新形势下档案管理工作创新研究

汪 浩

（河北省应急管理宣传教育中心，河北 石家庄 050000）

随着科学技术的不断发展，档案工作越来越受到人们的重视，许多单位的档案管理结合工作实际，不断加以改进，积极采用新技术、新手段、新方法，使档案信息的管理充满生机和活力，进一步实现档案管理工作的可持续发展。

1 档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

2 影响事业单位档案管理效能因素

2.1 档案管理制度不完善

加强档案管理首先要从管理制度入手。有些单位在开展档案管理工作时，由于没有相关的规章制度，并没有形成统一的认识和标准，对一些重要信息没有纳入档案管理，导致档案管理在实际工作中没有发挥应有作用，严重影响行业发展。

2.2 管理条件因素

随着信息网络技术的发展，及其在事业单位档案管理中的应用，新时代，事业单位档案管理必备的设备、器械、软硬件是档案管理的必要保障。但目前事业单位缺乏档案价值功能的正确认知，导致档案管理缺乏必备的软硬件支撑，档案管理场所未按照“八防”的标准和要求建立；档案管理软件滞后，难以满足新时期事业单位档案管理需要；档案管理智能化、专业化水平不足；档案管理缺乏。

2.3 档案管理工作人员意识淡薄

档案管理工作是一项专业性很强的工作，需要较强的专业水平，个别单位档案管理人员只尽到了保管员的责任，缺乏档案管理知识，对日常的档案收集、整理不重视，更谈不上对档案管理工作的创新。

3 新形势下事业单位档案信息化管理创新

3.1 加大档案信息化建设软硬件投入

相关单位必须高度重视信息化建设，同时结合国家规定和要求选择软硬件设备，切实加强档案管理数据库和通信方式的科学化建设。现如今，我国档案信息化建设的水平存在十分明显的差异，能够推动档案信息化的单位数量十分有限，而且并未形成规模化发展趋势。该种情况与相关单位工作人员的重视程度有着十分密切的联系。对此，相关部门需积极建立人才档案及其他档案的信息化建设机制，从而加强人员的管理意识，切实做好执行工作，合作和协调各项工作的有序开展，不断提升信息化水平，为单位信息连接与共享创造有利条件。

另外，档案信息化建设的主要目标是简化档案工作，提高档案信息的利用率，充分展现档案信息的价值和作用。传统档案管理工作中，工作人员的压力较大，任务量繁重。对此，可积极采用先进的技术和设备，使用扫描仪和智能识别技术，实现文字、图片及音频资料向数据信息的转换，合理利用统计分析软件，处理档案数据。数据存储和更新的过程中，合理应用云计算技术能够有效降低管理成本，且利用云计算技术建立的档案平台可在短时间内存储、查找并传输数据，也可维持数据信息的安全性与完整性，信息化的优势十分明显，故而有关单位务必高度重视设备投入，以顺应现代社会的发展要求。

3.2 提升档案信息的使用效率

只有做好档案资源信息管理的基础工作，才能够确保工作效率，那么档案的使用效率必然得到提升。在佳木斯市物业管理部门，每年都会收到诸多的档案信息，那么面对如此复杂且数量居多的档案，若工作人员仍旧采用传统的方式进行整理和储存，那么必然会出现各种各样的问题。只有通过科学的管理手段，规范管理技术，提升档案信息管理的使用效率，那么工作人员就会避免很多杂乱的工作，使其变得轻松有简单，并且能够提升服务质量，避免不必要的失误。可以对人才进行相应的储备，只有建设一支高水平、高素质的人才队伍，才能够确保工作效率。要避免人才的流失，可以通过激励机制，制定有效的管理方式，搭建一个良好的沟通机制，增强管理人员的创新意识，促进档案信息的高效性。可以强化共享观念，建设一个有效的共享库，很多工作都是交叉作业的，只有提升档案信息的共享性，强化人们的共享理念，才能够建设一个真正的档案共享库。可以通过大数据、储存技术等建立一个资源公共库，档案管理人员通过网络技术可以对信息进行检索，能够快速找到有效的信息，避免了重复性的工作。但是，值得注意的是，在这个过程中必须对档案信息的安全性进行防范。

3.3 制定完善的管理规范，建立健全的标准体系

现如今，科技发展水平不断提高，社会也加快了前进脚步，事业单位管理呈现精细化管理特征。档案管理也应高度顺应时代发展特征，积极创设与现代社会相适应的档案管理制度，以获得社会和工作人员的广泛认可，加强档案管理的规范性和科学性，为档案信息资源管理多个环节的无缝衔接及全方位发展创造有利条件。制定细致完善的管理规范，一方面约束工作人员的行为，另一方面也可引导其他工作人员细心谨慎地对待档案管理工作。

3.4 创新档案管理服务理念

档案管理服务理念创新，是对传统理念的一种变革。首先，是传统理念的改变。在以往的档案管理工作中，一般都重视档案的管理，档案的服务功能未能体现，在改革创新的过程中，应该加强档案的服务内容，使档案更好地服务行业发展和经济发展。其次，档案管理人员要增强服务意识。加强对档案资料的深入研究，使档案资源成为一个服务平台，在行业发展过程中，提供强有力的资料支撑。再次，加强档案信息的资源整合。将单位内部各类档案由一个部门管理逐步达成各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成集体化的信息联合体。

4 结语

作为事业单位重要的档案载体形式，文书档案是档案管理体系中的重要组成内容，是档案数字化管理工作实现的重要基础。文书档案作为具有价值的、长期创造和积累的智慧记录和财富，其整理方法直接决定着档案价值的发挥和利用，因此在实际整理工作中，对档案整理和保管工作不断创新，对我国档案管理工作体系的建立和完善有着重要的现实意义。