名以上的审核员，并且按照专审要求来进行登记，登记时说明档案中是否存疑，并对不同问题的档案进行归类。如果干部人事档案中存在问题，需要给干部提供说明解释的机会，再开展调查工作，不能随意将错误归结到干部个人身上。

3）加大企业人事档案管理信息化建设力度。企业要加大人事档案管理信息化建设力度，一方面积极引入人事档案管理信息系统，利用互联网和大数据技术，将信息的采集、导入、分类、整合等融为一体，搭建全面、动态、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化；另一方面要派专业技术人员定期维护、优化人事档案管理信息系统，避免计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保人事档案管理信息系统正常稳定运行。

4）增强企业人事档案管理工作意识。首先，企业多由管理层进行工作规划和指导，管理层人事档案管理工作意识的提升是做好人事档案管理工作的前提。企业要从提升管理层人事档案管理意识入手，加大人、财、物在人事档案管理工作中的投入，其他部门积极配合支持人事档案管理工作，提高人事档案部门的管理效率。其次，企业要提升人事档案管理人员的工作意识，调动其积极性，提高其责任意识，最大限度发挥其潜能，让其更加认真负责地做好各项人事档案工作，主动及时地向领导汇报工作计划、进展情况、遇到的问题、利用效果等，以促进人事档案管理工作更加高效有序地开展。再次，企业要提高普通员工对人事档案重要性的认识，加大人事档案宣传工作。定期或不定期开展档案知识讲座，在宣传栏张贴人事档案归档材料的要求，利用国际档案日制作短视频或举行人事档案知识竞赛等，在单位内部宣传人事档案的重要性，提升全员的归档意识。